Les indemnités sont des montants calculés à partir des présences (repas, déplacement, nuit, astreinte…). Les astreintes organisent, par roulement, qui est disponible en dehors des heures de travail. Cet article explique comment paramétrer les deux et où les collaborateurs les retrouvent.
Avant de commencer #
- Indemnités : « Voir les indemnités (astreinte, nuit, OT) » (Accès) pour consulter ; Administrateur, Responsable RH, Gestionnaire Paie et Auditeur l’ont par défaut. « Créer / Modifier / Supprimer une indemnité » (Exécuter) pour paramétrer ; Administrateur par défaut.
- Astreintes : « Astreinte — Générer / Assigner / Supprimer des slots » ; Accès pour consulter, Exécuter pour créer et générer ; Administrateur par défaut.
- Les indemnités suivent le module Présences ; les astreintes s’affichent avec le module Présences ou le module Planification, sans dépendre des shifts.
Paramétrer une indemnité #
- Ouvrez Paramètres › Gestion du temps › Indemnités et cliquez sur Nouvelle indemnité.
- Dans « Ajouter une indemnité », choisissez un modèle (repas et subsistance, déplacement et transport, télétravail, nuit et heures supplémentaires, disponibilité, conditions de travail, primes propres à un pays) ou Personnaliser.
- Réglez le Type : forfait, par heure ou pourcentage (calculé sur le taux horaire du collaborateur), et le Montant.
- Choisissez les Déclencheurs et la Logique de combinaison (ET : la plus petite quantité ; OU : la somme).
- Complétez les Conditions d’attribution (exclure le télétravail, les jours d’absence, les demi-journées ; heures minimales travaillées par jour), les Plafonds par jour et par mois, la répartition employeur / salarié, « Soumis à imposition » et les notes.
- Contrôlez le résultat avec la Simulation mensuelle, puis cliquez sur Enregistrer.
Le calcul suit cet ordre : quantité selon les déclencheurs, conditions d’attribution, montant selon le type, plafond journalier, arrondi, plafond mensuel, puis répartition employeur / salarié (la somme des deux parts ne dépasse pas 100 %). Un mois figé n’est plus recalculé.
Désactiver ou supprimer #
L’interrupteur Actif enregistre immédiatement, avec les modifications en cours. Pour garder l’historique, préférez Désactiver, proposé dans la fenêtre « Supprimer l’indemnité ».
Les indemnités dans la feuille de présence #
L’onglet Indemnités de la feuille de présence affiche les « Indemnités calculées » du mois : total brut, part employeur, part salarié, puis une carte par indemnité (« Imposable » ou « Exonéré »). Les « Déclencheurs du mois » rappellent les quantités calculées depuis le pointage : jours travaillés, nuits, astreintes, heures supplémentaires, jours de week-end, postes.
Organiser les astreintes #
Régler les règles d’astreinte #
Dans Paramètres › Gestion du temps › Règles d’entreprise › Astreintes, choisissez :
- la Méthode de rotation : Tournante, Pondérée ou Manuelle (la génération automatique est alors fermée) ;
- l’Équité : plafond par personne et par mois, repos minimal entre deux séries ;
- la Gestion des conflits : exclure les absences approuvées (par défaut), exclure les fériés de la personne, signaler les chevauchements (par défaut) ;
- les Notifications : le rappel avant l’astreinte (la veille par défaut, jusqu’à 14 jours).
Créer un planning d’astreinte #
- Ouvrez Paramètres › Gestion du temps › Astreintes et cliquez sur Ajouter un planning.
- Renseignez le Nom, le Cycle de rotation (Hebdomadaire, Bi-hebdomadaire, Mensuel), la Couverture (7j/7, Lun–Ven, Sam–Dim), les jours, l’heure de début et de fin et la couleur.
- Composez l’Équipe d’astreinte et réglez la rotation (base, jours consécutifs maximum, sens, premier membre).
- Dans la configuration des membres, donnez un poids à chacun ou excluez des dates.
- Enregistrez, puis choisissez une durée (4 à 24 semaines) et cliquez sur Auto-générer.
La génération ne touche pas aux jours passés ; elle recrée les créneaux automatiques de la période et conserve les remplacements manuels. Un membre indisponible (absence, date exclue, férié, plafond atteint, repos insuffisant) est remplacé par le suivant ; si personne n’est disponible, le créneau est marqué en conflit. Cliquez sur un créneau pour le modifier ou faire un Remplacement manuel.
Côté collaborateur #
Le bandeau « Prochaines astreintes » s’affiche au-dessus de la feuille de présence, et une pastille marque les jours concernés. Le collaborateur est prévenu dans l’application et par e-mail des créneaux nouveaux ou modifiés, puis par un rappel avant l’astreinte (envoyé chaque jour à 8 h). Les astreintes alimentent le compteur « Astreintes » et les indemnités qui les utilisent.
À savoir #
- Les montants des indemnités s’affichent en euros (€), quelle que soit la devise de l’entreprise.
- Les champs « Saisie manuelle mensuelle » de l’onglet Indemnités (jours de garde, de remplacement, de télétravail, fériés, froid ou chaleur, pénibilité) ne sont pas enregistrés et ne changent pas les montants. Les indemnités qui reposent sur la garde, le remplacement, le froid ou la pénibilité ne versent donc rien pour l’instant.
- Changer d’indemnité dans la liste abandonne sans avertissement les modifications non enregistrées.
- Avec les rôles livrés, ni les managers ni les employés ne voient l’onglet Indemnités.
- Avec la méthode de rotation « Manuelle », Auto-générer échoue avec le message « Échec de la génération » : affectez les créneaux à la main.
- Certains motifs de conflit d’astreinte s’affichent en anglais (« Unavailable »).
