Vos équipes alternent bureau et télétravail, mais personne ne sait qui vient quand, les mêmes postes sont pris d’assaut le mardi et vides le vendredi. Le module Flex Office d’Illizeo réunit la réservation de postes sur plan d’étage, les règles de présence par profil, la validation manager et le pilotage de l’occupation — dans un seul outil relié à vos collaborateurs.
Postes & salles · Zones dessinées sur plan · Import de plans PDF · Types bureau / télétravail / autre · Profils de règles · Jours de présence requis · Plafond de télétravail · File d’approbations · Taux d’occupation · Export CSV · Multi-sites · Bilingue FR/EN
Sans outil dédié, la réservation se fait sur un tableur partagé ou par message. Les collaborateurs ne voient pas les places restantes, les managers valident au coup par coup, et les règles de présence — jours requis au bureau, plafond de télétravail — ne sont appliquées nulle part. Résultat : des postes surbookés, des étages sous-utilisés, et aucune donnée pour décider.
Impossible de savoir combien de postes restent libres un jour donné, ni qui sera présent. Les équipes arrivent sans certitude d’avoir une place, et les responsables pilotent à l’aveugle.
Un Excel partagé ou un fil de messages : deux personnes réservent le même poste, les modifications se perdent, et rien ne relie la réservation au plan réel des bureaux.
La politique hybride existe sur le papier — X jours au bureau, plafond de télétravail — mais rien ne la fait respecter. Les dépassements passent inaperçus, les exceptions ne sont ni tracées ni validées.
Le collaborateur réserve son poste sur le plan de l’étage. Le module vérifie ses droits selon son profil (jours requis, plafond de télétravail). Le manager valide les demandes en attente. Les responsables suivent le taux d’occupation et exportent les données.
Chaque bureau se décrit avec ses étages, ses zones, sa capacité et ses règles d’accès. Le collaborateur réserve dans un espace qui reflète la réalité des locaux.
Bureaux nominatifs ou partagés, réservables à la journée ou à la demi-journée.
Salles de réunion, espaces focus, zones collaboratives — chacun avec sa capacité.
Un bureau peut compter plusieurs étages, chacun avec son propre plan et ses zones.
Découpez chaque étage en zones (équipes, focus, libre) dessinées sur le plan réel.
Téléversez le plan d’architecte en PDF ou image : il devient la carte de réservation.
Fixez le nombre de places, autorisez ou non le surbooking, rendez l’espace visible aux employés.
Le collaborateur demande, le module contrôle les règles, le manager valide, la place est confirmée — et l’occupation alimente le tableau de bord.
Les demandes urgentes remontent en tête de la file d’approbation. Une réservation télétravail au-delà du plafond défini dans le profil est bloquée avant confirmation.
Réserver simplement, encadrer par des règles, piloter avec des données — les trois faces d’une politique hybride qui fonctionne.
Le collaborateur voit le plan de l’étage, les zones et les places disponibles. Il réserve un poste ou une salle en quelques clics, à la journée ou à la demi-journée, sur la semaine à venir.
Des profils de règles définissent, par groupe d’employés, les jours de présence requis, les bureaux autorisés et le plafond de jours en télétravail. Le module applique ces règles au moment de la réservation.
Le tableau de bord agrège la présence par employé et par bureau, sur la période choisie. Les responsables exportent les données détaillées, les statistiques d’usage et les demandes refusées.
Un scénario réel : réservation sur plan, contrôle du quota de télétravail, validation manager, et pilotage côté office manager.
Le profil de Karim impose 3 jours de présence par semaine et plafonne le télétravail à 2 jours. Il réserve lundi, mardi et jeudi un poste dans la zone Produit sur le plan de l’étage 2. Pour vendredi, il demande un jour de télétravail : le module vérifie son quota, puis envoie la demande à sa manager, qui valide.
La partie visuelle du module repose sur un canevas interactif : on dessine, on clique, on réaffecte, directement sur le plan des locaux.
Les zones sont enregistrées en pourcentage des dimensions du plan (0 à 1). Le rendu reste juste quel que soit l’écran, du grand moniteur au mobile, sans déformation ni décalage.
On délimite une zone en dessinant un polygone à même le plan, puis on la sélectionne d’un clic. La création et la sélection cohabitent dans le même canevas, sans outil externe.
Le plan d’architecte au format PDF est converti et affiché comme fond de carte. Les images sont également prises en charge, avec un chargement optimisé pour passer d’un étage à l’autre sans à-coups.
Le plan s’intègre au calendrier de réservation : une place choisie sur le plan devient un événement correctement nommé (ex. « Paris — Étage 2 »), consultable et modifiable côté planning.
Un flex office outillé, c’est des collaborateurs qui trouvent leur place et des responsables qui arbitrent sur des chiffres, pas des impressions.
Inclus dans les plans Enterprise. Add-on facturé à l’entité pour les autres plans.
Réservation sur plan d’étage + profils de règles + validation manager + tableau de bord et export — relié à vos collaborateurs Illizeo.
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