Un canal est une porte d’entrée du dispositif de signalement : « Harcèlement et discrimination », « Éthique et conformité », « Santé et sécurité »… Chaque canal a ses référents, les employés qui reçoivent et traitent les dossiers qui y arrivent, et son lien dédié vers le portail. Cet article explique comment créer et modifier les canaux, les ouvrir ou les fermer, et désigner ou retirer les référents. Il s’adresse aux administrateurs du dispositif.
Avant de commencer #
- Le module Lanceurs d’alerte doit être souscrit et ouvert à ton compte.
- Les droits du catalogue, tous au palier Accès au moins, portés par défaut par le rôle Administrateur :
- Voir les canaux : ouvrir la page Canaux et la page Gestionnaires ;
- Créer un canal (web/email/hotline) : bouton Ajouter un canal ;
- Modifier un canal : modifier, activer ou désactiver un canal, changer ses référents ;
- Configurer un canal (gestionnaires) : consulter l’annuaire des employés pour en désigner de nouveaux comme référents.
- Ces droits se règlent dans Gérer les employés › Rôles des employés, pas dans le module : ils portent aussi sur d’autres parties de l’application.
- Un référent n’a besoin d’aucun droit de configuration pour traiter les dossiers de son canal : il lui faut seulement le droit Signalement pour ouvrir le module.
Pourquoi le canal est central #
Dans ce module, l’accès aux dossiers ne suit pas les rôles ordinaires. Les droits ouvrent le module ; le canal ouvre le dossier. Un employé voit les dossiers d’un canal parce qu’il en est référent, et seulement ceux-là. Un administrateur qui n’est référent d’aucun canal ne voit aucun dossier. C’est la garantie qu’un signalement n’atterrit que chez les personnes choisies pour le traiter.
Choisis donc les canaux en fonction des personnes qui doivent traiter chaque type de fait. Par exemple, un canal « Harcèlement » confié à la cellule RH, et un canal « Fraude et corruption » confié au responsable conformité et au DPO.
Lire la page Canaux #
Ouvre Paramètres › Lanceurs d’alerte › Canaux.
- Le bandeau Portail de signalement principal affiche l’adresse publique du portail, avec le bouton Copier, et la liste des Canaux actifs.
- Sous Canaux de signalement, chaque carte présente un canal : sa pastille d’état (verte s’il est actif), son nom, sa description, son nombre de signalements, ses gestionnaires avec la mention Accès, et son lien dédié avec le bouton Lien pour le copier.
- Un canal sans référent affiche « Aucun gestionnaire assigné » : ses signalements n’ont personne pour les recevoir.
Créer un canal #
- Clique sur Ajouter un canal. Le panneau Nouveau canal s’ouvre au-dessus des cartes.
- Saisis le Nom (obligatoire) et une courte Description. Le nom et la description s’affichent tels quels sur le portail public : écris-les pour la personne qui signale.
- Dans Gestionnaires assignés, cherche un employé par son nom ou son email et clique dessus pour l’ajouter. Recommence pour chaque référent.
- Clique sur Créer le canal. Le message « Canal créé » confirme.
Le lien dédié du canal est attribué à l’enregistrement : tant que le canal n’est pas créé, le panneau affiche l’adresse du portail général. Un canal créé est actif et apparaît aussitôt dans le formulaire du portail.
Modifier, activer ou désactiver un canal #
- Sur la carte du canal, clique sur l’icône d’engrenage. Le panneau Modifier le canal s’ouvre.
- Modifie le nom, la description ou les gestionnaires. La pastille Actif / Inactif du panneau ouvre ou ferme le canal.
- Clique sur Enregistrer. Le message « Canal mis à jour » confirme.
Pour ouvrir ou fermer un canal sans entrer dans le panneau, clique sur sa pastille d’état, à gauche de son nom (infobulle Désactiver ou Activer).
