Déclarer et gérer les bases BDESE

La BDESE (base de données économiques, sociales et environnementales, art. L2312-18 du Code du travail) rassemble les informations que l’employeur met à la disposition du CSE et sert de support à ses consultations récurrentes. Dans Illizeo, tu déclares une BDESE par entreprise de droit français, ou une seule pour plusieurs entreprises regroupées en UES. Cet article présente le module dans son ensemble, puis explique l’onglet Bases BDESE : déclarer, modifier et supprimer une base, lire son effectif et ses seuils, et demander l’export complet de tes données. Il s’adresse d’abord aux RH et aux administrateurs ; les contributeurs et les élus du CSE y trouveront ce qu’ils voient de leur côté.

Le module en bref #

Le module s’ouvre depuis l’entrée de menu BDESE. Il compte neuf onglets ; chacun n’apparaît que si ton rôle porte le droit correspondant, et la barre d’onglets ne s’affiche que si tu en as plus d’un.

• Bases BDESE : une BDESE par entreprise de droit français ou par UES, avec son effectif et ses seuils — le présent article.
• Structure : le contenu de chaque base (modèle supplétif ou accord d’entreprise), ses exercices et ses contributeurs — voir Choisir la structure d’une BDESE et désigner les contributeurs.
• Données : les valeurs de chaque exercice, calculées ou saisies, puis validées et publiées — voir Saisir, valider et publier les données.
• Paie : l’origine des rémunérations de la BDESE (Silae, import de fichier, réalisé du Budget) ; Illizeo n’en estime aucune — voir Les données de paie de la BDESE.
• Index égalité : l’index de l’égalité professionnelle de chaque base, calculé, corrigé par les RH puis publié — voir Calculer et publier l’index de l’égalité professionnelle.
• Espace CSE : la liste du personnel pour les avantages du CSE, le registre des mandats et les liens des experts — voir L’espace CSE : liste du personnel, mandats et experts.
• Consultations du CSE : les trois consultations récurrentes, leur calendrier, leur dossier et l’avis rendu — voir Les consultations récurrentes du CSE.
• Vue groupe : toutes les bases côte à côte, ventilées par entité, en lecture seule — voir La vue groupe.
• Réglages : le seuil du secret statistique et le rangement des types de sortie et d’absence — voir Les réglages de la BDESE.

Ce que voient les trois profils #

• Les RH et les administrateurs déclarent les bases, choisissent leur structure, ouvrent les exercices, désignent les contributeurs, calculent et saisissent les valeurs, valident, publient, tiennent l’espace CSE et les consultations. Ils voient les bases des entités que leur rôle couvre ; un administrateur, dont le rôle couvre tout l’effectif, les voit toutes.
• Le contributeur (par exemple un DAF ou un responsable RSE) est désigné sur certaines rubriques. Il voit la base où il est désigné, ne complète que ses rubriques dans l’onglet Données, et l’action rapide de l’accueil l’y mène. Les RH valident son travail.
• L’élu du CSE voit la base de son entreprise, ou de l’UES qui la couvre, ainsi que celles de ses mandats en cours. Il lit les exercices publiés, en lecture seule, télécharge le dossier des consultations et, s’il est titulaire, peut déposer l’avis du comité. Un expert mandaté par le CSE ne voit que les bases de son mandat, le temps de celui-ci.

Avant de commencer #

• Le module BDESE doit être souscrit et installé dans ton espace : Magasin d’applications, fiche BDESE, bouton Installer. Il doit aussi être ouvert à ton compte.
• L’installation crée trois rôles système, sans membres : Élu CSE, Expert CSE et Contributeur BDESE. Ils ne se renomment pas et ne se suppriment pas. Désinstaller le module les ferme sans effacer leurs membres ; réinstaller les rouvre.
• Pour voir l’onglet, il faut l’un des droits de lecture de la BDESE (structure, saisie, contribution, publication, espace CSE ou confidentialité).
• Pour déclarer, modifier ou supprimer une base, et pour demander l’export complet, il faut le droit Structure de la BDESE au palier Exécuter. Les rôles Administrateur et RH le portent.
• Portée : chacun ne voit que les bases des entités que son rôle couvre. Une base dont tu ne couvres aucune entité n’existe pas pour toi. Il n’y a pas de passe-droit administrateur : l’administrateur voit tout parce que la population de son rôle est tout l’effectif.
• Une session de support Illizeo ne peut jamais ouvrir la BDESE, quel que soit le rôle choisi : la base porte des informations confidentielles et des agrégats de rémunération.

