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title: Approuver les notes de frais
description: "Où trouver les notes de frais et les per diem à valider, comment les accepter, les refuser ou les déléguer, quand une note est approuvée automatiquement et comment se règle le circuit d'approbation."
url: "https://illizeo.com/centre-aide/notes-de-frais-approuver/"
updated: "2026-11-01"
category: Notes de frais
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# Approuver les notes de frais

Cet article s'adresse aux approbateurs, en premier lieu aux managers, et aux administrateurs qui règlent le circuit : il explique où trouver les notes de frais et les per diem à valider, comment les accepter, les refuser ou les déléguer, quand une note est approuvée automatiquement et comment se règle le circuit d'approbation.

## Avant de commencer

- Pour voir les notes à approuver, votre rôle doit porter les droits « Voir les NDF en attente de validation (équipe) » et « Approbations — Notes de frais » au palier **Accès**.
- Pour décider (accepter, refuser, déléguer), le droit « Voir les NDF en attente de validation (équipe) » doit être au palier **Exécuter**. Par défaut, seuls les rôles Manager et Administrateur le portent à ce palier.
- Vous ne recevez que les notes pour lesquelles le circuit vous désigne. Personne ne peut décider de sa propre note.

## Trouver les notes à approuver

Ouvrez **Flux de travail › Notes de frais** : la page **Workflows** s'ouvre sur l'onglet **Approbations — Notes de frais**. Elle présente :

- trois compteurs : **À décider par moi**, **Approuvé** et **Refusé** ;
- à gauche, la liste **Approbations**, en deux parties : **À décider par moi** et **Traitées**. Chaque ligne indique le collaborateur et la date ; le détail précise s’il s’agit d’une dépense, d’un trajet kilométrique ou d’un per diem ;
- à droite, le détail de la demande sélectionnée.

Le lien d'une notification ou d'un e-mail ouvre directement la note concernée.

## Examiner une note

Le détail d'une note réunit :

- le **Workflow d'approbation** : les étapes du circuit et celle où se trouve la note, avec l'**Étape courante**, l'**Approbateur** et le **Délai restant** ;
- le **Détail de la dépense** : nom, catégorie, montant dans la devise saisie, **Montant converti**, **Règle appliquée** et lien **Voir le justificatif** ;
- l'**Historique** des décisions déjà prises.

![Page Workflows, onglet Approbations — Notes de frais : compteurs, liste À décider par moi, détail d'une note avec le workflow d'approbation et les boutons Refuser, Déléguer, Accepter](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/notes-de-frais-approuver-01.fr_.png?resize=800%2C500&quality=80&ssl=1)
Une note à décider : circuit, détail de la dépense et boutons Refuser, Déléguer et Accepter.

## Décider

### Accepter

Cliquez sur **Accepter**. Si vous êtes le dernier approbateur, la note passe « Approuvée », le collaborateur est prévenu et la note devient payable. Sinon, le message « Étape approuvée — la note attend l'approbateur suivant » s'affiche : la note reste « En attente » chez l'approbateur suivant et passe dans vos **Traitées**.

### Refuser

1. Cliquez sur **Refuser**.
2. Saisissez le **Motif du refus** : il est obligatoire et sera communiqué au collaborateur.
3. Cliquez sur **Confirmer le refus**.

Le refus est définitif pour ce circuit : les étapes suivantes sont annulées. Le collaborateur peut corriger sa note et la soumettre à nouveau, ce qui ouvre un nouveau circuit.

### Déléguer

1. Cliquez sur **Déléguer**.
2. Sous **Déléguer à**, choisissez la personne.
3. Cliquez sur **Confirmer**.

Illizeo refuse, avec un message, un délégué qui ne pourrait pas décider de cette note faute de droits.

## Les approbations automatiques

Certaines notes sont approuvées à leur soumission, sans passer par le circuit. L'historique les marque « Auto-approuvée ».

| Cas | Condition |
| --- | --- |
| Règle de dépense | La règle qui s'applique a l'option **Approbation automatique** à Oui et le montant reste sous son plafond. |
| Seuil de l'entreprise | Le réglage **Approbation automatique sous un seuil** est activé et le montant ne dépasse pas le seuil de sa devise (frais kilométriques exclus). |
| Trajet kilométrique | La distance du trajet est de 200 km au plus. |

Une note dont le taux de change n'a pas pu être déterminé n'est jamais approuvée automatiquement.

## Régler le circuit d'approbation

Le circuit se règle dans **Paramètres › Gérer les employés › Workflows**, catégorie **Notes de frais**. Il démarre sur le déclencheur « Note de frais ou per diem soumis (à valider) » et vaut pour les notes de frais comme pour les per diem.

- Votre espace contient le workflow **Circuit des notes de frais**. Il reprend les circuits d'approbation réglés avant Workflows, population par population ; sans circuit réglé, il adresse la note au supérieur hiérarchique du collaborateur, puis remonte la hiérarchie jusqu'à un administrateur si personne ne peut décider.
- Pour faire valider les notes importantes par un second niveau, ajoutez la condition « Montant de la note supérieur à » : le seuil se saisit dans la devise de la note, avec une ligne par devise si besoin.
- Sans workflow actif pour ce déclencheur, la note va au supérieur hiérarchique du collaborateur. Ce circuit de repli est visible dans Workflows, où vous pouvez le lire et le modifier.
- Pour un collaborateur qui a plusieurs contrats, l'approbation suit le contrat de la note.

## À savoir

- Une note déjà payée, ou incluse dans un fichier de paiement ou dans la paie, ne peut plus être approuvée ni refusée.
- Les relances de l'approbateur se règlent sur le modèle d'e-mail « Note de frais à approuver », dans **Paramètres › Gérer Illizeo › Email**.
- Seuls les approbateurs désignés par l'étape en cours peuvent décider : un administrateur hors circuit ne peut pas trancher à leur place.
- La liste **À décider par moi** ne compte que vos propres décisions à prendre, pas toutes les notes en attente de l'entreprise.

## Questions fréquentes

### Le message « Vous n'avez aucune note de frais à approuver. » s'affiche

Votre rôle ne porte pas les droits nécessaires pour voir la file des notes de frais. Adressez-vous à votre administrateur.

### Je vois la note mais les boutons de décision n'apparaissent pas

Votre rôle ne porte pas le droit « Voir les NDF en attente de validation (équipe) » au palier Exécuter, ou vous n'êtes pas l'approbateur de l'étape en cours.

### Une note de 150 km a été approuvée sans moi

C'est attendu : un trajet de 200 km au plus est approuvé automatiquement.

### *Similaire*