L’onglet Approbations réunit les demandes qui attendent votre décision : les réservations de bureau et les visites. Les salles de réunion ne passent pas par une approbation : une réunion est confirmée tout de suite.
Avant de commencer #
L’onglet est réservé aux personnes qui ont le droit de traiter les demandes de réservation du Flex Office. Sans ce droit, l’onglet n’existe pas.
- Pour décider (accepter, refuser, déléguer), il faut ce droit au palier Exécuter. Sans lui, vous lisez les demandes sans pouvoir les trancher.
- L’onglet ne figure pas dans la barre d’onglets du module. Il s’ouvre par son adresse, …/flex-office/approbations. Les demandes de validation Flex Office relayées dans Microsoft Teams (bureaux et visites) y renvoient.
Droits dans la matrice des rôles #
- « Traiter les demandes de réservation (approuver, rejeter, déléguer) » : palier Accès pour voir l’onglet et lire les demandes, palier Exécuter pour accepter, refuser et déléguer.
À quoi sert cet onglet #
- Voir les demandes qui vous attendent, « Sous votre responsabilité ».
- Lire le détail d’une demande : lieu, zone, créneau, date demandée, date de soumission, et pourquoi elle est soumise à approbation.
- Accepter, Refuser (avec un motif) ou Déléguer la décision à une autre personne.
Pas à pas #
- Ouvrez l’onglet Approbations. Le compteur « En attente de votre décision » et la colonne de gauche listent les demandes en attente.
- Filtrez au besoin par type : Tous, Bureau, Visiteur. Le nombre de demandes en attente s’affiche sur chaque filtre.
- Cliquez sur une demande. Son détail s’affiche à droite :
- Lieu, Zone / Place, Créneau, Date demandée, Soumis le ;
- le cas échéant, Soumise à approbation par le profil de présence, avec la liste des règles en cause ;
- le Motif : le commentaire de la réservation ou, pour une visite, le nombre de visiteurs, l’heure d’arrivée et leurs noms.
- Décidez :
- Accepter : la réservation ou la visite est confirmée (ou passe à l’étape suivante du circuit) ;
- Refuser : saisissez le Motif du refus (obligatoire), puis Confirmer le refus ;
- Déléguer : choisissez une personne dans Déléguer à (« Sélectionner un approbateur… »), puis Confirmer la délégation. La fenêtre confirme : « Demande déléguée. Le délégué est prévenu. » Si la liste est vide : « Personne d’autre ne peut décider de cette demande. »
À savoir #
- Deux types de demandes. Bureau : une réservation de bureau, avec ou sans poste précis (la zone s’affiche, pas le poste). Visiteur : une visite, y compris celle des invités externes d’une réunion. Une demande de réservation sur un lieu qui n’est pas un bureau (télétravail, par exemple) n’apparaît que sous Tous.
- Quand une réservation part en approbation. Une réservation de bureau est soumise à approbation :
- quand une règle du profil de présence de la personne le demande ;
- quand le réglage Approbation obligatoire du distanciel s’applique à un jour de télétravail ;
- quand le réglage Soumettre toutes les réservations à approbation est activé (voir Réglages généraux).
- Qui approuve une réservation. Le circuit réglé dans Workflows sur le déclencheur « Réservation de bureau à valider ». À défaut, le responsable de la personne ; s’il est inactif ou n’a pas le droit, le responsable suivant dans la hiérarchie. Le demandeur n’est jamais son propre approbateur. Sans aucun approbateur possible, la réservation est refusée à la saisie.
- Les visites ont leur propre circuit, réglé dans Workflows sur le déclencheur « Visite à valider ». Sans circuit, une visite est confirmée directement. Pour une série de réunions avec des invités externes, une seule demande couvre toutes les dates. Voir Visiteurs.
- Déléguer. La liste propose les personnes actives qui peuvent décider de la demande. Le délégué est prévenu et la demande passe dans sa file.
- Vous êtes prévenu. Un approbateur reçoit un avis dès qu’une demande l’attend. Les relances par e-mail suivent le bloc « Relance » du modèle d’e-mail « Réservation à valider » (Réglages › Illizeo › E-mails), pour les bureaux comme pour les visites : par défaut, une première relance après 2 jours ouvrés, puis tous les 2 jours ouvrés, 2 relances au plus.
- Escalade. Une demande restée ouverte plus de 96 heures est confiée au supérieur de l’approbateur, une seule fois. Elle n’est jamais confiée au demandeur lui-même. Une demande dont la date est passée n’est pas escaladée.
- Effets d’un refus. Refuser un bureau annule la place de parking et le repas qui lui sont rattachés. Refuser une modification rétablit la réservation d’origine ; la personne est prévenue. Refuser une visite annule les places et les repas de ses visiteurs ; refuser un ajout à une visite confirmée ne retire que les personnes ajoutées. Pour une visite de réunion, la réunion reste et ses invités en sont retirés ; l’organisateur est prévenu.
- Une modification repart en approbation. Modifier une réservation soumise à un circuit la repasse en attente.
