Shifts ouverts et remplacements

Un shift ouvert est une offre : un créneau sans titulaire, proposé aux employés d’un lieu. Un remplacement permet à un employé de céder ou d’échanger un shift qu’il a déjà. Cet article explique les deux, côté planificateur et côté employé.

Avant de commencer #

• Créer une offre et décider des candidatures et des remplacements demande le droit « Planning : lire (Accès), poser et modifier les shifts (Exécuter) de sa population » au palier Exécuter ; publier une offre demande le palier Admin.
• Pour réclamer une offre, postuler ou proposer un remplacement, l’employé a besoin du droit « Accès au module Planning ».
• La cession et l’échange de shifts ne sont proposés aux employés que s’ils sont activés dans les paramètres du module : Les réglages de la Planification.

Créer un shift ouvert #

1. Ouvrez « Shifts ouverts », puis « Nouveau ». Vous pouvez aussi créer un shift ouvert depuis le bouton « Ajouter » de la grille.
2. Renseignez la date et les horaires.
3. Choisissez le « Lieu * ». Il est obligatoire : seuls les employés de ce lieu pourront réclamer l’offre.
4. Choisissez les « Postes acceptés ». Sans poste choisi, tous les postes du lieu peuvent réclamer.
5. Indiquez le nombre de « Places » : combien d’employés obtiendront ce shift.
6. Choisissez le mode :
   • sans « Validation requise » : premier arrivé, premier servi, tant qu’il reste des places ;
   • avec « Validation requise » : les demandes s’accumulent et sont décidées. Vous pouvez fixer un « Maximum de candidats » (vide : sans limite).
7. Réglez le « Délai de candidature » : jusqu’au début du shift, ou un nombre d’heures avant.
8. Enregistrez. L’offre est un brouillon : publiez-la comme les autres shifts (Créer et publier un planning).

À la publication, les employés éligibles sont prévenus. Sont éligibles les contrats actifs du lieu de l’offre dont le poste est accepté.

Côté employé : réclamer ou postuler #

Dans « Mon planning », la partie « Shifts ouverts » liste les offres de la semaine ouvertes à l’employé.

• Réclamer : sans validation, l’employé obtient le shift aussitôt. Il entre dans son planning, déjà confirmé.
• Postuler : avec validation, l’employé envoie sa candidature, avec un message facultatif au planificateur. « Retirer ma candidature » l’annule tant qu’elle est en attente.

Un employé qui a plusieurs contrats choisit le contrat sur lequel prendre le shift. Une offre pleine affiche « Complet ».

Quand la réclamation est refusée. Le serveur refuse la demande, avec un motif lisible, si :

• l’offre n’est pas publiée, est annulée ou est close (délai atteint, places prises, maximum de candidats atteint) ;
• l’employé n’est pas éligible, ou il a déjà une candidature en cours ;
• l’offre a déjà commencé, sauf réglage contraire ;
• un de ses shifts chevauche l’offre, si le réglage de chevauchement est actif ;
• il a une absence approuvée ce jour-là, ou s’est déclaré indisponible sur ce créneau ;
• le shift dépasserait le repos minimal ou les plafonds par jour et par semaine de son profil de présence ;
• le shift enfreindrait une règle de séquence de son profil (jours ou nuits d’affilée, repos après une série, dimanches libres) ;
• le shift franchirait un contrôle que la loi installée sur son contrat déclare bloquant.

Se désister. Un shift obtenu par une offre peut être rendu avec « Me désister ». La place se rouvre et le planificateur est prévenu. Par défaut, ce n’est plus possible à moins de 2 jours du début. Après un désistement, l’employé peut réclamer l’offre à nouveau.

Côté planificateur : décider #

Les candidatures se traitent dans la fiche de l’offre (« Shifts ouverts ») ou dans Demandes › Candidatures shifts ouverts.

Pour chaque candidat, Illizeo affiche des faits : poste qualifié ou non, heures déjà planifiées dans la semaine, conflits qu’aurait le shift.

1. Cliquez sur « Attribuer » ou sur « Refuser ».
2. Ajoutez si besoin une note de décision, transmise à l’employé.
3. Confirmez.

L’attribution crée le shift, confirmé, sur le contrat de l’employé. Vous êtes averti des conflits, jamais bloqué. Vous pouvez aussi attribuer l’offre directement à un employé éligible qui n’a pas postulé.