- Un canal inactif disparaît du formulaire du portail : plus personne ne peut y déposer. Ses dossiers restent consultables et traitables par ses référents, et leurs signalants gardent l’accès à leur dossier.
- L’écran ne propose pas de supprimer un canal : pour ne plus recevoir de signalements, désactive-le.
Désigner et retirer les référents #
La page Paramètres › Lanceurs d’alerte › Gestionnaires présente la même information par personne : chaque Employé référent, avec son email et son poste, et les Canaux dont il est référent. L’identité vient de la fiche employé et ne se modifie pas ici. Les affectations sont enregistrées dès que tu valides.
Désigner un référent #
- Clique sur Ajouter un gestionnaire. La boîte Désigner un employé référent s’ouvre.
- Dans Employé, cherche la personne par son nom ou son courriel.
- Dans Canaux dont il est référent, coche un ou plusieurs canaux.
- Clique sur Enregistrer l’affectation. Le message « Affectation enregistrée » confirme.
Pour changer les canaux d’un référent, clique sur l’icône crayon de sa ligne (Modifier ses canaux).
Retirer un référent #
- Clique sur l’icône de retrait de sa ligne. La boîte Retirer le gestionnaire rappelle les canaux dont il sera retiré et qu’il perdra l’accès à leurs dossiers. Sa fiche employé n’est pas modifiée.
- S’il n’a aucun dossier assigné, clique sur Retirer de ses canaux.
- S’il a des dossiers assignés, clique sur Choisir un remplaçant. Dans Réassigner les dossiers, choisis :
- Transférer à un employé : sélectionne le remplaçant, puis clique sur Transférer et retirer. Le remplaçant est d’abord ajouté comme référent des canaux concernés, puis les dossiers lui sont transférés ;
- Désassigner : clique sur Désassigner et retirer. Les dossiers devront être repris dans la gestion des dossiers.
Un dossier n’est jamais transféré à une personne mise en cause dans ce dossier. Si un transfert échoue, l’écran nomme les dossiers concernés et ne retire pas le référent de ses canaux : ces dossiers gardent ainsi quelqu’un qui y a accès.
Diffuser les liens #
- L’adresse du portail général est aussi affichée dans Paramètres › Lanceurs d’alerte › URL de l’organisation, champ Portail de signalement, avec le bouton Copier. Le sous-domaine est celui de ton espace Illizeo : il ne se modifie pas.
- Le lien dédié d’un canal (bouton Lien de sa carte, ou onglet Domaine & URLs de la page Organisation) ouvre le formulaire déjà positionné sur ce canal. Utilise-le quand une population doit s’adresser à un canal précis, par exemple sur une affiche d’atelier.
À savoir #
- Chaque canal devrait avoir au moins deux référents, pour que les dossiers restent traités pendant une absence et qu’un référent mis en cause puisse être remplacé.
- Quand un dossier arrive, ses référents sont prévenus dans la cloche du module et par courriel ; une personne mise en cause dans ce dossier n’est jamais prévenue.
- Le nombre de signalements d’une carte compte tous les dossiers du canal, y compris clôturés.
- Les droits du module (voir, créer, modifier les canaux) se règlent dans la matrice des rôles ; être référent, lui, se règle ici, canal par canal.
- Pour comprendre pourquoi un référent voit ou non un dossier, voir Démarrer avec les lanceurs d’alerte, section « Mon accès ».
Questions fréquentes #
Un référent ne voit pas les dossiers de son canal. Que vérifier ? #
Il doit détenir le droit Signalement pour ouvrir le module, figurer parmi les gestionnaires du canal, et ne pas être mis en cause dans le dossier. Sa page Mon accès lui montre ces trois éléments.
Puis-je supprimer un canal ? #
L’écran ne propose pas de suppression : désactive le canal. Il disparaît alors du portail, et ses dossiers restent traitables.
Puis-je désigner un référent extérieur à l’entreprise ? #
Non. Un référent est un employé de ton espace Illizeo ; son identité vient de sa fiche employé.