Lire la liste des bases #

Ouvre BDESE › Bases BDESE. L’onglet affiche une carte par base déclarée.

Chaque carte indique :

• le libellé de la base et son type : Entreprise, ou UES · N entités ;
• l’Effectif en France, ou « — » s’il est inconnu ;
• la position face aux seuils : 50 salariés atteints ou Sous 50 salariés, 300 salariés atteints ou Sous 300 salariés, ou Effectif inconnu ;
• les Entités couvertes, avec leur pays et leur effectif propre.

D’où vient l’effectif #

L’effectif est celui de la Conformité France : seuls les contrats en France comptent. L’effectif d’une base est la somme des effectifs connus de ses entités. Une phrase, en haut de l’onglet, rappelle le mode de calcul réglé dans Paramètres › Conformité, carte France, onglet Visites médicales et effectif :

• « Salariés actifs à date » : les salariés en poste en France aujourd’hui ;
• « Moyenne annuelle » : la moyenne de l’année écoulée, au prorata du temps de travail (art. L130-1 du Code de la sécurité sociale) ; le chiffre peut alors porter une décimale.

Si la Conformité France compte l’effectif sur Tout l’espace, aucune entité n’a d’effectif propre et les cartes affichent « — ». Choisis le périmètre Par sous-société pour voir l’effectif de chaque entité.

Les seuils de 50 et 300 salariés #

Les seuils sont affichés à titre indicatif. Le seuil de 50 salariés marque l’obligation de tenir une BDESE (art. L2312-18) ; celui de 300 salariés distingue les deux modèles supplétifs (art. R2312-8 et R2312-9). Le module ne choisit jamais le modèle à ta place : tu le fais dans l’onglet Structure.

Déclarer une BDESE #

1. Dans BDESE › Bases BDESE, clique sur Déclarer une BDESE.
2. La boîte Déclarer une BDESE s’ouvre. Dans la section Entités couvertes, coche l’entreprise que la base couvre, ou plusieurs entreprises pour une UES.
3. Vérifie le champ Libellé. S’il était vide, il s’est rempli avec « BDESE — » suivi du nom de la première entité cochée. Modifie-le si besoin ; il est obligatoire.
4. Clique sur Enregistrer (une entité) ou sur Enregistrer l’UES (N entités) (plusieurs entités). Le bouton reste grisé tant que le libellé est vide ou qu’aucune entité n’est cochée.
5. Le message « BDESE déclarée. » confirme l’enregistrement. La nouvelle carte apparaît dans la liste.

Les pastilles des entités #

La liste reprend les entités de ton périmètre. Une pastille précise la situation de chacune :

• Proposée : entité française que nulle base ne couvre encore. Elle est proposée, jamais cochée d’office.
• Hors de France : seule une entreprise de droit français tient une BDESE ; la case est grisée. Une entité dont le pays n’est pas renseigné reste déclarable.
• Inactive : non déclarable : une sous-société inactive ne tient pas de BDESE. Réactive-la dans le référentiel pour la déclarer.
• Couverte par « … » : l’entité appartient déjà à une autre base. Une entité n’appartient qu’à une seule base.

Si la liste est vide, le message « Aucune entité dans votre périmètre. » s’affiche : ton rôle ne couvre aucune entité.

Entreprise ou UES #

Tu ne choisis pas le type : il découle du nombre d’entités cochées. Une entité donne une base Entreprise ; plusieurs donnent une base UES. Une UES a un seul CSE : elle partage donc une seule base.

Modifier une base #

1. Sur la carte de la base, clique sur l’icône crayon.
2. La boîte s’ouvre au nom de la base, avec ses entités déjà cochées.
3. Modifie le Libellé, coche ou décoche des entités.
4. Clique sur Enregistrer. Le message « BDESE enregistrée. » confirme.

