Les processus RH sont des workflows de la catégorie Processus RH qui enchaînent, autour d’un salarié, des attentes, des documents générés, des signatures, des validations et des notifications : fin d’emploi, contrat d’embauche, fin de période d’essai, avenant, renouvellement de permis… Cet article s’adresse aux RH et aux administrateurs qui les préparent, les lancent et les suivent.
Avant de commencer #
| Droit (matrice des rôles) | Ce qu’il permet | Par défaut |
|---|---|---|
| Processus RH — lancer un processus sur un salarié | Accès : voir les processus d’un salarié sur sa fiche ; Exécuter : lancer un processus et l’annuler | Exécuter : Administrateur, Responsable RH |
| Approbations — Processus RH | Accès : voir les étapes d’approbation des processus et, avec « Approuver une demande », en décider | Administrateur, Responsable RH |
| Créer un workflow d’approbation, Modifier un workflow, Définir les approbateurs / niveaux | Exécuter : préparer et activer les processus (voir Créer et modifier un workflow) | Administrateur |
Les signatures électroniques passent par le prestataire de votre espace (DocuSign ou Adobe Sign), ou par la validation interne d’Illizeo.
Les processus livrés #
Ouvrez Paramètres › Gérer les employés › Workflows, onglet Workflows, catégorie Processus RH. Illizeo y fournit des processus inactifs, à relire, adapter et activer :
| Processus | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Contrat d’embauche | À l’embauche, le contrat (CDD ou CDI) est préparé, puis signé par la personne que vous nommez pour l’entreprise, puis par le salarié. Rien pour un externe. |
| Préparer l’arrivée | Sept jours avant le premier jour de travail, le responsable et les RH sont prévenus. |
| Fin de période d’essai | Quatorze jours avant la fin de l’essai, confirmation de l’engagement signée par le responsable direct puis par le salarié. |
| Avenant au changement de poste | Le jour où le poste change, l’avenant est préparé puis signé par le responsable direct et par le salarié. |
| Nouveau responsable prévenu | Le jour où le responsable direct change, le nouveau responsable et les RH sont prévenus. |
| Suivi de l’arrêt long | À trente jours d’arrêt maladie, les RH et le responsable sont prévenus ; rappel aux RH trente jours plus tard si l’arrêt dure. |
| Renouvellement du permis de travail | Quatre-vingt-dix jours avant l’expiration, le salarié et les RH sont prévenus ; à l’expiration, alerte des RH si le permis n’a pas été renouvelé. |
| Restitution de l’équipement | Sept jours avant la date de sortie, le responsable et les RH reçoivent la liste du matériel encore détenu. |
| Fin d’emploi | À la saisie d’une fin d’emploi : lettre de licenciement (Suisse) ou acceptation de la démission, signatures, puis certificat de travail cinq jours avant la fin. |
| Licenciement — France | Lancé à la main : convocation à l’entretien préalable, décision des RH après l’entretien, puis lettre de licenciement signée par l’entreprise et remise hors outil. |
Les déclencheurs #
- Fin d’emploi enregistrée, Embauche enregistrée et les changements du contrat (Changement de poste, Changement de responsable direct, de lieu, de temps de travail, de type de contrat, d’équipe ou de département) démarrent le processus à l’événement, ou à la date d’effet du changement.
- Les déclencheurs datés partent un nombre de jours avant l’échéance, réglé dans Jours avant l’échéance : fin de période d’essai (14 jours par défaut), fin prévue d’un CDD (30), départ du salarié (7), expiration du permis de travail (90), absence imminente (7), arrivée du salarié (7). Illizeo les vérifie chaque matin, un processus par contrat.
- Les déclencheurs à seuil partent après un nombre de jours, réglé dans Seuil (jours) : arrêt maladie de longue durée et congé prolongé (30 jours par défaut).
- Lancement manuel depuis la fiche : le processus ne démarre que lorsqu’un RH le lance sur un salarié.
Les étapes propres aux processus #
- Attente : Attendre Un délai (en heures ou en jours), Une date du dossier (fin d’emploi, date de sortie, fin de période d’essai, expiration du permis…, avec un Décalage (jours)) ou Un événement (la signature ou le document du processus, avec Expire après (jours)).
- Document : un Modèle du catalogue (lettre de licenciement, certificat de travail, avenant, contrat…), dont le pays et la langue suivent le contrat et le salarié. Les Destinataires complètent les informations que le dossier ne porte pas ; ce sont seulement des personnes qui voient les documents du salarié, jamais le salarié.
- Signature : le Prestataire, les signataires dans l’ordre (la personne qui a déclenché le processus, le responsable direct, d’autres signataires de l’entreprise, puis le salarié en dernier), Expire après (jours) et les Personnes informées une fois tout signé. Les flèches qui en partent se nomment Signé, Refusé, Expiré, Échec ou Annulé.
Les étapes Approbation, Condition, Notification et Fin s’utilisent comme dans tout workflow.
Lancer un processus à la main #
- Ouvrez la fiche du salarié, puis Plus d’actions › Lancer un processus.
- Choisissez le Processus et, si besoin, le Contrat concerné.
- Cliquez sur Lancer.
Seuls les processus actifs au déclencheur Lancement manuel depuis la fiche sont proposés. On ne lance jamais un processus sur soi-même.
Suivre un processus #
- Sur la fiche du salarié, le bloc Processus RH en cours montre chaque processus, son étape, son état (En cours, En attente jusqu’à une date, Terminé, Annulé, Arrêté) et les processus clos ces 90 derniers jours.
- Annuler le processus l’arrête là où il en est. Une demande de signature déjà partie reste chez son prestataire : retirez-la depuis les signatures s’il le faut.
- Quand un document attend des informations, ses destinataires reçoivent une notification et un e-mail qui mènent à la page Document du processus : ils complètent les champs À compléter, le document est généré et le processus reprend. La page permet aussi de Télécharger le PDF, de Relancer la génération en cas d’échec et de Renvoyer en signature quand la demande n’a pas pu partir (quota, prestataire).
- Quand une signature n’aboutit pas, les RH sont prévenus.
À savoir #
- Un document envoyé en signature entre au dossier du salarié dès l’envoi ; un document signé par l’entreprise seule n’y entre qu’une fois signé.
- Le processus Contrat d’embauche ne s’active pas tant que la personne qui signe pour l’entreprise n’est pas nommée sur l’étape Signature.
- Une étape Attente n’est ni relancée ni tranchée automatiquement, quelle que soit sa durée.
- La validation interne d’Illizeo ne consomme pas le quota de signatures électroniques.
Questions fréquentes #
Le message « Aucun processus ne se lance à la main » s’affiche. #
Aucun processus actif ne porte le déclencheur Lancement manuel depuis la fiche. Activez-en un, par exemple « Licenciement — France », dans la catégorie Processus RH.
Je ne vois pas Lancer un processus dans Plus d’actions. #
Votre rôle ne porte pas « Processus RH — lancer un processus sur un salarié » au palier Exécuter, ou vous êtes sur votre propre fiche.
