Le CRM organise les événements de vos clubs et programmes : petits-déjeuners, conférences, visites. Vous créez l’événement et invitez des contacts ; les participants s’inscrivent sur une page publique, sans compte ; vous suivez ensuite la liste d’attente, le rapprochement avec vos contacts et la présence. Cet article s’adresse aux organisateurs d’événements et aux administrateurs du CRM.
Avant de commencer #
- Le module CRM doit être activé pour votre espace et ouvert pour vous (voir Activer et administrer le module CRM).
- Droits de la matrice des rôles, menu CRM : « Événements : consulter » pour la liste, la fiche et l’onglet Événements des comptes et contacts ; « Événements : créer » pour Nouvel événement ; « Événements : modifier » pour tout le reste (publier, clore, annuler, inviter, rapprocher, noter la présence, émettre un lien d’émargement, envoyer les appels de paiement, exporter) ; « Événements : supprimer ». Le palier Accès suffit. Par défaut, seul le rôle Administrateur les a.
- La portée suit le Responsable de l’événement : avec Les miens, vous voyez les événements dont vous êtes responsable. Elle se règle dans la carte Portées CRM d’un rôle, domaine Événements (voir Les réglages du CRM).
- Rapprocher une inscription demande aussi « Contacts CRM : consulter », et « Contacts CRM : créer » pour créer le contact. Choisir un club ou inviter ses membres demande « Adhésions et cotisations : consulter » (voir Adhésions et cotisations).
La liste des événements #
Ouvrez CRM › Événements. Le tableau donne pour chaque événement de votre portée : l’Événement, son Début, son Club, son Statut, les Inscrits sur la capacité (la liste d’attente suit, précédée de « + ») et le taux de Présence. Filtrez par Statut ou par Club, ou cochez À venir seulement. Un club choisi affiche aussi son taux de présence sur ses événements passés.
Créer un événement #
- Cliquez sur Nouvel événement.
- Saisissez le Titre dans une langue au moins et, au besoin, la Description, en français, anglais, allemand ou italien. La page publique montre la langue du visiteur, sinon le français.
- Indiquez le Début et la Fin, obligatoires, puis le Lieu ou le Lien de visio.
- Fixez la Capacité (vide : sans limite) et au besoin la date Inscriptions jusqu’au. Sans date limite, les inscriptions ferment au début de l’événement.
- Choisissez le Public : Ouvert à tous ou Membres du club, qui exige un Club organisateur.
- Pour un événement payant, saisissez le Prix membre (vide : gratuit) et le Prix non-membre (vide : gratuit), puis la Devise.
- Le Responsable reste vous-même si vous laissez Vous. Il reçoit les avis de l’événement.
- Cochez au besoin Envoyer un e-mail de remerciement aux présents après l’événement (décoché par défaut).
- Sous Questions du formulaire, cliquez sur Ajouter une question : libellé, type Texte libre ou Choix dans une liste (un choix par ligne), case Obligatoire. Vingt questions au plus.
- Cliquez sur Créer l’événement. Il naît en Brouillon.
Modifier, sur la fiche, rouvre la même fenêtre. Un prix modifié s’applique aux montants dus pas encore appelés.
Les statuts d’un événement #
| Statut | La page publique | Boutons de la fiche |
|---|---|---|
| Brouillon | « Lien invalide ». | Publier, Annuler l’événement |
| Publié | Ouverte jusqu’à la date limite, sinon jusqu’au début. | Clore les inscriptions, Annuler l’événement |
| Clos | « Inscriptions closes ». | Publier (rouvre), Annuler l’événement |
| Annulé | « Événement annulé ». | Aucun : c’est définitif. |
Chaque passage demande une confirmation. Chaque matin, un événement publié dont la date limite est passée devient Clos de lui-même. Annuler l’événement envoie un e-mail d’annulation, avec le fichier d’agenda qui retire l’événement, aux inscrits et à la liste d’attente ; les montants dus sans paiement sont annulés. Supprimer n’est permis que pour un brouillon ou un événement sans inscription.
La fiche d’un événement #
La fiche reprend les détails saisis, puis cinq compteurs : Inscrits, En attente, À rapprocher, Présents et Taux de présence (présents sur inscrits). Le bloc Formulaire public d’inscription donne l’adresse de la page publique, à copier ; seuls ceux qui peuvent modifier l’événement le voient.