Retirer ou ajouter des entités peut faire passer la base d’UES à Entreprise, ou l’inverse. Pour faire entrer une entreprise dans une UES, retire-la d’abord de sa base actuelle, ou modifie directement la base existante. Pour enregistrer une base, ton rôle doit couvrir toutes ses entités.

Supprimer une base #

1. Sur la carte de la base, clique sur l’icône corbeille.
2. Confirme dans la boîte « Supprimer « … » ? » en cliquant sur Supprimer. Ses entités redeviennent libres d’être déclarées.
3. Le message « BDESE supprimée. » confirme.

Une base qui a un exercice publié ne se supprime pas : la suppression est alors refusée et le message l’explique. Sinon, la suppression emporte ses exercices non publiés, sa structure et le fichier d’accord joint.

Demander l’export complet #

La carte Export complet (réversibilité), en bas de l’onglet, réunit en une archive toutes les bases que tu administres : un fichier JSON lisible par machine (structure, valeurs, versions publiées, confidentialité, consultations), un classeur Excel par exercice et par version, et les fichiers déposés (accords, pièces jointes, avis du CSE).

1. Clique sur Demander un export complet. Le message « Export demandé : la cloche vous préviendra quand l’archive sera prête. » s’affiche.
2. Suis l’avancement dans le tableau (Demandé le, Statut, Taille, Disponible jusqu’au). Il se relit seul pendant la préparation ; le bouton Rafraîchir force la relecture. Les statuts sont En attente, En préparation, Prêt et Échec.
3. Quand l’archive est prête, la cloche et un courriel te préviennent, avec un lien vers cet onglet.
4. Clique sur Télécharger. Le message « Archive téléchargée. » confirme.

Un seul export peut être en préparation à la fois pour une même personne ; le bouton reste grisé pendant ce temps. L’archive reste téléchargeable 7 jours, et seule la personne qui l’a demandée peut la télécharger. Elle contient le confidentiel, marqué comme tel : conserve-la en lieu sûr. Une fois l’échéance passée, la ligne porte la mention « expiré » et l’archive est effacée.

Ce que voient le contributeur et l’élu #

Le contributeur voit la ou les bases où il est désigné. L’élu du CSE voit la base de son entreprise, ou de l’UES qui la couvre, et celles de ses mandats en cours ; l’expert ne voit que les bases de ses mandats en cours. Ni l’un ni l’autre n’a de bouton : pas de déclaration, pas de crayon, pas de corbeille, pas d’export. Sans base visible, le message « Aucune BDESE ne vous est ouverte pour l’instant. » s’affiche.

À savoir #

• Une entité ne peut appartenir qu’à une seule base.
• Le type Entreprise ou UES suit le nombre d’entités cochées.
• Les seuils de 50 et 300 salariés sont indicatifs : le choix du modèle te revient, dans l’onglet Structure.
• Une base dont un exercice a été publié ne peut plus être supprimée.
• Installer le module rouvre l’accès pour tous les employés actifs ; les rôles du module, eux, n’ont aucun membre tant que tu ne les affectes pas.
• Les sessions de support Illizeo n’ouvrent jamais la BDESE.
• Le contenu légal du module (modèles, articles cités) suit le pack de loi publié par Illizeo ; l’écran signale quand ce pack est en attente de relecture.

Questions fréquentes #

Pourquoi une de mes sociétés est-elle grisée « Hors de France » ? #

Seule une entreprise de droit français tient une BDESE. Le module lit le pays de la sous-société dans le référentiel. Une entité sans pays renseigné reste déclarable.

Pourquoi l’effectif affiche-t-il « — » ? #

Soit la Conformité France compte l’effectif sur tout l’espace : choisis le périmètre « Par sous-société » dans ses réglages. Soit l’entité n’a aucun contrat en France comptabilisé.

Un élu ne voit pas la base de son entreprise. Que vérifier ? #

Il doit détenir le rôle Élu CSE et avoir un contrat dans une entité de la base, ou un mandat en cours sur cette base. Le module doit aussi être ouvert à son compte.

L’export reste « En attente ». Est-ce normal ? #

L’archive se prépare en tâche de fond ; selon la taille des bases, cela peut prendre un moment. La cloche te prévient dès qu’elle est prête. Si le statut passe à « Échec », demande un nouvel export.