La page Paramètres Flex Office est le point de départ de la configuration du module : profils de présence, réglages généraux, lieux, visiteurs, imports et catalogue d’équipements.
Avant de commencer #
- La page s’ouvre avec l’accès au module Flex Office et le droit d’au moins une de ses tuiles, depuis Réglages › Flex Office.
- Chaque tuile n’existe que si vous avez le droit de son écran. Sans ce droit, la tuile n’est pas affichée.
- La tuile Imports n’apparaît que si vous pouvez importer au moins un type d’objet, c’est-à-dire si vous avez au palier Exécuter le droit de configurer au moins l’un de ces objets.
- La tuile Équipements n’apparaît qu’avec le droit de gérer les plans d’étage.
Droits dans la matrice des rôles #
- « Accès au module Flex Office » : l’entrée du module, nécessaire à la page.
- Tuile Intégrations : l’un des droits « Voir les tokens API », « Voir les webhooks et leurs livraisons », « Connecteurs du magasin d’applications (connexion / déconnexion OAuth) » ou « Intégrations calendrier — réglages de l’entreprise (ce qui est poussé, application OAuth) ».
- « Notifications — défauts et verrous de l’entreprise » : tuile Notifications.
- « Gérer les profils de présence, leurs règles et les salariés concernés » : tuile Profils.
- « Paramètres généraux du module Flex Office » : tuiles Réglages généraux et Visiteurs & Externes.
- « Configurer les lieux de travail (sites, bureaux, étages, zones) » : tuile Lieux de réservation.
- « Gérer les plans d’étage et le placement des zones » : tuile Équipements.
- Tuile Imports : au palier Exécuter, l’un des droits de configuration des lieux de travail, des plans d’étage, des salles de réunion, des parkings, des profils de présence ou de la restauration.
À quoi sert cette page #
Elle présente une tuile par écran de configuration. Chaque tuile ouvre son écran par Configurer :
- Profils : les profils de présence et leurs règles, dont la politique de télétravail (quotas, jours interdits ou obligatoires, approbations). Voir Profils de présence.
- Réglages généraux : saisie passée et future, jours ouvrés et non ouvrés, approbations, relances, semaine type. Voir Réglages généraux.
- Lieux de réservation : la configuration des lieux pour le Flex Office (zones, étages, plans et postes, parkings, restauration, salles de réunion, fermetures et événements, pointage). Voir Lieux et plans.
- Intégrations : l’API publique et ses clés, les webhooks, Slack, Teams et les agendas : leur état pour le Flex Office. Voir Intégrations.
- Notifications : ce que reçoivent par défaut les collaborateurs pour les avis du Flex Office, canal par canal, et ce qu’ils ne peuvent pas changer. Voir Notifications.
- Visiteurs & Externes : l’invitation des visiteurs, le badge temporaire, les champs obligatoires. Voir Visiteurs.
- Imports : l’import par fichier CSV des zones, postes de travail, salles de réunion, places de parking, membres et règles des profils, restaurants, services et menus. Voir Imports.
- Équipements : « Le catalogue commun à l’entreprise : écrans, stations d’accueil, bureaux réglables… que portent les postes. » Il sert aussi aux salles de réunion. Voir Lieux et plans.
Pas à pas #
- Ouvrez Réglages, puis Flex Office. La page Paramètres Flex Office s’affiche.
- Cliquez sur Configurer dans la tuile voulue.
- Dans chaque écran, le bouton de retour ramène à cette page.
À savoir #
- Les droits du module se règlent au même endroit que tous les droits : Réglages › Gérer les employés › Rôles des employés. Le module n’a pas de page de rôles à lui.
- La politique de télétravail n’a plus de page à part : ses quotas, jours interdits ou obligatoires et approbations sont des règles des profils de présence, appliquées par le serveur.
- Les e-mails du module (réservations, parking, repas, semaine type, site, salles de réunion, visites, relances) se règlent dans Réglages › Gérer Illizeo › Emails, catégorie « Lieu de travail ». Voir Notifications.
- Avant l’ouverture générale (go-live). Tant que le module n’est pas ouvert à tous dans votre espace, seuls les administrateurs y ont accès.
- Journal. Les changements de configuration (lieux, zones, étages, plans, postes, équipements, salles de réunion, QR codes de pointage, parkings, restaurants, menus, réglages, profils et règles) et les actes qui touchent d’autres personnes (fermetures, événements, attributions de places et de postes, membres des profils, exclusions des relances) sont inscrits au journal de l’application, sous le module « Flex Office ».
