La structure d’une BDESE fixe son contenu : les thèmes, rubriques et indicateurs que l’employeur met à la disposition du CSE. Elle suit soit le modèle supplétif du Code du travail, soit un accord d’entreprise qui le personnalise (art. L2312-21). Cet article explique l’onglet Structure : choisir le modèle ou l’accord, personnaliser l’arbre sous accord, désigner les contributeurs, ouvrir les exercices et purger un exercice dont la conservation a pris fin. Il s’adresse aux RH et aux administrateurs ; les élus et les contributeurs y voient la structure en lecture.
Avant de commencer #
- Le module BDESE est installé et au moins une base est déclarée dans l’onglet Bases BDESE. Sans base, l’onglet affiche « Aucune BDESE ne vous est ouverte : déclarez d’abord une base. »
- Pour lire la structure, il suffit de l’un des droits de lecture de la BDESE.
- Pour choisir le modèle, personnaliser l’arbre, ouvrir ou purger un exercice et désigner des contributeurs, il faut le droit Structure de la BDESE au palier Exécuter. La carte Contributeurs s’affiche dès le palier Accès de ce droit.
- Portée : tu ne vois que les bases des entités que ton rôle couvre.
- Un pack de loi BDESE doit être publié par Illizeo. Sans pack, la carte indique « Aucun pack de loi BDESE n’est encore publié : la structure ne peut pas encore être choisie. »
Choisir la base #
Ouvre BDESE › Structure. Si plusieurs bases te sont ouvertes, une liste déroulante en haut de l’onglet permet de choisir celle que tu configures. Sinon, l’onglet ouvre directement ta seule base.
Choisir le modèle supplétif #
La carte Modèle et accord indique en sous-titre la version du pack de loi utilisée par la base, par exemple « Pack de loi 0.1.0 ».
- Dans le groupe Modèle supplétif, choisis Entreprises de moins de 300 salariés (art. R2312-8) ou Entreprises d’au moins 300 salariés (art. R2312-9).
- La pastille Suggéré par l’effectif marque le modèle qui correspond à l’effectif de la base. Elle n’engage à rien : tu restes responsable du choix.
- Clique sur Enregistrer. Le message « Structure enregistrée. » confirme.
Tant que rien n’est enregistré, le modèle pré-coché est la suggestion. Le premier enregistrement fixe la version du pack de loi suivie par la base.
Définir le contenu par un accord d’entreprise #
Si un accord d’entreprise organise ta BDESE (art. L2312-21), déclare-le ici. C’est la condition pour personnaliser l’arbre.
- Choisis d’abord le modèle supplétif qui sert de point de départ.
- Coche Contenu défini par un accord d’entreprise (art. L2312-21).
- Renseigne l’Intitulé de l’accord (obligatoire) et la Date de l’accord.
- Si l’accord fixe une durée de conservation, saisis-la dans Durée de conservation fixée par l’accord (années) : un nombre entier de 1 à 50. Ce champ est facultatif ; sans valeur, la durée est de 15 ans, la durée légale.
- Clique sur Enregistrer.
- Clique ensuite sur Joindre l’accord et choisis le fichier (PDF, DOC, DOCX ou ODT, 20 Mo au plus). Le message « Accord joint. » confirme ; le fichier apparaît sous la forme d’un bouton à son nom, qui permet de le télécharger.
Un nouveau dépôt remplace l’accord précédent. Tous les lecteurs de la base peuvent télécharger l’accord joint. Si tu reviens au modèle supplétif, la durée de conservation de l’accord n’est plus appliquée ; l’intitulé et la date sont gardés.
Personnaliser les thèmes, rubriques et indicateurs #
La carte Thèmes, rubriques et indicateurs affiche l’arbre de la base. Son sous-titre indique « Sous accord : » suivi de l’intitulé, ou « Contenu supplétif du Code du travail, sans personnalisation. »
Chaque élément affiche son numéro, son libellé et sa source légale (par exemple « R2312-9, 1° »), ou le nom de l’accord pour un élément ajouté. Un cadenas signale un Thème minimal (L2312-21). Un élément renommé garde son libellé d’origine en italique, entre parenthèses.
Les gestes n’apparaissent que si la structure est définie par un accord et que tu as le palier Exécuter :
- Monter et Descendre : change l’ordre d’un élément.
- Crayon : renomme l’élément. Saisis le nouveau Libellé, puis clique sur Enregistrer.
- Corbeille : retire l’élément. Un thème minimal ne se retire pas.
- Ajouter un thème (en tête de carte), Ajouter une rubrique ou Ajouter un indicateur (en bas d’un thème ou d’une rubrique déplié).
Les modifications s’appliquent aussitôt : l’arbre se met à jour. Si un changement est refusé, le message « Le changement a été refusé. » en donne la raison.
Ajouter un indicateur #
- Déplie la rubrique, puis clique sur Ajouter un indicateur.
- Saisis le Libellé.
- Choisis le Type : Nombre, Montant, Pourcentage, Texte, Tableau ou Pièce jointe. Précise l’Unité si besoin.
- Choisis l’Alimentation : Saisi ou Importé. Le calcul automatique reste réservé aux indicateurs du pack de loi.
- Clique sur Enregistrer.
Restaurer un élément retiré #
Les éléments retirés passent dans la liste Retirés par l’accord, barrés. Clique sur Restaurer pour les remettre dans l’arbre. Un élément ajouté par l’accord, lui, se supprime définitivement.
Les thèmes minimaux #
Sous accord, la base comporte au moins les thèmes que l’article L2312-21 énumère, tels que les reprend le pack de loi : investissements, égalité professionnelle, fonds propres, endettement et impôts, rémunération des salariés et dirigeants, activités sociales et culturelles, rémunération des financeurs, flux financiers à destination de l’entreprise, environnement. Ces thèmes portent un cadenas et ne se retirent pas.
