Une activité garde la trace de ce qui se passe avec un client ou un prospect : une note, une tâche à faire, un appel, un rendez-vous ou un e-mail échangé. Elle est toujours rattachée à un compte, et au choix à des contacts et à une opportunité. Cet article explique comment créer une activité, suivre votre travail dans « Mes activités », terminer, relancer ou supprimer une activité, et à quoi servent les activités privées. Il s’adresse aux commerciaux, à leurs responsables et aux administrateurs du CRM.
Avant de commencer #
- Le module CRM doit être activé pour votre espace et ouvert pour vous (voir Activer et administrer le module CRM).
- Droits de la matrice des rôles, menu CRM : « Activités CRM : consulter » pour voir Mes activités, l’onglet Activités des fiches et la fiche d’une activité ; « Activités CRM : créer » pour Nouvelle activité et Tâche de suivi ; « Activités CRM : modifier » pour modifier les activités des autres ; « Activités CRM : supprimer » pour supprimer. Le palier Accès suffit.
- Une activité entre dans votre portée quand son auteur, la personne assignée ou l’un de ses participants internes y est. Avec la portée Les miens, vous voyez les activités que vous avez écrites, qui vous sont assignées ou auxquelles vous participez. Les portées se règlent par rôle dans la carte Portées CRM (voir Les réglages du CRM).
Les types d’activité #
Le type se choisit dans une liste. Cinq de ses types standard décident de ce que la saisie demande :
| Type | Ce que la saisie demande | Statut à la création |
|---|---|---|
| Note | Un contenu ; le titre est facultatif. | Faite |
| Tâche | Un titre, une échéance, une priorité, une personne assignée et un rappel. | À faire |
| Appel, Rendez-vous | Un titre, une date et une heure, une durée, un lieu ou un lien de visio, une issue, des participants internes et un compte rendu. | À faire, ou Faite si la date est déjà passée |
| Un objet, une date d’envoi et le corps de l’e-mail : c’est un e-mail déjà échangé, que vous journalisez. | Faite |
La liste compte aussi le type standard Décision : il se comporte comme une note, avec en plus la Date de la décision.
Votre administrateur peut ajouter d’autres types, comme « Visite » ou « Démonstration ». Chacun reprend le comportement de l’un des cinq types standard, rappelé sous la liste quand vous le choisissez. Les types se règlent dans Paramètres › CRM › Réglages du CRM (voir Les réglages du CRM).
Mes activités #
Ouvrez CRM › Mes activités. La page réunit ce que vous avez à faire : les tâches qui vous sont assignées, et les appels et rendez-vous dont vous êtes l’auteur ou un participant interne. Les notes et les e-mails n’y figurent pas.
La vue Liste, ouverte par défaut, range ces activités en trois groupes, chacun avec son nombre :
- En retard : les activités à faire dont le jour est passé. Le titre du groupe passe en rouge dès qu’il en contient une.
- Aujourd’hui : les activités du jour, y compris celles déjà faites.
- À venir : les activités à faire des jours suivants, cinquante au plus.
Pendant l’absence approuvée d’un collègue qui vous a désigné comme remplaçant, un groupe Remplacement de … — aujourd’hui s’ajoute : ses tâches du jour, sauf les privées, que vous lisez sans pouvoir les modifier. Vous recevez aussi leurs rappels.
Chaque ligne montre le type, le moment (l’échéance d’une tâche, la date et l’heure d’un appel ou d’un rendez-vous), la personne assignée, le compte et les contacts, ainsi que les repères En retard, Priorité haute, Privée et Faite. Cliquez sur le titre pour ouvrir l’activité ; le bouton Terminer la marque faite sans l’ouvrir.
La vue Agenda montre une semaine, du lundi au dimanche, activités faites comprises, et met en évidence le jour courant. Passez d’une semaine à l’autre avec Semaine précédente et Semaine suivante ; Cette semaine vous ramène au présent. La vue et la semaine choisies s’inscrivent dans l’adresse de la page.