Avec un circuit. Illizeo livre dans Workflows (catégorie Présences) un circuit « Candidature à un shift ouvert », approuvé par le manager du candidat. Il est inactif : tant que vous ne l’activez pas, décide toute personne qui peut planifier le candidat (droit Planning, palier Exécuter).

• Circuit actif : c’est lui qui décide, et la candidature affiche « Décision par le circuit ».
• Circuit limité à un périmètre (bureau, département, rôle…) : il ne vaut que pour un candidat que ce périmètre couvre. Pour les autres, la décision revient au planificateur.
• Circuit sans approbateur (par exemple, le candidat n’a pas de manager) : le circuit est annulé et la décision revient au planificateur.

Fermer une offre. « Fermer l’offre » l’annule, avec les candidatures en attente. Les shifts déjà attribués restent.

Auto-assigner les places #

Dans « Actions », choisissez « Auto-assigner les shifts ouverts ». Illizeo remplit les places restantes des offres de la période, brouillons et publiées.

Un candidat retenu est éligible, vous pouvez le planifier, et il n’a ni absence approuvée, ni indisponibilité, ni chevauchement. Le shift doit aussi respecter les règles de son profil de présence. L’ordre de choix :

1. l’employé qui a déclaré préférer travailler sur ce créneau ;
2. puis celui qui a le moins d’heures planifiées dans la semaine ;
3. puis l’ordre alphabétique.

Illizeo affiche d’abord les « Propositions » et les « Places non pourvues ». Décochez ce que vous ne voulez pas, puis appliquez. Les shifts créés sont des brouillons : rien n’est envoyé à l’auto-assignation. Publiez-les ensuite pour prévenir les employés. À cette publication, si l’offre est complète, les candidatures encore en attente sont refusées.

Céder ou échanger un shift #

Sur un de ses shifts publiés ou confirmés, pas encore commencé, l’employé peut :

• Céder : proposer le shift à tous les collègues éligibles (le premier qui accepte le reprend), ou à un collègue précis ;
• Échanger : choisir le shift d’un collègue. Si le collègue accepte, les deux shifts changent de titulaire.

Un collègue est éligible s’il a un contrat actif au même lieu et sur le même poste. Pour un échange, la règle vaut dans les deux sens.

Le shift reste celui du demandeur jusqu’au bout. À l’aboutissement, c’est le même shift qui change de titulaire, confirmé. « Annuler la demande » la retire tant qu’elle n’a pas abouti. Si le planificateur change la date, les heures ou l’employé du shift, ou le supprime, la demande est annulée.

Les collègues voient les demandes dans « Demandes de collègues » et répondent par « Accepter » ou « Décliner ». Pour recevoir un shift, les mêmes contrôles que pour une offre s’appliquent : absence, indisponibilité, repos, plafonds, chevauchement.

Approuver un remplacement #

Deux réglages disent si une approbation est nécessaire : « Les cessions nécessitent une approbation admin » et « Les échanges nécessitent une approbation admin ».

• Approbation requise : après l’accord du collègue, la demande passe « En attente d’approbation ». Décide une personne qui peut planifier les deux employés, dans Demandes › Demandes de remplacement, avec « Approuver » ou « Refuser ».
• Pas d’approbation : l’accord du collègue suffit, le transfert est immédiat.

Illizeo livre aussi dans Workflows un circuit « Remplacement de shift », approuvé par le manager du demandeur, inactif. Une fois activé, c’est lui qui décide des remplacements qui demandent une approbation. Comme pour les candidatures, un circuit limité à un périmètre ne vaut que pour un demandeur qu’il couvre, et un circuit sans approbateur est annulé : la décision revient alors au planificateur.

Les deux employés sont prévenus de la décision.

À savoir #

• Par défaut, un employé ne peut ni céder, ni échanger, ni reprendre un shift à moins de 2 jours de son début. Ces limites, comme le désistement, se règlent dans Paramètres › Limitations : Les réglages de la Planification.
• Hors circuit, les candidatures et les remplacements se décident aussi depuis Teams.
• Les trois circuits livrés dans Workflows sont inactifs : tant que vous ne les activez pas, rien n’attend une approbation dans Workflows.