Cet article décrit la vie d’un rôle : le créer, le dupliquer, le renommer, le mettre en pause, le supprimer et suivre ses modifications. Il s’adresse aux administrateurs qui gèrent les droits de l’espace. Pour le fonctionnement général des rôles, voir Comprendre les rôles et les permissions.
Avant de commencer #
- Les rôles se gèrent dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés.
- Chaque geste a son droit, au palier Exécuter, dans la rubrique Rôles et permissions de la matrice : « Créer un nouveau rôle » (qui sert aussi à renommer), « Dupliquer un rôle », « Activer / Désactiver un rôle » et « Supprimer un rôle (non-preset) ». L’onglet Historique demande « Voir le journal des modifications » et son export « Exporter la matrice en CSV ».
- Par défaut, seul le rôle Administrateur détient ces droits.
Les cartes de rôles #
Sous le bandeau d’avertissement, chaque rôle a sa carte : sa couleur, son nom, sa description et le nombre de ses membres individuels (un tiret quand il n’en a pas). Le badge ILLIZEO signale un rôle fourni par Illizeo ; le badge INACTIF et le nom barré, un rôle désactivé.
Cliquez sur une carte pour sélectionner le rôle. Sa fiche s’ouvre en dessous, avec quatre onglets : Population cible, Population autorisée (suivi du nombre total de membres), Rappels et Historique. La carte sélectionnée affiche aussi ses boutons d’action : Dupliquer, Renommer, Activer ou Désactiver, et Supprimer. Renommer et Supprimer n’existent que sur vos propres rôles.
Quand un rôle temporaire arrive à échéance dans les sept jours, un encadré jaune l’annonce au-dessus des cartes, avec le nombre de jours restants et de membres concernés.
Créer un rôle #
- Cliquez sur la carte Nouveau rôle, à la suite des autres cartes.
- La fenêtre Créer un nouveau rôle propose un bloc par langue de l’espace, la vôtre en premier. Saisissez le Nom, obligatoire dans votre langue, et une Description facultative. Un nom laissé vide dans une autre langue reprend celui saisi dans votre langue.
- Cliquez sur Créer.
Le nouveau rôle naît vide : aucune permission, aucune population cible et aucun membre. Il ne donne donc rien tant que vous n’avez pas réglé ses permissions dans la matrice (voir Régler les permissions dans la matrice), sa population cible et ses membres. Pour partir d’un rôle proche, dupliquez-le plutôt.
Deux rôles ne peuvent pas porter le même nom dans une même langue : Illizeo refuse la création avec le message « Un rôle portant ce nom existe déjà. »
Dupliquer un rôle #
- Sélectionnez la carte du rôle à copier, y compris un rôle fourni par Illizeo.
- Cliquez sur Dupliquer.
La copie s’appelle du nom d’origine suivi de « Dupliqué » (« Duplicate » en anglais), avec un numéro si ce nom existe déjà. Elle reprend :
- les permissions de la matrice ;
- la population cible, ses exclusions et le réglage « Exclure l’employé lui-même » ;
- les cartes Absences des collègues, Calendrier et Listes autorisées ;
- les rappels, recopiés désactivés.
Elle ne reprend pas les membres : ni les membres individuels, ni les membres automatiques ou dynamiques. Elle n’est pas non plus un rôle d’administration et n’impose pas la double authentification, même si le rôle d’origine le faisait. Renommez la copie, puis attribuez-la.
Renommer un rôle #
- Sélectionnez la carte du rôle, puis cliquez sur Renommer.
- La fenêtre Modifier le nom et la description propose chaque langue du rôle. Modifiez le nom ou la description de chacune.
- Cliquez sur Enregistrer.
Un nom vidé garde l’ancien nom de sa langue ; une description peut, elle, être vidée. Les rôles fournis par Illizeo ne se renomment pas.
Désactiver ou réactiver un rôle #
Un rôle désactivé ne donne plus rien à ses membres. Il reste sur sa carte, grisé, mais disparaît des colonnes de la matrice. Pour le désactiver, sélectionnez sa carte et cliquez sur Désactiver ; pour le réactiver, sur Activer, qui n’est jamais bloqué.
Illizeo refuse la désactivation dans quatre cas :
- le rôle a encore des membres individuels : le bouton est grisé et son info-bulle indique combien de membres retirer d’abord ;
- le rôle désigne des approbateurs dans un workflow actif ;
- il s’agit du rôle Tous les employés ;
- le rôle est le dernier à permettre d’administrer les droits de l’espace.
Supprimer un rôle #
- Sélectionnez la carte du rôle, puis cliquez sur Supprimer.
- Confirmez dans la fenêtre Supprimer le rôle ? en cliquant sur Supprimer.
La suppression est définitive. Elle n’est possible que pour vos propres rôles, et Illizeo la refuse tant que le rôle a des membres individuels (« Le rôle ne peut pas être supprimé car des salariés y sont encore attribués. »), tant qu’il désigne des approbateurs dans un workflow actif, ou s’il est le dernier à permettre d’administrer les droits. Retirez donc d’abord ses membres depuis l’onglet Population autorisée. Le rôle supprimé est aussi retiré des annonces et des groupes qui le citaient.
Suivre les modifications #
L’onglet Historique tient le journal du rôle : création, duplication, renommage, activation et désactivation, permissions modifiées, membres ajoutés et retirés, périmètre, exclusions, population autorisée et temporalité modifiés, rappels ajoutés, modifiés ou supprimés. Chaque ligne indique la date et l’heure, à votre fuseau horaire, l’auteur et le détail du changement.
Le bouton Exporter la matrice du même onglet télécharge la matrice au format CSV : une ligne par permission, une colonne par rôle affiché dans la matrice, avec le niveau de chacun.
L’onglet Rappels #
L’onglet Rappels programme des rappels envoyés aux détenteurs du rôle à propos des salariés qu’ils suivent : anniversaires, fin de période d’essai, fin de contrat, fin de permis de travail… Son paramétrage est décrit dans Alertes & notifications.
À savoir #
- Chaque changement s’applique tout de suite, sans bouton d’enregistrement général.
- Le nombre affiché sur une carte ne compte que les membres individuels. Le total, membres automatiques et dynamiques compris, figure sur l’onglet Population autorisée.
- Les rôles fournis par Illizeo se dupliquent, se désactivent et se règlent, mais ne se renomment ni ne se suppriment.
Questions fréquentes #
Le bouton Désactiver est grisé. #
Le rôle a encore des membres individuels. Retirez-les dans l’onglet Population autorisée (voir Attribuer un rôle aux employés), puis désactivez le rôle.
Je viens de créer un rôle et ses membres ne voient rien de plus. #
Un rôle neuf n’a aucune permission ni population cible. Accordez-lui des permissions dans la matrice et définissez sa population cible (voir Définir la population cible d’un rôle).
