Vos employés peuvent indiquer quand ils ne sont pas disponibles et, si vous l’autorisez, quand ils préfèrent travailler. Le planificateur en tient compte en construisant le planning. Cet article explique comment déclarer une disponibilité et ce qu’elle change ; il s’adresse aux employés comme aux personnes qui planifient.
Avant de commencer #
- Les disponibilités doivent être activées dans les paramètres du module, par une personne qui a le droit « Réglages du module Planning ».
- L’employé déclare ses disponibilités dans « Mon planning » : il lui faut le droit « Accès au module Planning ».
Activer les disponibilités #
Les disponibilités se règlent dans Paramètres › Général.
- Activez « Activer les disponibilités ».
- Choisissez le mode :
- « Les utilisateurs marquent leurs indisponibilités » : les jours non marqués signifient que l’employé est disponible ;
- « Indisponibilités et préférences de travail » : l’employé peut aussi indiquer quand il préfère travailler. Les jours non marqués signifient qu’il est disponible, sans préférence.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Le gel des disponibilités se règle dans Paramètres › Limitations (voir plus bas).
Déclarer une disponibilité #
Dans « Mon planning », la section « Mes disponibilités » montre les déclarations de la semaine.
- Cliquez sur « Ajouter une indisponibilité ». Si les préférences sont actives, le bouton devient « Ajouter une indisponibilité ou une préférence ».
- Si les préférences sont actives, choisissez le type : « Indisponible » ou « Je préfère travailler ». Sinon, la déclaration est une indisponibilité.
- Choisissez la durée : « Journée entière » ou « Plage horaire », avec un début et une fin.
- Choisissez la répétition :
- « Une fois », pour une date ;
- « Chaque semaine », avec les jours de la semaine et une date de fin. Une déclaration hebdomadaire ne dépasse pas un an.
- Ajoutez si besoin un motif, par exemple « rendez-vous médical » ou « cours du soir ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Une déclaration se change avec « Modifier » et se retire avec « Supprimer ».
Ce qui est refusé #
Un employé ne peut pas se déclarer indisponible sur un créneau où il a déjà un shift publié ou confirmé. Le serveur refuse la déclaration, avec un message. Les shifts en brouillon ne bloquent pas : l’employé n’en a pas encore connaissance.
Pour changer un shift publié, l’employé peut le refuser, le céder ou l’échanger, selon vos réglages : Shifts ouverts et remplacements.
Le gel des disponibilités #
Le gel empêche les changements de dernière minute. Par défaut, il est actif et vaut 7 jours : un employé ne peut ni ajouter, ni modifier, ni supprimer une disponibilité dont une date tombe dans les 7 jours qui viennent. Le délai se compte dans le fuseau horaire du planning.
Pour une déclaration hebdomadaire :
- les dates déjà gelées restent telles quelles ;
- une modification s’applique aux dates suivantes ;
- une suppression retire toutes les dates, sauf celles déjà gelées.
Le gel se règle dans Paramètres › Limitations, à la ligne « Gel des disponibilités ». Vous pouvez le désactiver ou changer le nombre de jours.
Ce que voit le planificateur #
Dans la grille, les indisponibilités apparaissent sur les jours concernés, avec leur motif. Les préférences y figurent aussi quand le mode les active.
Un shift posé sur une indisponibilité est signalé comme conflit « Indisponibilité ». Comme pour tous les conflits, le planificateur est averti mais jamais bloqué : il peut toujours assigner le shift. Le conflit apparaît dans la section « Conflits » (Créer et publier un planning).
Le planificateur peut aussi être prévenu à chaque déclaration. Les événements « Un employé a marqué une indisponibilité » et « Un employé préfère travailler » se règlent dans Paramètres › Notifications. L’avis va aux personnes qui peuvent planifier l’employé.
Ce que cela change pour l’employé #
Une indisponibilité protège le créneau déclaré :
- l’employé ne peut pas réclamer une offre sur ce créneau ;
- il ne peut pas accepter ni recevoir un remplacement sur ce créneau.
Le motif affiché est : « Vous vous êtes déclaré indisponible sur ce créneau. »
Une préférence est indicative. Elle est montrée au planificateur. Elle donne aussi la priorité à l’employé lors de l’auto-assignation des shifts ouverts : à règles égales, celui qui préfère travailler sur le créneau passe en premier.
Sur le téléphone et par l’API #
La section « Mes disponibilités » s’utilise aussi depuis le navigateur du téléphone, avec les mêmes gestes.
Les disponibilités déclarées se lisent par l’API publique, avec la portée de lecture : API publique et webhooks de la Planification.
En résumé #
- Indisponibilité : bloque l’employé (offres, remplacements), avertit le planificateur.
- Préférence : indicative, prioritaire à l’auto-assignation.
- Gel : aucun changement à moins de N jours (7 par défaut).
- Shift publié : empêche de se déclarer indisponible sur son créneau.
À savoir #
- Une disponibilité n’est pas une demande d’absence. Elle se déclare sans approbation, sans effet sur la paie ni sur les absences. Pour un jour de congé, passez par les Absences.
- Une disponibilité vaut pour la personne, donc pour tous ses contrats.
