Piloter la formation : plan annuel, budget et analytics

Cet article s’adresse aux RH, à la direction et au contrôle de gestion qui pilotent la formation sur l’année. Il présente trois écrans : le plan de formation annuel et son circuit de validation, le budget et les achats de formation, et le suivi des indicateurs.

Avant de commencer #

• Le module Formation doit être installé pour votre espace.
• Plan : « Plan de formation annuel ». Palier Accès pour consulter ; palier Exécuter pour ajouter, déplacer, modifier ou supprimer une session prévue et faire avancer le cycle de vie du plan.
• Budget : « Budget & achats ». Palier Accès pour consulter les quatre onglets ; palier Exécuter pour créer et engager un bon de commande, générer une refacturation et renseigner l’impact d’une formation.
• Indicateurs : « Suivi & analytics ». Palier Accès pour les indicateurs de votre périmètre ; palier Exécuter pour les vues Direction, RH et Contrôle de gestion.

Le plan de formation #

Ouvrez Formation › Piloter › Plan de formation et choisissez l’Exercice. La page présente :

• les indicateurs du plan : Budget du plan, Consommé, Engagé non facturé (réservé chez un organisme), Réellement engageable, Collaborateurs formés (en pourcentage de l’effectif) et Conformité obligatoire ;
• le Budget par poste : barre pleine pour le consommé, partie hachurée pour l’engagé non facturé ;
• les lignes du plan, rangées en quatre catégories : Obligatoire, Métier, Soft skills, Habilitations & recyclages.

Trois vues présentent les sessions prévues : Gantt 12 mois (par défaut), Tableau (formation, mois, site, service, personnes, coût, statut) et Trimestres.

Des lignes s’ajoutent au plan depuis d’autres écrans : une demande de formation validée par les RH avec « Valider et inscrire au plan » (voir Demander une formation et la faire valider), et un recyclage programmé depuis les habilitations (voir Suivre les habilitations et les recyclages).

Ajouter, déplacer ou modifier une session prévue #

1. Dans le Gantt, cliquez sur le + du mois voulu, sur la ligne de la formation (« Ajouter une session en … »).
2. Renseignez le nombre de Participants, le Coût par personne (€), le Site et le Service. Le coût total de la session se calcule.
3. Cliquez sur Ajouter la session.

Pour la déplacer, faites-la glisser vers un autre mois. Pour la modifier, cliquez dessus : le tiroir « Détail de la session » permet de changer le mois, le statut, les participants, le coût prévu, le site et le service, puis d’Enregistrer ou de Supprimer (avec confirmation). Une session en cours ou réalisée ne se déplace, ne se modifie et ne se supprime plus : elle a eu lieu.

Le cycle de vie du plan #

Le bloc « Cycle de vie du plan » montre l’avancement du plan : Brouillon, Soumis à validation, Validé, En cours d’exécution, Clôturé. Le bouton propose l’étape suivante : Soumettre à validation, Valider le plan, Démarrer l’exécution, puis Clôturer l’exercice. Vous pouvez saisir un motif ou un commentaire, conservé dans l’historique des transitions affiché sous le bloc, puis cliquez sur Confirmer.

À la validation, l’effectif de référence du plan est figé. Dès que le plan est Validé, plus aucune session prévue ne peut être ajoutée, modifiée ou supprimée.

Budget & achats #

Ouvrez Formation › Piloter › Budget & achats et choisissez l’Exercice. Les tuiles résument le Budget, le Consommé, l’Engagé, l’Engageable, le Coût / heure et le montant Financé OPCO. Des alertes signalent les postes dont l’engagé dépasse le prévu, les bons engagés sans facture depuis plus de 60 jours et les montants facturés au-delà des bons de commande.

Ventilation #

Le Rythme de consommation compare la part du budget consommée à la part de l’année écoulée, et signale une sous-consommation ou une sur-consommation marquée. Le sélecteur Ventiler répartit consommé et engagé non facturé Par poste, Par site, Par service ou Par organisme, avec le coût par personne et par heure.

Bons de commande #

1. Dans l’onglet Bons de commande, cliquez sur Nouveau bon.
2. Choisissez l’Organisme (référentiel des organismes) et le Poste budgétaire, saisissez le Montant engagé HT (€) et, si besoin, le Centre de coût et le Compte comptable.
3. Cliquez sur Créer le brouillon. Le bon n’engage pas encore le budget.
4. Sur la ligne du bon, cliquez sur Engager. L’engagement est refusé si le poste n’a plus assez de montant engageable.

Le tableau suit pour chaque bon l’engagé, le facturé et le reste, et signale un bon engagé depuis longtemps sans facture. Un bon engagé ne se modifie plus.

Refacturation #

Pour répartir le coût de la formation entre les entités :

1. Choisissez la Clé de répartition : Au prorata de l’effectif, Au réel consommé ou Forfait égal. Chaque clé affiche ce qu’elle implique.
2. Saisissez la Période et choisissez l’Axe : Par bureau ou Par centre de coût.
3. Cliquez sur Simuler. Rien n’est écrit : vérifiez les colonnes Formés, Refacturé, Part et € / formé.
4. Cliquez sur Générer la refacturation pour enregistrer les lignes, au statut Brouillon.

Effets & coûts #

Pour chaque formation réalisée sur l’exercice, le tableau rapproche le coût total, le nombre de personnes formées et le coût par personne de quatre niveaux d’effet : Satisfaction, Acquis (résultats aux quiz), Transfert (évolution des compétences) et Impact métier. L’impact métier se saisit en texte libre avec le crayon de la colonne (« Renseigner l’impact »), puis Enregistrer. L’écran le rappelle : ces niveaux mesurent des effets, pas un rendement financier.

Suivi & analytics #

Ouvrez Formation › Piloter › Suivi & analytics et choisissez l’Exercice, puis l’audience :

• Direction : vue agrégée, sans données nominatives ;
• RH : vue complète, données nominatives incluses ;
• Mon équipe : votre équipe uniquement ;
• Contrôle de gestion : montants et écarts, sans données nominatives.

Si votre droit ne permet pas la vue demandée, un bandeau indique la vue réellement affichée.

L’onglet Tableau de bord présente les indicateurs de l’exercice (taux de couverture, heures réalisées, taux de complétion, conformité des habilitations, coût par personne formée…), les courbes Heures de formation et Taux de complétion comparées à l’exercice précédent, et un tableau à Ventiler par site, par service ou par catégorie (effectif, formés, complétion, heures, coût, conformité). En vue Contrôle de gestion, avec le droit « Budget & achats », une carte Budget de l’exercice s’ajoute.

L’onglet Entonnoir & cohortes suit le chemin « Du catalogue à la formation terminée » : consultations du catalogue, demandes déposées, demandes validées, inscriptions, présences effectives, formations terminées, avec une piste de lecture à chaque étape. La Complétion par cohorte regroupe les personnes inscrites le même mois.

À savoir #

• Le plan, le budget et la refacturation reposent sur le plan de formation de l’exercice choisi. Si l’exercice n’a pas de plan, la page du plan affiche « Aucun plan pour … » et le budget de cet exercice ne s’affiche pas.
• Pour protéger l’anonymat, les groupes trop petits sont masqués dans les ventilations et les cohortes (5 personnes par défaut).
• Les intitulés des indicateurs sont produits par le serveur et peuvent s’afficher en français dans l’interface anglaise.
• Les montants s’affichent en euros.
• Les sessions concrètes (dates, salles, formateurs) se programment dans le planning des sessions : voir Programmer les sessions et tenir l’émargement.