Le registre des habilitations indique qui détient quoi, jusqu’à quand, et quels recyclages sont à programmer. Cet article s’adresse aux RH, aux responsables QHSE et aux managers. Il explique aussi comment reprendre les formations suivies avant l’arrivée sur Illizeo, pour que le registre et les bilans soient complets dès le départ.
Avant de commencer #
- Le module Formation doit être installé pour votre espace.
- Consulter le registre : droit « Habilitations & conformité » (rubrique CONFORMITÉ de la matrice des rôles), palier Accès. Programmer, valider, refuser ou clore un recyclage : palier Exécuter. Vous ne voyez que les salariés de la population de votre rôle.
- Reprise d’historique : droit « Reprise d’historique de formation », palier Accès pour consulter, palier Exécuter pour consigner, importer ou supprimer.
- Régler les seuils d’alerte : « Habilitations & conformité » et « Réglages du module Formation », palier Exécuter.
Lire le registre #
Ouvrez Formation › Piloter › Habilitations. La page Habilitations & recyclages commence par un bandeau : le nombre d’habilitations expirées (« risque légal immédiat »), celles qui expirent sous le seuil d’urgence, et le bouton Voir les expirées. Les tuiles donnent le Taux de conformité (collaborateurs en règle sur l’effectif suivi), les Expirées, les habilitations Sous N jours, les Recyclages 12 mois et le Financement OPCO estimé.
Chaque habilitation d’un salarié porte un statut, calculé chaque jour à partir de sa date d’échéance et de vos seuils :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Expirée | L’échéance est dépassée, ou l’habilitation est requise et n’a jamais été obtenue. |
| Urgent | L’échéance tombe sous le seuil « Signaler comme urgent ». |
| Échéance proche | L’échéance tombe sous le seuil « Relancer ». |
| À renouveler | L’échéance tombe sous le seuil « Planifier le recyclage ». |
| À jour | Valide au-delà de ces seuils, ou sans péremption. |
| Non requise | Le poste de la personne ne l’exige pas. |
Cinq vues présentent cet état :
- Matrice : une ligne par collaborateur, une colonne par habilitation, une case colorée par statut. La légende reprend vos seuils.
- Par habilitation : pour chaque habilitation, les personnes concernées, à jour, à échéance, expirées ou ne l’ayant jamais obtenue, le taux de conformité et le coût de mise en conformité.
- Échéances : les habilitations rangées par fenêtre (expirées, sous 30 jours, 1 à 3 mois, 3 à 6 mois, 6 à 12 mois, au-delà) avec le coût des recyclages.
- Par site : la conformité de chaque site. Un clic sur un site filtre toute la page ; Voir tous les sites retire le filtre.
- Renouvellements : les cycles de recyclage en cours (voir plus bas).
Cliquez sur le nom d’un collaborateur dans la matrice pour ouvrir sa Fiche habilitations : taux de conformité, date d’obtention et d’expiration de chaque habilitation, recyclage déjà programmé. Voir les prérequis affiche l’arbre des habilitations qu’il faut détenir avant celle-ci, et signale un prérequis manquant ou périmé.
Programmer un recyclage #
- Pour une seule personne : dans sa fiche, cliquez sur Programmer le recyclage en face de l’habilitation.
- Pour toute une population : dans la vue Par habilitation, cliquez sur Programmer. Toutes les personnes au statut Expirée, Urgent ou Échéance proche pour cette habilitation sont reprises.
Le recyclage est inscrit dans le plan de formation du mois suivant, avec son coût estimé ; un message indique le nombre de personnes et l’année du plan. Le choix précis de la date se fait ensuite dans le plan (voir Piloter la formation : plan annuel, budget et analytics). Si le plan de l’année n’existe pas encore ou a déjà été validé, le recyclage est refusé et le message en donne la raison.
Suivre les cycles de renouvellement #
Chaque matin, un cycle de renouvellement s’ouvre pour toute habilitation qui passe sous le seuil « Relancer », et pour toute habilitation requise jamais obtenue. Un seul cycle est ouvert à la fois par personne et par habilitation. La vue Renouvellements montre chaque cycle sur une frise en sept étapes : Détection, Notification, Organisme proposé (le dernier organisme chez qui la personne a obtenu l’habilitation, sinon celui du référentiel), Validation manager, Inscription, Réalisation, Registre mis à jour. Seules les étapes réellement franchies sont marquées.
Au palier Exécuter, vous pouvez sur un cycle ouvert :
- Valider le recyclage ;
- Refuser : le Motif du refus est obligatoire, puis Confirmer le refus ; le cycle est clos ;
- Clore sans recycler : indiquez pourquoi (départ, poste modifié, doublon).
