L’écran Imports des Paramètres Flex Office se résume ainsi : « Importez un fichier CSV : chaque ligne passe par l’écran de l’objet, avec les mêmes contrôles. Simulez d’abord, puis appliquez les lignes valides. »
Avant de commencer #
L’écran propose seulement les objets que vous avez le droit de configurer, au palier Exécuter : lieux (zones), plans d’étage (postes), salles de réunion (salles), parking (places), profils (membres et règles), restauration (restaurants, services, menus). Sans aucun de ces droits, la tuile Imports n’existe pas.
Droits dans la matrice des rôles #
Chaque objet suit le droit de son écran, au palier Exécuter :
- « Configurer les lieux de travail (sites, bureaux, étages, zones) » : Zones des lieux, et l’attribution des postes.
- « Gérer les plans d’étage et le placement des zones » : Postes de travail (attributaires compris).
- « Configurer les salles de réunion : voir les salles et leurs équipements (accès), créer, modifier et archiver une salle, annuler la réunion d’une autre personne (exécuter) » : Salles de réunion.
- « Configurer les parkings (parkings, types de places, places, attributions) » : Places de parking (attributaires compris).
- « Gérer les profils de présence, leurs règles et les salariés concernés » : Membres des profils et Règles des profils.
- « Configurer la restauration (restaurants, services, fermetures, menus) » : Restaurants, Services des restaurants et Menus (plat par plat).
À quoi sert cet écran #
Il crée ou met à jour en nombre les objets de configuration du Flex Office, à partir d’un fichier CSV. Pour chaque objet, une ligne le désigne ainsi :
- Zones des lieux : le lieu et le nom de la zone.
- Postes de travail (attributaires compris) : le lieu et le code du poste.
- Salles de réunion : le lieu et le nom de la salle.
- Places de parking (attributaires compris) : le lieu, le parking et le code de la place.
- Membres des profils : le matricule (une personne porte un seul profil).
- Règles des profils : le profil et le rang de la règle (vide : ajoutée en fin de liste).
- Restaurants : le lieu et le nom du restaurant.
- Services des restaurants : le lieu, le restaurant et l’heure de début.
- Menus (plat par plat) : le lieu, le restaurant, la portée du menu et le nom du plat.
Si l’objet est trouvé, il est mis à jour ; sinon, il est créé.
Pas à pas #
- Ouvrez Paramètres Flex Office › Imports.
- Dans Objet à importer, choisissez l’objet (« Choisir un objet… »). La description de ses colonnes s’affiche ; « * » marque une colonne obligatoire. Survolez une colonne pour lire ses valeurs permises.
- Cliquez sur Télécharger le modèle. Le modèle contient l’en-tête et les objets déjà en place, tels que vous les voyez. Ré-importé tel quel, il ne change rien.
- Complétez le fichier dans votre tableur, puis enregistrez-le en CSV UTF-8.
- Cliquez sur Choisir le fichier CSV et sélectionnez votre fichier.
- Cliquez sur Simuler. Le rapport Simulation — rien n’a été écrit s’affiche, ligne par ligne : Ligne, Objet, Issue (Créée, Mise à jour, Inchangée, Refusée) et Détail.
- Corrigez au besoin le fichier et simulez de nouveau.
- Cliquez sur Appliquer les N lignes valides. Le Bilan de l’import remplace le rapport de simulation. Les lignes refusées ne sont pas écrites.
À savoir #
- Simulez d’abord. La simulation n’écrit rien et n’envoie aucun avis. Changer d’objet ou de fichier efface le rapport : on n’applique jamais un fichier qui n’a pas été simulé.
- Les mêmes contrôles qu’à l’écran. Chaque ligne passe par l’écran de l’objet : mêmes validations, mêmes refus, même journal, mêmes avis. Une ligne refusée n’arrête pas les autres.
- Format.
- Fichier CSV en UTF-8 : « Enregistrez le fichier en UTF-8 — dans Excel : Fichier › Enregistrer sous › CSV UTF-8 (délimité par des virgules). »
- Séparateur point-virgule, virgule ou tabulation. Le modèle est séparé par des points-virgules.
- Au plus 2 Mo et 1000 lignes.
- Les listes se séparent par « | » (par exemple des jours de 1 à 7, des régimes ou des équipements).
- Les dates s’écrivent AAAA-MM-JJ, JJ.MM.AAAA ou JJ/MM/AAAA ; les heures HH:MM.
- En-têtes. Le modèle est écrit dans votre langue. À l’import, les en-têtes en français, anglais, allemand ou italien sont acceptés, dans n’importe quel ordre, mais pas mélangés dans un même fichier : « En-têtes en plusieurs langues » est refusé.
- Cellule vide. Sur une mise à jour, la valeur en place reste. Sur une création, l’écran met sa valeur par défaut.
- Rien n’est retiré. Un import ne supprime ni n’archive rien, et ne crée pas les références (lieux, zones, étages, parkings, profils, restaurants, équipements) qui manquent.
- Matricule. Les personnes se désignent par leur matricule. Un salarié que vous ne pouvez pas voir est « Introuvable », comme un matricule inconnu.
- Zones. La colonne de nature vaut « desks » (zone de bureaux) ou « landmark » (repère) ; vide, la nature en place reste, et une zone nouvelle est une zone de bureaux. La capacité d’une zone qui a des postes ne s’importe pas : elle vaut le nombre de ses postes en service. Le rapport le dit par une note sous la ligne, sans la refuser.
- Postes de travail.
- La zone et l’étage se désignent par leur nom dans le lieu ; les équipements par leur code du catalogue. Une liste d’équipements remplace celle du poste.
- Les positions sur le plan ne s’importent pas : elles se règlent dans l’éditeur de plan.
- Attribuer un poste par l’import demande aussi le droit de configurer les lieux au palier Exécuter ; sans lui, la ligne est refusée.
- Mettre un poste hors service par l’import reporte ses réservations à venir, comme à l’écran.
- Salles de réunion. L’étage et la zone repère qui place la salle sur le plan se désignent par leur nom ; les équipements par leur code du catalogue. La durée maximale s’écrit en minutes, l’horizon en jours. Ni la photo ni les réunions ne s’importent.
- Refus fréquents. Introuvable (référence ou matricule inconnu), Ambigu (un nom porté par deux objets), Valeur refusée, Existe déjà, Place réservée, En usage, Fermé ou archivé, Sans fuseau horaire, Échec.
- Refus du fichier entier. Fichier hors UTF-8, Fichier trop volumineux, Fichier illisible (colonne obligatoire absente, inconnue ou en double), En-têtes en plusieurs langues. Aucune ligne n’est alors jouée.
