Cet article s’adresse aux administrateurs qui organisent les périodes d’évaluation. Un cycle est la période sur laquelle portent objectifs, entretiens et évaluations ; il devient une campagne dès qu’on lui ajoute des étapes (auto-évaluation, revue du manager…). Vous y verrez comment créer un cycle, régler la campagne, définir ses étapes et ses participants, puis la reconduire d’une période à l’autre. Le lancement et le suivi sont décrits dans Lancer, suivre et clôturer une campagne.
Avant de commencer #
- Le module Performance doit être installé pour votre espace.
- Voir la configuration d’un cycle et ses onglets Étapes et Participants : « Cycles d’évaluation (étapes, population) », palier Accès. Créer, configurer, dupliquer, clôturer et supprimer un cycle : palier Exécuter. Par défaut, seul le rôle administrateur détient ce droit.
- Les droits se règlent dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés, rubrique PERFORMANCE.
- Préparez au moins un modèle de formulaire actif : voir Concevoir les formulaires d’évaluation.
La liste des cycles #
Ouvrez Paramètres › Performance › Cycles d’évaluation. Les cycles sont regroupés par année. Chaque ligne montre le nom, le statut, la périodicité, l’identifiant technique (par exemple 2026-Q3), les dates de début et de fin et le nombre d’éléments rattachés (objectifs, évaluations, réunions et commentaires).
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Le cycle se prépare : il n’apparaît nulle part ailleurs et ne capte rien. |
| En cours | La période est ouverte : objectifs, réunions et évaluations peuvent s’y rattacher. |
| Période terminée — à clôturer | Le cycle est encore en cours alors que sa date de fin est passée. |
| Clôturé | Le contenu du cycle est figé. |
Sans aucun cycle, chaque écran du module affiche l’ensemble de l’historique.
Créer un cycle #
- Cliquez sur Nouveau cycle.
- Choisissez la Périodicité : Annuel, Semestriel, Trimestriel (proposé par défaut) ou Mensuel.
- Choisissez l’Année puis la Période (sauf pour un cycle annuel).
- Les champs Début et Fin reprennent les bornes de la période. Décalez-les si votre exercice ne suit pas l’année civile ; l’écran rappelle alors les bornes d’origine.
- Saisissez au besoin un Nom affiché ; un nom est suggéré. L’identifiant technique indiqué sous le champ ne changera plus.
- Cliquez sur Créer. Le cycle naît au statut Brouillon.
Une période ne porte qu’un cycle : si elle est déjà couverte, l’écran affiche « Un cycle couvre déjà cette période. » et le bouton reste grisé.
Régler la campagne #
Cliquez sur le chevron d’un cycle (« Voir les étapes et participants ») pour le déplier. Quatre blocs de réglage apparaissent, suivis des onglets Étapes, Participants et Suivi.
Période couverte #
Les dates de Début et de Fin du cycle restent modifiables tant qu’il n’est pas clôturé. Cliquez sur Enregistrer après les avoir changées.
Validation du dossier de fin de cycle #
Ce réglage décide comment le dossier de chaque salarié est validé en fin de cycle (voir Le dossier de fin de cycle : valider et signer) :
- Validation en ligne (par défaut) : le salarié et l’entreprise valident dans Illizeo. L’acceptation est horodatée et tracée ; ce n’est pas une signature électronique qualifiée.
- Signature électronique : le dossier figé part en signature chez le prestataire de signature électronique connecté à votre espace (DocuSign, à défaut UgoSign). Sans prestataire connecté, l’envoi du dossier est refusé.
- Aucune signature : le cycle ne fait rien valider. C’est le seul mode qui permet de garder une étape invisible de l’employé.
Unité de l’entretien #
Pour les salariés qui ont plusieurs contrats : Un entretien par personne (par défaut) produit un seul dossier par salarié ; Un entretien par contrat produit un dossier par contrat, chacun évalué par le manager de ce contrat. Ce choix ne se modifie qu’en brouillon : une fois la population constituée, il est figé.
Formulaire d’évaluation #
Choisissez le formulaire utilisé par les étapes qui n’ont pas le leur, ou « Aucun — chaque étape porte le sien ». Seuls les modèles actifs sont proposés. Le choix est figé dès que des étapes ont produit des évaluations avec ce formulaire.
Définir les étapes #
Dans l’onglet Étapes (« Étapes de la campagne »), cliquez sur Ajouter une étape. Un cycle sans étape n’est qu’une période ; une campagne type enchaîne une auto-évaluation puis une revue du manager.
| Qui évalue | Ce que fait l’étape |
|---|---|
| Auto-évaluation | L’employé s’évalue lui-même. |
| Revue du manager | Le responsable évalue son collaborateur. |
| Revue des pairs | Des collègues désignés donnent leur retour. |
| Revue ascendante | L’employé évalue son responsable : c’est le responsable qui est la personne évaluée. |
Complétez ensuite la fenêtre :
- Intitulé (obligatoire), par exemple « Auto-évaluation T3 ».
