Votre profil réunit les informations que votre entreprise tient à votre sujet : identité, coordonnées, adresse, coordonnées bancaires, emploi, et les onglets des modules (absences, présence, documents…). Cet article explique comment le consulter, mettre à jour vos informations et suivre une modification soumise aux RH. Une dernière partie s’adresse aux administrateurs qui choisissent ce qu’affiche l’en-tête des profils.
Avant de commencer #
- Ce que vous voyez et modifiez dépend des droits de votre rôle, section par section, dans la matrice des rôles (par exemple Voir la section — Informations Biographiques). Avec le rôle Tous les employés, vous consultez votre profil et modifiez neuf sections ; sept d’entre elles passent par une validation des RH (voir plus bas).
- Changer votre photo et votre couverture demande le droit Modifier l’en-tête du profil (photo, couverture) au palier Exécuter, que Tous les employés détient par défaut.
- Régler l’en-tête des profils demande le droit En-tête de profil : palier Accès pour ouvrir l’écran, Exécuter pour le modifier. Par défaut, seul l’administrateur le détient.
Ouvrir votre profil #
Trois chemins y mènent : Mon profil dans le menu de votre compte (votre photo, en haut à droite), l’action rapide Mon profil du tableau de bord, ou la recherche rapide. Le profil s’ouvre sur sa première section.
L’en-tête #
L’en-tête présente votre photo, votre nom, votre matricule et, selon le réglage de votre entreprise, votre poste, votre bureau, votre département, votre équipe, votre heure locale, votre e-mail, votre téléphone, votre manager et vos pairs. On y trouve aussi :
- une pastille de présence du jour : Présent aujourd’hui, En télétravail aujourd’hui, En déplacement aujourd’hui ou En congé aujourd’hui ;
- l’indicateur Profil complété, en pourcentage ;
- votre description : cliquez sur Ajouter une description (ou sur le crayon à côté du texte), écrivez quelques mots (1 000 caractères au plus), puis Enregistrer ;
- votre photo : cliquez dessus (Changer la photo de profil) pour en importer une autre ;
- Changer la couverture, pour l’image de fond de l’en-tête.
Si vous avez plusieurs contrats, l’en-tête permet de choisir le contrat affiché : le manager, l’équipe et le bureau de l’en-tête suivent ce choix, comme les compteurs du tableau de bord.
Les onglets et les sections #
Sous l’en-tête, une rangée d’onglets mène à l’onglet Profil et, selon vos droits et les modules de votre entreprise, à Absences, Présence, Notes de frais, Performance, Documents, Remarques, Historique… Chacun est décrit avec son module : par exemple Poser, modifier et annuler une absence ou Remplir et soumettre sa feuille de présence. L’onglet Documents rassemble vos documents RH ; Historique, ce qui est arrivé à votre dossier.
Dans l’onglet Profil, la colonne de gauche liste les sections : Informations Biographiques, Informations personnelles, Personne(s) à charge, Carte d’identité Nationale, Coordonnées, Comptes Sociaux, Adresse, Coordonnées bancaires, Personne à contacter en cas d’urgence, puis les sections d’emploi. Votre entreprise peut les renommer, en ajouter ou en masquer.
Modifier une section #
Selon la section, la modification prend l’une de ces trois formes :
- Section simple : cliquez sur le crayon à droite du titre, modifiez les champs, puis Enregistrer.
- Section datée (une horloge à droite du titre) : cliquez sur l’horloge. La fenêtre Historique des modifications liste les versions successives ; cliquez sur Nouvel enregistrement, indiquez la date Applicable à compter du, modifiez les champs, puis Enregistrer. L’ancienne version reste dans l’historique.
- Section à plusieurs entrées (cartes d’identité, comptes bancaires, contacts d’urgence, comptes sociaux…) : Ajouter crée une entrée ; chaque carte se modifie ou se supprime à part.
Un crayon, une horloge ou un bouton absent signifie que votre rôle ne permet pas ce geste sur cette section.
Les modifications validées par les RH #
Sur votre propre profil, les modifications de sept sections ne s’écrivent pas tout de suite : Informations Biographiques, Informations personnelles, Personne(s) à charge, Carte d’identité Nationale, Coordonnées, Adresse et Coordonnées bancaires. Comptes Sociaux et Personne à contacter en cas d’urgence s’enregistrent directement.
- Vous enregistrez votre modification comme d’habitude. Le message « Modification envoyée aux RH pour validation : elle sera appliquée une fois approuvée. » confirme l’envoi. Les pièces jointes suivent la demande.
- Un bandeau s’affiche au-dessus de la section : Modification envoyée aux RH, la date d’envoi et la mention « en attente de validation ». Voir le détail montre, champ par champ, la valeur actuelle et la valeur proposée.
- Tant que la demande attend, la section est verrouillée : une seconde modification est refusée. Retirer ma demande l’annule si vous voulez la refaire.
- Les RH décident dans Flux de travail › Employés (voir Flux & approbations). Acceptée, la modification est enregistrée telle que vous l’avez saisie ; refusée, la section garde ses valeurs. Dans les deux cas, le bandeau disparaît.
Le circuit s’appelle « Validation RH — modification de sa fiche par le salarié ». Illizeo le crée, actif, à la première demande : la décision revient à un Responsable RH, à défaut à un administrateur. Il se règle ou se désactive dans Paramètres › Gérer les employés › Workflows ; désactivé, les modifications s’écrivent directement. Pour les coordonnées bancaires, si votre entreprise a activé la validation des modifications de données de paie, c’est ce circuit-là qui s’applique.
Pour les administrateurs : l’en-tête de profil #
L’écran Paramètres › Gérer les employés › En-tête de profil choisit les informations affichées dans l’en-tête du profil de chaque collaborateur. Il compte trois blocs :
| Bloc | Informations |
|---|---|
| Identité | Photo de profil, ID, Nom d’affichage, Description |
| Organisation | Poste, Bureau, Département, Équipe |
| Contact & Relations | Heure locale, E-mail, Numéro de téléphone, Manager, Pairs, Profil complet |
- Ouvrez Paramètres › Gérer les employés › En-tête de profil.
- Activez ou désactivez chaque information avec son interrupteur, ou utilisez Tout afficher / Tout masquer sur un bloc.
Il n’y a pas de bouton d’enregistrement : chaque bascule est enregistrée aussitôt, et le compteur en haut de l’écran indique le nombre de champs visibles. Le réglage vaut pour tous les profils de l’entreprise.
À savoir #
- La validation des RH ne concerne que la modification de son propre profil par une personne qui n’est ni administrateur ni Responsable RH. Un manager ou un RH qui met à jour le profil d’un collaborateur enregistre directement.
- La couverture de l’en-tête de votre profil est mémorisée dans votre navigateur : sur un autre appareil, vous retrouvez l’image par défaut.
- Votre mot de passe et la double authentification ne se gèrent pas dans le profil : voir Sécurité & conformité.
Questions fréquentes #
Je ne peux pas modifier mon adresse : le formulaire refuse ma saisie. #
Une modification de cette section attend sans doute déjà la décision des RH : le bandeau au-dessus de la section l’indique. Attendez la décision ou cliquez sur Retirer ma demande, puis saisissez à nouveau.
Comment savoir si les RH ont accepté ma modification ? #
Le bandeau disparaît dès la décision. Si les nouvelles valeurs figurent dans la section, la modification a été acceptée ; sinon, elle a été refusée.
