Adhésions et cotisations

Les adhésions suivent l’appartenance d’une organisation ou d’une personne à vos clubs et programmes (réseau d’entreprises, programme d’accompagnement, association de communes…) et les cotisations dues à chaque période. Une organisation n’a qu’une fiche, même membre de plusieurs clubs. Cet article explique comment régler les clubs, enregistrer une adhésion, appeler les cotisations, suivre les retards et enregistrer les paiements. Il s’adresse aux personnes qui gèrent les membres et aux administrateurs du CRM.

Avant de commencer #

• Le module CRM doit être activé pour votre espace et ouvert pour vous (voir Activer et administrer le module CRM).
• Droits de la matrice des rôles, menu CRM : « Adhésions et cotisations : consulter » pour voir les membres, l’onglet Adhésions des fiches et la fiche d’une adhésion ; « Adhésions et cotisations : créer » pour Nouvelle adhésion ; « Adhésions et cotisations : modifier » pour faire évoluer une adhésion et pour tous les gestes sur les cotisations ; « Adhésions et cotisations : supprimer » pour supprimer une adhésion. Le palier Accès suffit. Par défaut, seul le rôle Administrateur a ces droits.
• La portée se fonde sur le propriétaire de l’adhésion, la personne qui l’a créée : domaine Adhésions de la carte Portées CRM (voir Les réglages du CRM). Lancer l’appel de la période et Envoyer les appels concernent tout un club : ils demandent la portée Tous pour « Adhésions et cotisations : modifier ».
• Les clubs se règlent avec les droits « Réglages du CRM ». Exporter la liste des membres demande « Import et export CRM : consulter ».

Les clubs et leurs barèmes #

Ouvrez Paramètres › CRM › Clubs et adhésions. Chaque club y montre sa période, son responsable, son délai de paiement, ses relances, ses catégories avec leur cotisation et le nombre d’adhésions en cours.

1. Cliquez sur Nouveau club, ou sur Modifier pour un club existant.
2. Saisissez le Nom dans une langue au moins (français, anglais, allemand, italien) et, au besoin, la Description.
3. Choisissez la Société émettrice des appels, dont les coordonnées figurent sur les appels ; sans choix, La société principale.
4. Choisissez le Responsable, qui reçoit les avis du club. Il doit avoir un compte actif et pouvoir lire les adhésions.
5. Choisissez la Période d’adhésion : Année civile, ou Date anniversaire de l’entrée (du jour anniversaire de l’entrée du membre à la veille du suivant).
6. Réglez le Délai de paiement (jours), qui fixe l’échéance d’un appel (30 par défaut), Relance après (jours) (15) et Relances au plus (2 ; 0 coupe les relances).
7. Sous Catégories de membres et cotisation par période *, donnez à chaque catégorie un nom, sa Cotisation et sa Devise. Ajouter une catégorie en ajoute une ; décochez Proposée pour ne plus la proposer.
8. Cliquez sur Créer le club, ou sur Enregistrer.

La cotisation d’une adhésion est celle de sa catégorie le jour où elle est créée, pour la période entière, sans prorata. Changer le montant d’une catégorie ne touche aucune cotisation déjà créée. Une catégorie retirée qui sert à des adhésions est désactivée, pas supprimée.

Désactiver un club le retire des nouvelles adhésions et arrête ses nouvelles cotisations et ses relances ; ses adhésions et leurs cotisations restent. Un club qui porte des adhésions ne se supprime pas : l’écran propose de le désactiver.

Enregistrer une adhésion #

Une adhésion relie un membre à un club, dans une catégorie. Le membre est une organisation (son compte du CRM) ou une personne (un contact).