La section Inscriptions liste les inscrits, puis la liste d’attente, puis les annulations, avec leur Statut, leur Contact, leur Présence et leur Montant dû. Sous chaque nom figurent l’e-mail, l’organisation, la fonction et les réponses aux questions. Deux listes filtrent par statut et par rapprochement.
Inviter des contacts #
Le bouton Inviter apparaît sur un brouillon ou un événement publié. Publiez d’abord l’événement : le lien d’un brouillon répond « Lien invalide ».
- Cliquez sur Inviter.
- Sous Contacts choisis, ajoutez des contacts un à un.
- Au besoin, ajoutez les Membres d’un club (et une Catégorie), les Comptes d’une étiquette ou les Contacts d’un compte. Ces critères se cumulent : un contact doit les remplir tous.
- Cliquez sur Envoyer les invitations.
Chaque invité reçoit un e-mail dans sa langue, avec le lien d’inscription. Le bilan compte, sans les nommer, les contacts écartés : hors de votre portée, en opposition, à ne pas contacter par e-mail, sans adresse e-mail, déjà invités. Un contact en opposition n’est jamais invité, même choisi un à un.
Les membres d’un club sont le membre, le contact référent et les contacts rattachés au compte membre, pour les adhésions actives. La liste Comptes d’une étiquette retient en réalité les contacts qui portent cette étiquette. Si votre espace soumet les invitations à une validation (Paramètres › CRM › Validations), elles partent une fois validées.
La page publique d’inscription #
La page montre le titre, le club organisateur, la date, le lieu, les prix et la description. Le formulaire demande le Prénom, le Nom et l’E-mail, obligatoires, puis l’Organisation, la Fonction et vos questions. Une mention d’information, le lien Politique de confidentialité et une case de consentement obligatoire précèdent le bouton M’inscrire.
La réponse est Inscription reçue, Vous êtes sur la liste d’attente ou Inscriptions closes. Un événement complet l’annonce par un bandeau avant l’envoi.
- La page ne montre jamais les autres inscrits et ne dit pas si l’e-mail est connu. Une seconde inscription avec le même e-mail ne crée rien et reçoit la même réponse.
- Un champ invisible piège les robots, et le nombre d’envois par minute depuis une même connexion est limité.
- Les e-mails suivants partent dans la langue du formulaire rempli.
Confirmation, liste d’attente et annulation #
- Inscrit : l’e-mail « Inscription confirmée » part aussitôt, avec le fichier d’agenda (.ics) et le bouton Annuler mon inscription.
- Liste d’attente : au-delà de la capacité, la personne reçoit un e-mail de liste d’attente, avec le même bouton.
- Annulation : par ce bouton, ou depuis la fiche avec la croix de la ligne. La place va au premier de la liste d’attente, dans l’ordre d’inscription : il passe Inscrit et reçoit l’e-mail « Une place s’est libérée », avec le fichier d’agenda.
Une inscription en attente ne doit rien. Une inscription annulée perd son montant dû s’il n’a reçu aucun paiement ; un montant payé, même en partie, reste, et un remboursement se règle hors d’Illizeo.
Rapprocher une inscription #
À chaque inscription, le CRM cherche les contacts qui ont cet e-mail. S’il en trouve un seul, l’inscription s’y rattache. Sinon, aucun ou plusieurs, elle reste À rapprocher et le responsable en est averti. Le formulaire ne crée jamais de fiche.
- Sur la ligne de l’inscription, cliquez sur Rapprocher.
- Choisissez Rattacher à un contact existant, ou Créer le contact avec ce que l’inscrit a saisi, avec au besoin un Compte (facultatif).
- Cliquez sur Rattacher ou sur Créer et rattacher.
La colonne Contact affiche ensuite Voir le contact, ou « Fiche non visible » hors de votre portée.
Rappel de la veille et remerciement #
Chaque matin à 9 h, heure de Suisse, le CRM clôt les événements échus, puis :
- envoie le rappel aux inscrits des événements qui commencent le lendemain, une seule fois, avec le fichier d’agenda ; la liste d’attente ne le reçoit pas ;
- si la case est cochée, envoie le remerciement aux inscrits notés Présent, une seule fois, au premier passage après la fin et au plus tard sept jours après.