Créer une activité #
Vous pouvez créer une activité depuis Mes activités, ou depuis l’onglet Activités d’un compte, d’un contact ou d’une opportunité. Depuis une fiche, ce que vous connaissez déjà est repris : le compte ; sur un contact, ce contact et son compte principal ; sur une opportunité, cette opportunité et son compte.
- Cliquez sur Nouvelle activité.
- Choisissez le Type. Une tâche est proposée par défaut.
- Si le compte n’est pas repris, cherchez-le dans Compte (deux caractères au moins). Il ne pourra plus changer ensuite.
- Rattachez au besoin une Opportunité du compte. La liste propose celles que vous pouvez lire, ouvertes ou closes ; elle n’apparaît que si le compte en a.
- Saisissez le Titre, ou l’Objet pour un e-mail. Il est facultatif pour une note.
- Complétez les champs propres au type (voir ci-dessous).
- Sous Contacts, cherchez les personnes concernées par leur nom, leur e-mail ou leur téléphone.
- Cochez Privée si l’activité ne doit pas être vue des autres (voir plus bas).
- Cliquez sur Créer l’activité.
Les champs propres à chaque type :
- Tâche : l’Échéance, obligatoire, et son Heure ; la Priorité (Basse, Normale, Haute) ; Assignée à, qui reste vous-même si vous laissez Moi ; le Rappel : Aucun rappel, La veille, ou À l’heure choisie, qui demande l’Heure du rappel.
- Appel et Rendez-vous : la Date et heure, obligatoire ; la Durée (minutes) ; le Lieu ; le Lien de visio, une adresse qui commence par http:// ou https:// ; l’Issue (Joint, Messagerie, À rappeler, Sans réponse, Mauvais numéro, Reporté, Annulé) ; les Participants internes, choisis parmi vos collègues ; le Compte rendu.
- Note : le Contenu, obligatoire.
- E-mail : la date Envoyé le, qui vaut maintenant si vous la laissez vide, et le Corps de l’e-mail.
La liste Assignée à propose vous-même, puis les collègues de votre portée de modification des activités qui ont un compte actif et peuvent lire les activités du CRM : avec la portée Les miens, vous seul. Le collègue choisi est averti dans ses notifications.
La fiche d’une activité #
Cliquez sur le titre d’une activité, dans une liste ou dans une chronologie, pour ouvrir sa fiche. Le bloc Détails reprend ses informations : l’échéance, la personne assignée, la priorité et le rappel d’une tâche ; la date, la durée, le lieu, le lien de visio, l’issue et les participants d’un appel ou d’un rendez-vous ; les contacts, l’Auteur et, pour une activité faite, Faite le avec le nom de la personne. Une tâche de suivi indique Suite de, avec un lien vers l’activité d’origine. Le second bloc montre le texte : contenu, description, compte rendu ou corps de l’e-mail.
Les boutons de la fiche :
- Terminer marque faite une activité à faire.
- Rouvrir remet à faire une activité faite.
- Tâche de suivi, sur un appel ou un rendez-vous, crée en un clic une tâche intitulée « Suivi : » suivi du titre d’origine, pour demain, assignée à vous, sur le même compte, avec les contacts d’origine que vous pouvez lire et la même opportunité, puis l’ouvre. Modifiez-la ensuite si besoin.
- Modifier ouvre la fenêtre de saisie. Le compte ne change pas, et le type ne peut être remplacé que par un type de même nature : une tâche reste une tâche.
- Supprimer retire l’activité et ses pièces jointes, après confirmation. Le journal du CRM garde la trace de la suppression.
Sur un appel ou un rendez-vous, le bloc Avec l’IA s’ajoute quand l’IA du CRM est ouverte dans votre espace.
Qui peut faire quoi #
- L’auteur d’une activité peut toujours la modifier, la terminer et la rouvrir.
- La personne assignée à une tâche peut la modifier et la terminer tant qu’elle n’est pas faite, même sans le droit de modifier. Une fois la tâche faite, seuls son auteur et les personnes qui ont le droit de modifier peuvent encore y toucher.
- Les autres ont besoin de « Activités CRM : modifier », avec une portée qui atteint l’auteur ou la personne assignée.