1. Ouvrez CRM › Adhésions et cotisations et cliquez sur Nouvelle adhésion. Depuis l’onglet Adhésions d’un compte ou d’un contact, le même bouton reprend le membre.
2. Sous Membre *, choisissez Une organisation (compte) ou Une personne (contact), puis cherchez la fiche.
3. Choisissez le Club *, puis la Catégorie *, affichée avec sa cotisation.
4. Choisissez le Contact référent (il reçoit les appels). Sans référent, les appels d’une personne lui sont adressés ; ceux d’une organisation n’ont pas d’adresse.
5. Choisissez le Statut : Active, ou Candidate (à valider) pour une demande pas encore acceptée.
6. Indiquez la Date d’entrée (aujourd’hui par défaut) et, au besoin, une Note, puis cliquez sur Créer l’adhésion.

Le membre et le référent doivent être des fiches que vous pouvez lire. Un membre qui a déjà une adhésion en cours (candidate, active ou suspendue) dans ce club est refusé : « Ce membre a déjà une adhésion en cours dans ce club. ». Le lien Ouvrir l’adhésion existante y mène. Vous devenez le propriétaire de l’adhésion.

La liste des membres #

CRM › Adhésions et cotisations liste les adhésions de votre portée : Membre, Club, Catégorie, Entrée, Statut et nombre de cotisations En retard. Filtrez par Club, Catégorie ou Statut, cochez Cotisations en retard ou cherchez un membre par son nom. Exporter télécharge la liste filtrée en CSV. Quand un club est choisi et que votre portée est Tous, une barre propose Lancer l’appel de la période et Envoyer les appels pour tout le club.

L’onglet Adhésions d’un compte ou d’un contact montre chacune de ses adhésions : club, catégorie, statut, date d’entrée, retards et, pour chaque période, le montant et le statut de la cotisation. Une entreprise membre de deux clubs y a deux adhésions et deux séries de cotisations, sur une seule fiche.

La fiche d’une adhésion #

Elle montre le membre, son statut, le club, la catégorie, le Référent, l’Entrée, la Sortie s’il y a lieu, le Propriétaire et les Cotisations en retard, puis une carte par période sous Cotisations. Ses boutons :

• Valider l’adhésion fait passer une candidate en Active.
• Modifier change la catégorie, le contact référent, le statut (de Candidate à Active, d’Active à Suspendue et retour), la date d’entrée tant qu’aucune cotisation n’existe, et la note. Une adhésion ne revient jamais au statut Candidate.
• Enregistrer la sortie demande la Date de sortie, jamais avant l’entrée, et un Motif facultatif. L’adhésion passe Sortie et ne change plus. Ses cotisations encore à appeler des périodes qui commencent après la sortie sont annulées ; une cotisation déjà appelée reste due.
• Supprimer retire l’adhésion et ses cotisations encore à appeler. Une adhésion dont une cotisation a été appelée ou payée ne se supprime pas : enregistrez sa sortie.

Les cotisations de la période #

Une cotisation est due par adhésion active et par période. Elle naît À appeler, au montant de la catégorie ce jour-là, de deux façons qui ne font jamais de doublon :

• chaque matin, le CRM crée la cotisation de la période en cours de chaque adhésion active dont la date d’entrée est passée, dans les clubs actifs ;
• dans la liste des membres, un club choisi, Lancer l’appel de la période les crée tout de suite. L’écran dit combien, ou « Aucune nouvelle cotisation : celles de la période existent déjà. ».

Une adhésion candidate ou suspendue ne reçoit pas de nouvelle cotisation, et aucune cotisation n’est rattrapée pour une période passée.

Avant l’appel, le bouton Remise baisse le montant d’une cotisation, au plus jusqu’à zéro. Le Motif de la remise est obligatoire ; remise et motif figurent sur l’appel.

Appeler une cotisation #

1. Sur la carte de la cotisation, cliquez sur Envoyer l’appel.
2. Choisissez Par e-mail ou Remis autrement (courrier, en main propre). Par e-mail, laissez l’adresse vide pour prendre celle du référent ou du membre, ou saisissez-en une autre.
3. Cliquez sur Envoyer, ou sur Émettre l’appel pour un appel remis autrement.

