Un groupe rassemble des employés, nommément ou par rôle, pour les désigner d’un coup ailleurs dans Illizeo : comme approbateurs d’un workflow, comme public d’une annonce, comme participants d’un cycle d’évaluation… Un groupe ne donne aucun droit. Cet article explique comment créer, composer et supprimer un groupe. Il s’adresse aux administrateurs de l’espace.
Avant de commencer #
- Les groupes se gèrent dans Paramètres › Gérer les employés › Groupes.
- Il faut « Accès aux Paramètres » et le droit « Groupes (employés/rôles) — Créer/Modifier/Supprimer/Membres » de la rubrique Rôles et permissions : palier Accès pour consulter les groupes, Exécuter pour les créer, les modifier et les supprimer. Par défaut, seul le rôle Administrateur le détient.
Groupe ou rôle #
L’écran le rappelle : « Regroupez des employés, nommément ou par rôle, pour les désigner d’un coup comme approbateurs ou destinataires dans les circuits de validation. Un groupe ne donne aucun droit : les rôles s’attribuent dans Rôles et permissions. »
- Un rôle donne des permissions sur une population (voir Comprendre les rôles et les permissions).
- Un groupe n’est qu’une liste de personnes, réutilisable. Ajouter quelqu’un à un groupe ne lui ouvre aucun écran.
Où servent les groupes #
Un groupe se choisit notamment :
- comme approbateur d’une étape de workflow, avec le type d’approbateur Membre d’un groupe (voir Flux & approbations) ;
- dans les Groupes cibles d’une annonce et le public d’un document d’entreprise ;
- parmi les participants d’un cycle d’évaluation de la performance ;
- comme population visée par une règle d’entreprise ;
- comme responsable d’une tâche dans un modèle d’onboarding, et pour borner l’affichage d’une action rapide du tableau de bord.
Créer un groupe #
- Cliquez sur + Créer un groupe.
- Dans le formulaire Nouveau groupe, saisissez le Nom du groupe. Deux groupes ne peuvent pas porter le même nom.
- Dans Membres, sélectionnez les employés du groupe.
- Cliquez sur Créer. Le message « Groupe créé avec succès » confirme la création.
Chaque groupe apparaît ensuite sous forme de carte, avec son nombre de membres et leurs noms.
Modifier ou supprimer un groupe #
- Modifier ouvre le nom et les membres du groupe sur sa carte. Changez-les, puis cliquez sur Enregistrer.
- Supprimer demande confirmation : « Les N membres ne seront pas supprimés, seulement le regroupement. » Cliquez sur Supprimer pour confirmer.
Un groupe supprimé ne désigne plus personne. Avant de le supprimer, vérifiez qu’aucun workflow, aucune annonce ni aucun autre réglage ne l’utilise encore.
Composer un groupe par rôle #
Un groupe peut aussi réunir les membres d’un ou de plusieurs rôles, par exemple tous les responsables RH. Cette composition se fait depuis la page du groupe.
- Sur la page des groupes, le menu latéral des Paramètres liste les groupes sous Groupes. Cliquez sur le nom du groupe.
- Sur sa page, ouvrez l’onglet Rôles. La colonne Disponible liste les rôles à ajouter, la colonne Attribué ceux du groupe. Cliquez sur un rôle pour le faire passer d’une colonne à l’autre, ou utilisez Ajouter tous les rôles et Tout supprimer. Le champ Filtre réduit chaque liste.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
L’onglet Employés de la même page fonctionne de la même façon pour les personnes nommées, avec Ajouter tous les employés.
À savoir #
- Un groupe se compose soit par rôles, soit par personnes nommées. L’onglet depuis lequel vous enregistrez décide : enregistrer depuis l’onglet Employés retire les rôles du groupe, enregistrer depuis l’onglet Rôles remplace la liste des personnes. Le bouton Modifier de la liste enregistre lui aussi par personnes nommées : il retire les rôles d’un groupe composé par rôle.
- Composé par rôle, le groupe réunit les membres individuels actifs des rôles choisis. Une personne ajoutée ensuite à l’un de ces rôles entre dans le groupe ; une personne retirée d’un rôle n’en sort qu’au prochain enregistrement de l’onglet Rôles. Les membres automatiques ou dynamiques d’un rôle n’en font pas partie.
- Supprimer un rôle le retire des groupes qui le contenaient.
Questions fréquentes #
Mon groupe a perdu ses rôles. #
Il a été enregistré depuis l’onglet Employés de sa page ou par le bouton Modifier de la liste. Rouvrez sa page, choisissez de nouveau ses rôles dans l’onglet Rôles, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.
Un groupe peut-il servir à donner des droits ? #
Non. Pour donner des droits à un ensemble de personnes, utilisez les membres dynamiques ou automatiques d’un rôle (voir Attribuer un rôle aux employés).