- Formulaire : celui du cycle, ou un formulaire propre à l’étape. On ne pose pas forcément les mêmes questions à l’employé et à son manager.
- Début et Fin (obligatoires). Une échéance dépassée signale un retard sans verrouiller la saisie : seule la clôture du cycle fige le contenu.
- Attendre la soumission de : « Aucune — démarre à sa date », ou une autre étape. C’est ainsi qu’on obtient « l’employé d’abord, le manager ensuite » : la revue du manager ne s’ouvre, pour chaque salarié, qu’une fois son auto-évaluation soumise.
- Si l’étape attend une autre étape, Le contributeur voit l’étape précédente : Dès l’ouverture, Après avoir soumis, ou Jamais.
- Le sujet voit la revue le concernant : À la finalisation (par défaut), À la demande de signature, ou Jamais (proposé seulement en mode « Aucune signature »). Les questions privées restent masquées dans tous les cas.
- Cliquez sur Ajouter.
Chaque ligne de la liste indique le type, le statut de l’étape (À venir, En cours, Échue), ses dates, son formulaire et sa dépendance. Une alerte signale une étape sans formulaire, qui ne produirait aucune évaluation. Les icônes Monter, Descendre, Modifier et Supprimer gèrent la liste.
Revue des pairs #
Pour une étape « Revue des pairs », le bloc Désignation des pairs s’ajoute à la fenêtre :
- Qui désigne les pairs : « La personne évaluée propose » (par défaut), « Le manager désigne » ou « Les RH désignent ». Les propositions et désignations se font dans l’onglet À remplir de l’espace Performance de chacun ; en mode « Les RH désignent », les managers n’interviennent pas.
- Pairs minimum (1 par défaut) et Pairs maximum (5 par défaut, 20 au plus).
- Si la personne propose : Le manager valide les pairs proposés (coché par défaut).
Sans pair désigné, aucune revue des pairs n’est créée pour le salarié, et une étape qui attend la revue des pairs reste en attente pour lui.
Choisir les participants #
Dans l’onglet Participants :
- Inclure : départements, sites, équipes, sous-sociétés, type de contrat (salariés ou personnel externe) et, selon votre référentiel, groupes d’employés. Aucun critère vaut toute l’entreprise ; plusieurs valeurs d’un même critère se cumulent ; deux critères différents se combinent.
- Exclure : avec Embauchés après le, les personnes arrivées après la date choisie (une date d’embauche inconnue n’exclut pas) ; avec la case Exclure les employés en période d’essai, les employés encore en essai (sans date de fin d’essai renseignée, l’employé n’est pas exclu).
Un compteur indique en direct le nombre d’employés visés. Cliquez sur Enregistrer les règles. Le bloc « Participants du cycle » liste les personnes enregistrées ; Resynchroniser ajoute les entrants et retire ceux qui ne portent aucune donnée. Avant le lancement, ce n’est pas nécessaire : le lancement enregistre la population à partir des règles. Seuls les employés actifs sont retenus, et la population est limitée au périmètre de votre rôle.
Dupliquer un cycle #
L’icône « Dupliquer vers une autre période » reconduit un cycle, même clôturé. Choisissez l’année et la période (la suivante est proposée), un nom au besoin, puis cliquez sur Dupliquer. Sont copiés les étapes avec leurs écarts de dates, leurs règles de visibilité, leur enchaînement et les règles de population. Ne sont copiés ni évaluation, ni participant, ni signature : la copie démarre vide, en brouillon.
Le mode de validation du dossier et l’unité de l’entretien ne sont pas recopiés : la copie revient à « Validation en ligne » et « Un entretien par personne ». Revoyez ces deux réglages après chaque duplication.
Supprimer un cycle #
La corbeille n’apparaît que sur un cycle sans aucun élément rattaché. Le cycle disparaît avec ses étapes et ses règles de participation ; l’action ne peut pas être annulée depuis l’écran. Un cycle qui porte des données se clôture au lieu d’être supprimé.
À savoir #
- Le type d’une étape ne se modifie pas : supprimez l’étape et recréez-la. Son formulaire se fige dès qu’elle a produit des évaluations, et une étape qui a produit des évaluations ne peut plus être supprimée.
- Supprimer une étape dont d’autres dépendent fait démarrer celles-ci à leur propre date.
- Tant qu’une étape est réglée sur « Jamais » pour la personne évaluée, le cycle ne peut pas passer à un mode de validation avec signature.
- Les RH qui lancent et suivent les campagnes voient la liste des cycles et l’onglet Suivi, mais ni les blocs de réglage ni les onglets Étapes et Participants. Comme toute page des Paramètres, l’écran exige aussi le droit « Accès aux Paramètres », réservé par défaut à l’administrateur.
- Un cycle clôturé fige ses étapes et sa population.