Le premier envoi émet l’appel : la cotisation passe Appelée et prend son numéro et son Échéance, la date du jour plus le délai de paiement du club. Le PDF, dans la langue du destinataire, porte votre logo, la société émettrice, le membre, le club, la catégorie, la période, le montant à régler, la référence à indiquer avec le paiement et la mention « Appel de cotisation : ce document n’est pas une facture. ». Il est figé : Appel en PDF le télécharge, Renvoyer l’appel le renvoie à l’identique.

Les appels sont numérotés COT-, l’année et un compteur à quatre chiffres (COT-2026-0001). Le compteur repart à 1 chaque année, sans trou ni doublon.

Un contact qui refuse les e-mails, ou qui s’est opposé au traitement de ses données, ne reçoit rien : « Ce contact n’accepte pas les e-mails : remettez l’appel de cotisation autrement. ».

Pour tout un club, choisissez-le dans la liste des membres, cliquez sur Envoyer les appels et confirmez : chaque cotisation à appeler prend son numéro et part par e-mail. Celles sans adresse, ou dont le contact refuse les e-mails, restent à appeler ; le message final les compte.

Les quatre modèles « Appel de cotisation — modèle du CRM » (français, anglais, allemand, italien) apparaissent dans Paramètres › Documents › Modèles de documents dès le premier appel émis, et s’adaptent. Le texte des e-mails se personnalise dans Paramètres › Gérer Illizeo › Email, catégorie CRM.

Retards et relances #

• Le lendemain de son échéance, une cotisation appelée ou payée en partie, pas encore soldée, passe En retard.
• Elle est relancée par e-mail Relance après (jours) après l’échéance, puis le même nombre de jours après chaque relance, au plus Relances au plus fois. La relance rappelle le reste dû et joint le même PDF ; la carte affiche le nombre de Relances, qui ne compte que les e-mails réellement partis.
• Aucune relance ne part par e-mail pour un appel remis autrement (courrier, en main propre), ni pour un membre sans adresse ou dont le contact refuse les e-mails. La carte d’un appel remis autrement et en retard le rappelle : relancez le membre vous-même, par exemple avec Appel en PDF.
• Une cotisation payée ou annulée n’est jamais relancée, ni celle d’un club désactivé.
• Chaque matin, tant que le club a des cotisations en retard, son responsable reçoit « CRM : cotisations en retard », avec leur nombre et, s’il y en a, combien ne peuvent pas être relancées par e-mail et sont à relancer lui-même.

Enregistrer un paiement #

1. Sur la carte d’une cotisation appelée, cliquez sur Saisir un paiement.
2. Indiquez la Date du paiement (au plus aujourd’hui), le Montant payé (le reste dû est proposé), le Moyen de paiement et, au besoin, la Référence.
3. Cliquez sur Enregistrer le paiement.

Le statut suit : Payée quand le payé couvre le montant ; Payée en partie sinon, jusqu’à l’échéance, puis En retard avec son Reste dû. Un paiement qui dépasse le montant est gardé et signalé en Trop-perçu. Sur une cotisation déjà payée en entier, la fenêtre « Enregistrer un trop-perçu ? » demande une confirmation avant d’enregistrer le paiement ; le remboursement se règle hors du CRM. Seul le paiement qui solde la cotisation vaut au référent l’e-mail de confirmation : un trop-perçu ne le renvoie pas. La corbeille d’un paiement le retire ; le statut est recalculé.

Importer un relevé de paiements #

1. Préparez un fichier CSV, une ligne par paiement : référence de l’appel ; montant ; date ; moyen (facultatif). Séparateur point-virgule ou virgule, en-tête facultatif, date AAAA-MM-JJ, JJ.MM.AAAA ou JJ/MM/AAAA, 2 Mo au plus. Le moyen s’écrit virement, carte, especes, cheque, prelevement ou autre ; absent, il vaut virement.
2. Dans la liste des membres, cliquez sur Importer des paiements, choisissez le Fichier CSV, puis cliquez sur Simuler : rien n’est écrit.
3. Lisez le bilan, puis cliquez sur Importer.