Notez donc la présence avant le matin qui suit l’événement : le remerciement ne part qu’une fois, aux présents déjà notés.
Noter la présence #
Sur la fiche, la colonne Présence des inscrits propose Présent, Absent ou Excusé ; Non noté efface le choix. Pour émarger sur place, sans compte, utilisez le Lien d’émargement pour l’animateur :
- Cliquez sur Émettre un lien. Le lien et un code à six chiffres s’affichent une seule fois : notez-les et transmettez-les à l’animateur.
- L’animateur ouvre le lien, saisit le code, puis clique sur Ouvrir la feuille.
- Pour chaque inscrit, présenté par son nom et son organisation, il touche Présent, Absent ou Excusé, puis Enregistrer la feuille.
Le lien vaut jusqu’à 24 heures après la fin. Cinq codes faux le verrouillent. Un nouveau lien révoque le précédent ; Révoquer les liens les ferme tous.
Un événement payant #
Le prix membre s’applique quand le contact rattaché a une adhésion active au club organisateur, en personne ou par un compte auquel il est rattaché. Sinon, c’est le prix non-membre, y compris pour une inscription pas encore rapprochée.
Le montant dû naît quand l’inscrit a une place, et il se suit comme une cotisation : la colonne Montant dû donne son montant, son numéro et son statut, et le bouton Cotisation ouvre sa carte (remise, appel, PDF, paiements). Envoyer les appels envoie par e-mail chaque montant encore à appeler, avec son numéro et son PDF. Les relances suivent les réglages du club ; sans club, l’échéance est à 30 jours et deux relances au plus partent, 15 jours après l’échéance puis 15 jours plus tard. Voir Adhésions et cotisations. Il n’y a pas de paiement en ligne.
L’onglet Événements et l’export #
- L’onglet Événements d’un contact liste les événements où il a été Invité ou inscrit, avec sa présence. Celui d’un compte fait de même pour ses contacts rattachés que vous lisez. Seuls les événements de votre portée y figurent.
- Exporter les participants télécharge un CSV de toutes les inscriptions (statut, coordonnées saisies, date, présence, montant dû, paiement), sans les réponses aux questions.
Avis, e-mails et workflows #
- Le responsable reçoit dans sa cloche « CRM : nouvelles inscriptions » (une fois par heure au plus), « CRM : événement complet » et « CRM : inscription à rapprocher », sans nom d’inscrit. Chacun les coupe dans Paramètres personnels › Notifications, ligne « CRM — événements : nouvelles inscriptions, événement complet, inscriptions à rapprocher ».
- Chaque e-mail (invitation, confirmation, liste d’attente, place libérée, rappel, annulation, remerciement, paiement) a son modèle, modifiable en quatre langues dans Paramètres › Gérer Illizeo › Email.
- Le déclencheur « Inscription à un événement reçue » lance vos workflows (Paramètres › Gérer les employés › Workflows).
- Les rapports sur mesure ont trois sources : « CRM — événements », « CRM — inscriptions aux événements » et « CRM — présences aux événements ». Le journal du CRM garde chaque geste, jamais les réponses au formulaire.
À savoir #
- Un événement Membres du club ne refuse personne sur la page publique : une personne non reconnue reste à rapprocher. Vérifiez ces inscriptions.
- Pour rouvrir un événement clos, repoussez d’abord la date Inscriptions jusqu’au, puis cliquez sur Publier. Sinon, la page reste fermée et l’événement repasse en Clos le lendemain matin.
- Les inscriptions jamais rapprochées suivent la durée « Inscrit à un événement, jamais rapproché » de Paramètres › CRM › Protection des données ; sans durée, elles restent. Un contact effacé laisse des inscriptions anonymes (« Contact effacé ») (voir Protéger les données des contacts (RGPD)).
Questions fréquentes #
Pourquoi une inscription est-elle « À rapprocher » alors que la personne est dans le CRM ? #
Aucun contact ne porte l’e-mail saisi, ou plusieurs le portent. Utilisez Rapprocher.
Le rappel de la veille n’est pas parti. #
Il part la veille à 9 h. Un événement publié après ce passage pour le lendemain n’en reçoit pas, et la liste d’attente jamais.
