Le module Demandes RH est le guichet de vos collaborateurs vers l’équipe RH. Une attestation, une question sur la paie, un duplicata, une demande de matériel : au lieu d’un e-mail qui se perd dans une boîte partagée, le collaborateur dépose une demande structurée, en suit l’avancement et échange avec la personne qui la traite. Cet article présente le module et le parcours d’une demande ; il s’adresse à tous les utilisateurs.
Avant de commencer #
- Le module Demandes RH doit être activé pour votre espace.
- Le menu Demandes RH n’apparaît qu’aux personnes dont un rôle porte le droit « Accès au module Demandes RH (espace salarié) » au palier Accès. Par défaut, il est accordé aux rôles Tous les employés, Manager, Responsable RH et Administrateur.
- Les droits de traitement et de paramétrage sont détaillés dans Paramétrer le module Demandes RH.
Ce que le module apporte #
- Un point d’entrée unique. Chaque demande a un type, un formulaire adapté et, si besoin, des pièces jointes.
- Une file de traitement partagée. L’équipe RH voit les demandes qui lui sont adressées, s’en saisit et les fait avancer jusqu’à leur résolution.
- Un fil d’échanges par demande. Les messages au collaborateur et les notes internes de l’équipe restent rattachés à la demande.
- Des délais annoncés. Chaque type de demande peut annoncer un délai de première réponse et un délai de résolution ; un rappel puis une escalade partent automatiquement s’ils sont dépassés.
- Un visa facultatif. Une demande peut être soumise à un visa, par exemple du manager, au moyen d’un circuit dans Workflows.
- Une trace complète. Notifications, e-mails, journal des utilisateurs, export et effacement des données personnelles, sauvegardes : le module suit les mêmes règles que le reste d’Illizeo.
Qui fait quoi #
| Profil | Ce qu’il fait dans le module |
|---|---|
| Collaborateur | Dépose des demandes, répond aux questions des RH, ajoute des documents, suit le statut de ses demandes. |
| Manager | Comme tout collaborateur ; il peut en outre viser des demandes lorsqu’un circuit de visa est activé. |
| Équipe RH | Traite la file : prend en charge, échange, change le statut, résout ou clôt. |
| Administrateur | Paramètre le guichet : types de demande, formulaires, destinations, délais, circuit de visa, e-mails, droits. |
Le guichet ne double pas un parcours existant #
Ce qui a déjà son propre écran dans Illizeo ne passe pas par les Demandes RH : une absence, une note de frais, une formation ou un changement de coordonnées bancaires, par exemple. Ces parcours ont leurs propres règles et validations ; le guichet sert à tout le reste. C’est pourquoi le catalogue fourni ne contient ni type « Congé » ni type « Coordonnées bancaires ».
Le parcours d’une demande #
- Dépôt. Le collaborateur choisit un type de demande, remplit le formulaire, joint éventuellement des fichiers et clique sur Déposer. La demande prend le statut « Nouvelle » et l’équipe destinataire est prévenue.
- Visa (facultatif). Si un circuit de visa est activé pour ce type ou pour ce collaborateur, l’approbateur désigné vise ou refuse la demande. Une demande refusée passe en « Close sans suite ».
- Prise en charge. Un membre de l’équipe RH clique sur Prendre : la demande passe en « Prise en charge » et le collaborateur est prévenu.
- Échanges. Le RH et le collaborateur s’écrivent dans le fil de la demande. Si le RH attend une information, il passe la demande en « En attente de votre réponse » ; dès que le collaborateur répond, elle revient en « Prise en charge ».
- Clôture. Le RH passe la demande en « Résolue » ou, si elle est devenue sans objet, en « Close sans suite ». Le collaborateur est prévenu.
Les statuts d’une demande #
Chaque demande porte un statut de traitement, visible du collaborateur comme de l’équipe RH.
| Statut | Signification | Qui le pose |
|---|---|---|
| Nouvelle | La demande vient d’être déposée ; personne ne s’en est encore saisi. | Automatique au dépôt |
| Prise en charge | Un membre de l’équipe RH traite la demande. | Le RH, en cliquant sur « Prendre » ou en choisissant ce statut ; automatique quand le collaborateur répond à une demande en attente |
| En attente de votre réponse | Le RH attend une information ou un document du collaborateur. | Le RH |
| Résolue | La demande est traitée. | Le RH |
| Close sans suite | La demande est devenue sans objet, ou a été refusée par le circuit de visa. | Le RH ou le circuit de visa |
Les trois premiers statuts sont dits « en cours » : c’est ce que retient le filtre En cours de la page Mes demandes.
À savoir #
- Un collaborateur ne voit jamais que ses propres demandes. Même un membre de l’équipe RH ne voit, dans Mes demandes, que celles qu’il a lui-même déposées.
- Le statut de traitement et le visa sont deux choses distinctes : pendant le visa, la demande reste au statut « Nouvelle ».
- Une demande résolue ou close ne reçoit plus de messages ni de pièces jointes. Pour un nouveau besoin, le collaborateur dépose une nouvelle demande ; l’équipe RH peut aussi remettre la demande à un statut en cours.
- Une demande déposée ne peut pas être supprimée depuis l’application : elle reste dans l’historique du guichet.
