Cet article s’adresse aux approbateurs, en premier lieu aux managers, et aux administrateurs qui règlent le circuit : il explique où trouver les notes de frais et les per diem à valider, comment les accepter, les refuser ou les déléguer, quand une note est approuvée automatiquement et comment se règle le circuit d’approbation.
Avant de commencer #
- Pour voir les notes à approuver, votre rôle doit porter les droits « Voir les NDF en attente de validation (équipe) » et « Approbations — Notes de frais » au palier Accès.
- Pour décider (accepter, refuser, déléguer), le droit « Voir les NDF en attente de validation (équipe) » doit être au palier Exécuter. Par défaut, seuls les rôles Manager et Administrateur le portent à ce palier.
- Vous ne recevez que les notes pour lesquelles le circuit vous désigne. Personne ne peut décider de sa propre note.
Trouver les notes à approuver #
Ouvrez Flux de travail › Notes de frais : la page Workflows s’ouvre sur l’onglet Approbations — Notes de frais. Elle présente :
- trois compteurs : À décider par moi, Approuvé et Refusé ;
- à gauche, la liste Approbations, en deux parties : À décider par moi et Traitées. Chaque ligne indique le collaborateur et la date ; le détail précise s’il s’agit d’une dépense, d’un trajet kilométrique ou d’un per diem ;
- à droite, le détail de la demande sélectionnée.
Le lien d’une notification ou d’un e-mail ouvre directement la note concernée.
Examiner une note #
Le détail d’une note réunit :
- le Workflow d’approbation : les étapes du circuit et celle où se trouve la note, avec l’Étape courante, l’Approbateur et le Délai restant ;
- le Détail de la dépense : nom, catégorie, montant dans la devise saisie, Montant converti, Règle appliquée et lien Voir le justificatif ;
- l’Historique des décisions déjà prises.
Décider #
Accepter #
Cliquez sur Accepter. Si vous êtes le dernier approbateur, la note passe « Approuvée », le collaborateur est prévenu et la note devient payable. Sinon, le message « Étape approuvée — la note attend l’approbateur suivant » s’affiche : la note reste « En attente » chez l’approbateur suivant et passe dans vos Traitées.
Refuser #
- Cliquez sur Refuser.
- Saisissez le Motif du refus : il est obligatoire et sera communiqué au collaborateur.
- Cliquez sur Confirmer le refus.
Le refus est définitif pour ce circuit : les étapes suivantes sont annulées. Le collaborateur peut corriger sa note et la soumettre à nouveau, ce qui ouvre un nouveau circuit.
Déléguer #
- Cliquez sur Déléguer.
- Sous Déléguer à, choisissez la personne.
- Cliquez sur Confirmer.
Illizeo refuse, avec un message, un délégué qui ne pourrait pas décider de cette note faute de droits.
Les approbations automatiques #
Certaines notes sont approuvées à leur soumission, sans passer par le circuit. L’historique les marque « Auto-approuvée ».
| Cas | Condition |
|---|---|
| Règle de dépense | La règle qui s’applique a l’option Approbation automatique à Oui et le montant reste sous son plafond. |
| Seuil de l’entreprise | Le réglage Approbation automatique sous un seuil est activé et le montant ne dépasse pas le seuil de sa devise (frais kilométriques exclus). |
| Trajet kilométrique | La distance du trajet est de 200 km au plus. |
Une note dont le taux de change n’a pas pu être déterminé n’est jamais approuvée automatiquement.
Régler le circuit d’approbation #
Le circuit se règle dans Paramètres › Gérer les employés › Workflows, catégorie Notes de frais. Il démarre sur le déclencheur « Note de frais ou per diem soumis (à valider) » et vaut pour les notes de frais comme pour les per diem.
- Votre espace contient le workflow Circuit des notes de frais. Il reprend les circuits d’approbation réglés avant Workflows, population par population ; sans circuit réglé, il adresse la note au supérieur hiérarchique du collaborateur, puis remonte la hiérarchie jusqu’à un administrateur si personne ne peut décider.
- Pour faire valider les notes importantes par un second niveau, ajoutez la condition « Montant de la note supérieur à » : le seuil se saisit dans la devise de la note, avec une ligne par devise si besoin.
- Sans workflow actif pour ce déclencheur, la note va au supérieur hiérarchique du collaborateur. Ce circuit de repli est visible dans Workflows, où vous pouvez le lire et le modifier.
- Pour un collaborateur qui a plusieurs contrats, l’approbation suit le contrat de la note.
À savoir #
- Une note déjà payée, ou incluse dans un fichier de paiement ou dans la paie, ne peut plus être approuvée ni refusée.
- Les relances de l’approbateur se règlent sur le modèle d’e-mail « Note de frais à approuver », dans Paramètres › Gérer Illizeo › Email.
- Seuls les approbateurs désignés par l’étape en cours peuvent décider : un administrateur hors circuit ne peut pas trancher à leur place.
- La liste À décider par moi ne compte que vos propres décisions à prendre, pas toutes les notes en attente de l’entreprise.
Questions fréquentes #
Le message « Vous n’avez aucune note de frais à approuver. » s’affiche #
Votre rôle ne porte pas les droits nécessaires pour voir la file des notes de frais. Adressez-vous à votre administrateur.
Je vois la note mais les boutons de décision n’apparaissent pas #
Votre rôle ne porte pas le droit « Voir les NDF en attente de validation (équipe) » au palier Exécuter, ou vous n’êtes pas l’approbateur de l’étape en cours.
Une note de 150 km a été approuvée sans moi #
C’est attendu : un trajet de 200 km au plus est approuvé automatiquement.
