Le parking du Flex Office vous permet de réserver une place avec votre bureau ou votre poste, de libérer une place qui vous est attribuée et, selon vos droits, de suivre l’occupation des parkings d’un lieu et la liste nominative du jour.
Avant de commencer #
- Votre place du jour (ligne Parking de la fiche d’un jour) se lit avec le droit de réserver une place de parking, au palier Accès.
- Réserver, annuler, libérer et reprendre demandent ce droit au palier Exécuter. Sans lui, la tuile Parking du panneau de réservation et le lien « Réserver une place de parking » n’existent pas.
- Le bouton Parking du calendrier apparaît avec le droit de réserver une place de parking ou avec celui de la liste du jour. Sans aucun des deux, il n’existe pas. Avec la seule liste du jour, la fenêtre affiche « Vous n’avez pas accès au parking. » à la place de l’occupation, et la liste reste lisible.
- La Liste du jour demande son propre droit. Elle couvre toute l’entreprise.
- La configuration (parkings, places, attributions) demande le droit de configurer les parkings.
Droits dans la matrice des rôles #
- « Réserver une place de parking » : Accès pour voir sa place du jour et l’occupation des parkings ; Exécuter pour réserver, annuler, libérer et reprendre.
- « Consulter la liste nominative du jour des parkings (qui est attendu, sur quelle place et à quelle demi-journée) » : Accès.
- « Configurer les parkings (parkings, types de places, places, attributions) » : Accès pour consulter, Exécuter pour modifier.
À quoi sert cette fenêtre #
- Réserver une place de parking pour une journée, un matin ou un après-midi, avec votre réservation de bureau (dans une zone ou sur un poste) ou depuis la fiche d’un jour.
- Libérer votre place attribuée les jours où vous ne venez pas, puis la reprendre.
- Gestion Parking (bouton Parking du calendrier) : l’occupation des parkings pour un jour, et la Liste du jour nominative pour l’accueil ou le gardiennage.
- La configuration des parkings et des places se fait dans les paramètres du lieu (onglet Parkings). Voir Lieux et plans.
Pas à pas #
Réserver une place avec votre bureau #
- Dans le calendrier, ouvrez une case vide. Le panneau de réservation s’ouvre.
- Sous Services complémentaires, cochez la tuile Parking.
- Choisissez le parking, le type de place (Standard, Électrique, PMR, Vélo, Moto), puis une place précise ou Première place libre.
- Choisissez votre lieu, et votre poste si la zone en a. La place est réservée juste après le bureau, au même créneau, et rattachée à lui : « La place est réservée avec le bureau, et annulée avec lui. »
Modifier une réservation qui a déjà une place #
- Depuis la fiche du jour, cliquez sur Modifier. Le panneau affiche la Place de parking rattachée, sans interrupteur : « Elle suit la réservation : la même place si elle est libre au nouveau créneau, sinon une place du même type au nouveau lieu ; sinon elle est annulée et vous êtes prévenu. »
- Enregistrez. L’écran dit ce qui a bougé : « Nouvelle place de parking » ou « Place de parking annulée », avec le code de la place.
- Si la réservation n’avait pas de place, la tuile Parking redevient un interrupteur : la place choisie est réservée après la modification, rattachée à la réservation.
Réserver une place depuis la fiche d’un jour #
- Cliquez sur une case remplie du calendrier. La fiche du jour s’ouvre ; la section Services contient la ligne Parking.
- Cliquez sur Réserver une place de parking.
- Choisissez parking, type et place, puis cliquez sur Réserver. S’il y a un bureau ce jour-là, la place lui est rattachée.
- Pour annuler une place réservée, cliquez sur Annuler dans la même ligne.
Libérer votre place attribuée #
- Ouvrez la fiche du jour. La ligne Place attribuée affiche votre place et son parking.
- Choisissez Journée, Matin ou Après-midi, puis cliquez sur Libérer. La place devient libre pour vos collègues.
- Pour revenir sur votre décision, cliquez sur Reprendre à côté de la mention « Libérée ».
Consulter la fenêtre Gestion Parking #
- Dans le calendrier, cliquez sur Parking.
- Choisissez le jour et, si besoin, le lieu (« Tous les lieux » par défaut).
- Lisez, pour chaque parking, les places prises sur les places en service le Matin et l’Après-midi, puis, par type de place, le nombre de places « libres (journée) ». Ce sont des totaux, sans aucun nom.
- Avec le droit de la liste du jour, choisissez un lieu : la Liste du jour dit, parking par parking, qui a une place ce jour-là, sur quelle place et à quel créneau ; une place attribuée porte la mention « Attribuée ».
À savoir #
- Places anonymes. Quand vous choisissez une place, vous voyez si elle est prise, jamais par qui.
- Une place par créneau. Une personne ne peut pas avoir deux places sur le même créneau : « Cette personne a déjà une place sur ce créneau. »
- Fenêtre de réservation. Chaque parking s’ouvre un certain nombre de jours à l’avance (« Réservable N jours à l’avance »). Pas de réservation dans le passé.
- Annulation. Une place réservée s’annule jusqu’à midi pour le matin et la journée, jusqu’à minuit pour l’après-midi.
- Pas d’approbation. Une place de parking ne passe jamais en approbation.
- Elle suit votre bureau. Annuler ou refuser le bureau annule la place rattachée. Modifier le bureau la fait suivre, y compris quand vous le déplacez sur un poste depuis le plan interactif (« Déplacer ma réservation sur ce poste »).
- Poste attribué libéré. Si vous libérez votre poste attribué (« Mon poste attribué », dans les préférences du calendrier), vos réservations sur ce poste sont annulées ou réduites, et la place qui leur est rattachée tombe avec elles. L’aperçu le dit avant toute confirmation, réservation par réservation : « place de parking perdue ». Une réservation réduite à une demi-journée garde sa place sur la moitié restante.
- Libération faute de pointage. Sur un lieu qui exige le pointage et libère les bureaux non pointés (réglage Libération automatique du lieu), la place rattachée au bureau libéré est annulée avec lui ; vous recevez un seul avis pour l’ensemble. Une place attribuée n’est pas libérée par ce traitement. Si un badgeage tardif rétablit le bureau, la place ne revient pas. Voir Lieux et plans.
- Absence et télétravail. Une absence approuvée ou un télétravail annule automatiquement la place du jour et libère une place attribuée.
- Le télétravail n’a pas de parking. La tuile Parking ne s’affiche pas pour un jour de télétravail.
- Fermetures. Une fermeture du site peut viser le parking : les places de ces jours sont annulées et les places attribuées libérées. Voir Lieux et plans.
- Places PMR et électriques. Elles sont ouvertes à tous et portent leur libellé. Aucune donnée de santé n’est enregistrée, ni aucune plaque d’immatriculation.
- Pour autrui. Selon votre rôle, vous pouvez réserver une place pour une personne de votre population, de la même façon que pour vous.
- Semaine type. Votre semaine type peut réserver une place automatiquement. Voir Semaine type.
- Visiteurs. Un hôte peut réserver une place pour son visiteur. Voir Visiteurs.
- Fuseau horaire. Sans fuseau horaire sur le lieu ou la société, la réservation est refusée : « Renseignez d’abord un fuseau horaire sur le lieu ou sur la société. »