Régler les seuils d’alerte #
Depuis la page, Référentiel & seuils ouvre Paramètres › Formation › Habilitations & recyclages. Dans Seuils d’alerte, trois durées en jours avant l’échéance :
- Planifier le recyclage : en dessous, le statut passe à « À renouveler » ;
- Relancer : en dessous, le statut passe à « Échéance proche » et le cycle de renouvellement s’ouvre ;
- Signaler comme urgent : en dessous, la case passe en « Urgent ».
Les trois seuils doivent aller du plus proche (urgent) au plus lointain (planification). Cliquez sur Enregistrer. Par défaut : 180, 90 et 30 jours. Le tableau Référentiel suivi rappelle, pour chaque habilitation, sa référence légale, sa validité, son recyclage, son coût par personne et ses prérequis ; il est en lecture seule.
Les avis envoyés #
- Habilitation qui arrive à échéance : la personne est prévenue 60, 30 et 7 jours avant l’échéance ; son manager l’est au dernier rappel.
- Habilitation périmée : le manager et les RH sont prévenus le jour même. Cet avis ne peut pas être désactivé.
Les canaux et les destinataires de ces deux règles se règlent dans Formation › Notifications (voir Administrer le module Formation).
Reprendre l’historique #
Les formations suivies avant Illizeo se consignent dans Formation › Administrer › Reprise d’historique. Elles comptent dans les bilans et, quand elles délivrent une habilitation, alimentent le registre. Les tuiles indiquent les lignes consignées, les heures reprises, les lignes à durée inconnue et celles sans justificatif.
Pour une formation à la fois, cliquez sur Consigner une formation :
- Choisissez le Salarié, saisissez l’Intitulé de la formation, l’Organisme et la Date de fin (pas dans le futur).
- Indiquez la Durée (heures), ou laissez-la vide si elle est inconnue : ce n’est pas la même chose que zéro.
- Rattachez au besoin une Formation du catalogue et l’Habilitation délivrée : le registre est alors mis à jour et l’échéance calculée.
- Joignez l’Attestation (facultatif) (PDF ou image, 10 Mo au plus). Sans elle, la ligne reste « déclarative ». Si l’attestation porte une autre date de fin de validité que le référentiel, renseignez l’échéance qu’elle indique.
- Cliquez sur Consigner.
Pour un fichier exporté de votre ancien outil, cliquez sur Importer un CSV :
- Télécharger le gabarit donne les colonnes attendues : Matricule, Formation, Organisme, Date, Durée (h), Code habilitation. Le salarié est reconnu par son matricule, son adresse e-mail ou ses nom et prénom.
- Choisir un fichier CSV : un aperçu indique les lignes prêtes, les colonnes reconnues et les lignes écartées avec leur raison. Si toutes les dates tombent avant le 13 du mois, choisissez l’ordre jour/mois : une erreur décalerait chaque échéance.
- Pour les Lignes déjà consignées, choisissez Les ignorer (un fichier réimporté ne double rien) ou Les mettre à jour (durées ou organismes corrigés).
- Cliquez sur Consigner ces lignes. Le rapport donne le sort de chaque ligne : Consignée, Mise à jour, Déjà consignée, Salarié non identifié, Refusée.
Juste après l’import, Annuler cet import supprime les lignes qu’il a écrites.
Ce que voit le salarié #
Formation › Pour moi › Mes habilitations présente à chacun ses habilitations, leur date d’obtention et de validité, l’organisme, et si l’attestation est déposée. Une alerte signale celles qui sont périmées ou proches de l’échéance, avec le recyclage déjà programmé ou un lien Faire une demande.
À savoir #
- Supprimer une ligne d’historique ou annuler un import ne retire pas l’habilitation déjà consignée au registre.
- Les durées s’expriment en heures entières.
- Les montants (coûts de recyclage, financement) sont affichés en euros.
- Le rapport système « Habilitations à renouveler » de People Analytics reprend ces données, pour les rôles qui détiennent « Habilitations & conformité ».
Questions fréquentes #
Une habilitation jamais obtenue apparaît comme expirée. #
C’est voulu : une habilitation requise et jamais obtenue expose autant qu’une habilitation périmée. Consignez l’obtention depuis la reprise d’historique si la personne la détient déjà.
Le bouton Programmer n’apparaît pas. #
Il faut le palier Exécuter, et au moins une personne non conforme pour cette habilitation.
Un salarié ne trouve pas son habilitation dans Mes habilitations. #
Son poste ne l’exige peut-être pas, ou son obtention n’a pas été consignée. Consignez-la dans la reprise d’historique avec son attestation.