Chaque ligne est Rapprochée (soldée, paiement partiel ou trop-perçu), Référence introuvable, Ligne invalide ou Déjà importée : une même ligne n’est jamais comptée deux fois. Seules les cotisations que vous pouvez modifier sont rapprochées. Une ligne qui vise une cotisation déjà payée est précisée « sur une cotisation déjà payée », et la simulation dit combien il y en a : l’import les enregistre en trop-perçu. Retirez-les du fichier avant d’importer si vous ne voulez pas les enregistrer.

Annuler une cotisation #

Annuler la cotisation demande un Motif de l’annulation. Une cotisation qui a reçu un paiement, même partiel, ne s’annule pas. Annulée, elle garde son numéro et n’est plus relancée.

Avis, e-mails et workflows #

• Cloche du responsable du club : « CRM : appels de cotisation envoyés » quand une autre personne envoie des appels du club, et le récapitulatif « CRM : cotisations en retard ». Ni montant ni nom de membre. Chacun peut les couper dans Paramètres personnels › Notifications, ligne « CRM — adhésions : appels de cotisation envoyés, cotisations en retard ».
• E-mails aux membres, dans leur langue : modèles « CRM — appel de cotisation au membre (PDF joint, dans sa langue) », « CRM — relance d’une cotisation en retard (le même PDF joint) » et « CRM — confirmation du paiement d’une cotisation (au membre) », dans Paramètres › Gérer Illizeo › Email.
• Workflows (Paramètres › Gérer les employés › Workflows, catégorie CRM) : déclencheurs « Adhésion créée » et « Cotisation en retard », ce dernier au nom du responsable du club quand il y en a un. Le préréglage « Adhésion candidate : validation », inactif par défaut, soumet une adhésion candidate au responsable hiérarchique de la personne qui l’a saisie : approuvée, elle devient active ; refusée, elle reste candidate.
• Validations : selon Paramètres › CRM › Validations, la création ou la modification d’une adhésion et l’envoi d’un appel peuvent attendre une décision ; rien n’est écrit ni envoyé avant.

À savoir #

• Les créations du matin, les retards et les relances sont faits par la tâche quotidienne du CRM (crm:cotisations-du-jour) : vous n’avez rien à lancer.
• L’appel de cotisation est toujours émis par le CRM, même si le module Finance est installé.
• Une inscription à un événement payant crée un montant dû suivi comme une cotisation (appel numéroté, relances, paiements), géré depuis la fiche de l’événement (voir Événements et inscriptions publiques). L’import de la liste des membres ne le rapproche pas.
• L’export des données d’un contact comprend ses adhésions et leurs cotisations ; effacé, il n’est plus nommé, et ses cotisations restent (voir Protéger les données des contacts (RGPD)).
• Lors d’une fusion, les adhésions suivent la fiche gardée (voir Repérer les doublons et fusionner des fiches). Un compte qui a des adhésions ne se supprime pas : archivez-le.
• Le journal du CRM garde les clubs, adhésions, appels, relances, paiements et sorties, jamais les montants. Les rapports personnalisés proposent les sources « CRM — adhésions » et « CRM — cotisations » (voir Créer un rapport personnalisé).

Questions fréquentes #

Le membre a changé de catégorie, mais sa cotisation n’a pas changé. #

Une cotisation garde le montant du jour de sa création. Pour un montant plus bas, appliquez une remise motivée avant l’appel. La nouvelle catégorie vaut pour les périodes suivantes.

Un nouveau membre n’a pas encore de cotisation. #

Elle est créée le lendemain matin si l’adhésion est active et que la date d’entrée est passée. Pour la créer tout de suite, choisissez le club dans la liste des membres et cliquez sur Lancer l’appel de la période.