Adopter une nouvelle version du pack de loi #
Quand Illizeo publie une nouvelle version du pack de loi, un bandeau l’annonce en haut de l’onglet : « Le pack de loi … est publié », avec le nombre d’indicateurs ajoutés, retirés et modifiés. La nouvelle version n’est jamais appliquée sans toi.
- Lis le bandeau.
- Clique sur Adopter la … (le numéro de version suit). Le bandeau disparaît et l’arbre passe à la nouvelle version.
Ta personnalisation est rejouée sur la nouvelle version. Si une personnalisation ne trouve plus son élément, un encart l’indique : « N personnalisation(s) ne trouvent plus leur élément dans cette version du pack ». Rien n’est effacé en silence.
Désigner les contributeurs #
Un contributeur (DAF, responsable RSE…) ne voit et ne complète que les rubriques qui lui sont confiées. La désignation lui donne le rôle Contributeur BDESE et le prévient. Désigner sur un thème vaut pour toutes ses rubriques.
- Dans la carte Contributeurs, déplie le thème voulu. Chaque thème indique le nombre de rubriques confiées et les personnes désignées.
- Clique sur Désigner à côté du thème ou de la rubrique.
- Dans la boîte « Contributeurs — … », choisis une personne dans la liste Ajouter une personne…. Répète pour en ajouter d’autres.
- Pour retirer quelqu’un, clique sur la croix à côté de son nom.
- Clique sur Enregistrer. Le message « Contributeurs enregistrés. » confirme.
La liste enregistrée remplace la précédente : la vider retire tout le monde de ce thème ou de cette rubrique. Les nouveaux désignés reçoivent une notification et un courriel, avec un lien vers l’onglet Données de la base. Quand tu retires la dernière désignation d’une personne, elle perd le rôle Contributeur BDESE.
Ouvrir un exercice #
La carte Exercices rappelle qu’un exercice présente deux années précédentes, l’année en cours et trois années de perspectives (art. R2312-10). Elle apparaît une fois la structure choisie.
- Dans le champ Année, garde l’année en cours ou saisis-en une autre (4 chiffres).
- Clique sur Ouvrir l’exercice. Le message « Exercice ouvert. » confirme.
Chaque base n’a qu’un exercice par année. Chaque exercice affiche :
- ses colonnes d’années, par exemple « 2024 · précédente », « 2026 · en cours », « 2027 · perspective » ;
- son statut : Ouvert, Soumis à validation, Publié ou Mise à jour en cours ;
- le numéro de la dernière version publiée, le cas échéant ;
- sa date de fin de conservation : « Conservé jusqu’au … » ou « Conservation échue le … ».
La saisie, la validation et la publication des valeurs se font dans l’onglet Données.
Supprimer un exercice #
Un exercice non publié se supprime avec l’icône corbeille de sa ligne ; ses valeurs et sa saisie partent avec lui. Un exercice publié ne se supprime pas : il se purge à la fin de sa conservation.
Purger un exercice dont la conservation a pris fin #
Chaque exercice publié se conserve 15 ans depuis sa dernière publication (durée légale, à défaut d’accord), ou la durée fixée par l’accord. Trois mois avant l’échéance, les personnes qui administrent la base reçoivent une notification et un courriel. La purge n’est jamais automatique.
- Une fois la conservation échue, clique sur Purger suivi de l’année.
- Lis l’avertissement : les valeurs, toutes les versions publiées et le journal des consultations de l’exercice seront supprimés définitivement.
- Recopie l’année dans le champ Saisissez … pour confirmer.
- Clique sur Purger définitivement. Le message « Exercice … purgé. » confirme.
Tant que la conservation n’est pas échue, la purge est refusée.
Ce que voient l’élu et le contributeur #
Les lecteurs qui n’ont pas le droit de gérer la structure voient la carte Modèle et accord en lecture seule (choix grisés, sans bouton Enregistrer), l’arbre sans geste et la liste des exercices. Ils ne voient pas la carte Contributeurs. Ils peuvent télécharger l’accord joint.
À savoir #
- Le modèle suggéré par l’effectif n’est qu’une suggestion : le choix te revient.
- Seule une structure définie par un accord se personnalise ; les thèmes minimaux ne se retirent pas.
- Un exercice publié garde la structure de sa première publication : modifier la structure ensuite ne réécrit pas ce que les élus ont reçu.
- Une nouvelle version du pack de loi ne s’applique qu’après ton clic sur « Adopter » ; ta personnalisation est rejouée.
- La purge est irréversible et jamais automatique ; tu es prévenu trois mois avant l’échéance.
- Le contenu légal (modèles, thèmes, articles cités) suit le pack de loi publié par Illizeo ; l’écran signale quand ce pack est en attente de relecture.
Questions fréquentes #
Je ne peux ni renommer ni retirer un thème. Pourquoi ? #
La personnalisation n’existe que sous accord. Coche « Contenu défini par un accord d’entreprise (art. L2312-21) », renseigne l’intitulé et enregistre. Si la corbeille manque sur un seul thème, c’est un thème minimal.
Pourquoi la corbeille a-t-elle disparu sur un exercice ? #
Il a été publié. Un exercice publié ne se supprime pas ; il se purge à la fin de sa durée de conservation.
Mon contributeur voit-il toute la BDESE ? #
Non. Il voit seulement la base et les rubriques où il est désigné, ou toutes les rubriques d’un thème s’il est désigné sur le thème.
Puis-je ouvrir deux exercices pour la même année ? #
Non : une base compte un seul exercice par année. Pour une mise à jour après publication, passe par l’onglet Données, qui publie une nouvelle version du même exercice.