- Supprimer demande « Activités CRM : supprimer », avec une portée qui atteint l’auteur ou la personne assignée. L’auteur lui-même en a besoin.
- La tâche de suivi demande « Activités CRM : créer ».
Les pièces jointes #
Les notes, les appels et les rendez-vous ont un bloc Pièces jointes. Cliquez sur Déposer un fichier : 20 Mo au plus, au format PDF, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument (texte ou tableur), CSV, texte, PNG ou JPEG. Déposer et retirer une pièce demandent de pouvoir modifier l’activité ; la lire suffit pour la télécharger.
Les activités privées #
Une activité Privée n’est lue que par son auteur, ses participants internes et la personne assignée. Pour tous les autres, administrateurs compris, elle n’existe pas : elle n’apparaît ni dans les listes, ni dans les onglets Activités, ni dans les chronologies des comptes, contacts et opportunités. Ceux qui la voient la reconnaissent au repère Privée.
Une tâche de suivi créée depuis une activité privée est privée elle aussi.
Rappels, retards et avis #
- Rappel d’une tâche : « La veille » part la veille de l’échéance, à l’heure de l’échéance, ou à 9 h si elle n’en a pas ; « À l’heure choisie » part à l’heure du rappel. La personne assignée le reçoit une seule fois dans ses notifications, sous le titre « CRM : rappel de tâche ». Une tâche faite n’en reçoit jamais. Changer l’échéance ou l’heure du rappel le réarme.
- Tâche en retard : dès le lendemain de l’échéance, la personne assignée reçoit une fois « CRM : tâche en retard ».
- Tâche assignée : quand un collègue vous assigne une tâche, à la création ou en changeant la personne assignée, vous recevez « CRM : une tâche vous est assignée ».
- Récapitulatif du matin : du lundi au vendredi, un e-mail peut lister vos tâches du jour et celles en retard. Il est coupé par défaut. Un administrateur l’allume dans Paramètres › Gérer Illizeo › Email, modèle « CRM — récapitulatif du matin : vos tâches du jour et celles en retard (coupé par défaut) ». Rien ne part à qui n’a aucune tâche ce jour-là.
Ces avis donnent le titre de la tâche et, seulement si vous pouvez le lire, le nom du compte ; jamais son contenu. Chacun peut les couper dans Paramètres personnels › Notifications, ligne « CRM — activités : tâches assignées, rappels, retards ».
Les contacts qui refusent un canal #
Quand un contact a coché « Ne pas appeler », un appel à faire avec lui est refusé, à la création comme à la réouverture. La fenêtre l’indique : « Ce contact ne veut pas être appelé. ». Un appel déjà passé, que vous journalisez après coup, est toujours accepté. Les notes, tâches, rendez-vous et e-mails journalisés ne sont jamais refusés pour cette raison. Les préférences d’un contact se règlent sur sa fiche (voir Gérer les contacts et Protéger les données des contacts (RGPD)).
À savoir #
- L’opportunité d’une activité doit appartenir au compte de cette activité.
- Un contact que vous ne pouvez pas lire apparaît « Contact non visible ». Vous ne pouvez ni le voir ni le retirer, et il reste lié quand vous modifiez la liste des contacts.
- Une activité hors de votre portée, ou privée, s’affiche comme inexistante : « Cette activité n’existe pas, ou elle est hors de votre portée. »
- Le journal du CRM garde la création, la modification et la suppression d’une activité. Pour le texte, seul le fait qu’il a changé y est noté.
Questions fréquentes #
Une tâche que j’ai créée n’apparaît pas dans Mes activités. #
Mes activités ne montre que les tâches qui vous sont assignées. Une tâche que vous avez écrite pour un collègue figure dans ses activités à lui, et dans l’onglet Activités du compte.
Mon appel est passé directement en Faite. #
Un appel ou un rendez-vous dont la date et l’heure sont déjà passées à sa création est enregistré comme fait : il journalise un échange qui a eu lieu. Pour planifier un appel, choisissez une date à venir.
