L’application mobile d’Illizeo emporte l’essentiel du CRM en rendez-vous : chercher un compte ou un contact, l’appeler, lui écrire ou s’y rendre en un geste, rendre compte d’une visite, même sans réseau, suivre ses activités du jour et faire avancer une opportunité. Cet article décrit ce que l’application permet sur le CRM, et ce qui reste sur le site. Il s’adresse aux commerciaux et à leurs responsables.
Avant de commencer #
- L’application mobile d’Illizeo doit être installée sur votre téléphone et connectée à votre espace.
- Le module CRM doit être installé et ouvert pour vous (voir Activer et administrer le module CRM). Sans lui, l’entrée CRM n’existe pas dans l’application.
- L’application parle la langue de votre compte Illizeo : français, anglais, allemand ou italien. Une autre langue donne l’anglais.
Les droits sont ceux du site, menu CRM de la matrice des rôles. Il en faut au moins un des quatre premiers pour voir le CRM dans l’application :
| Droit | Ce qu’il ouvre dans l’application |
|---|---|
| Comptes CRM : consulter | La recherche et la fiche des comptes. |
| Contacts CRM : consulter | La recherche et la fiche des contacts, et les contacts d’un compte. |
| Activités CRM : consulter | Mes activités du jour, la fiche d’une activité et les comptes rendus. |
| Opportunités : consulter | La fiche d’une opportunité et les opportunités ouvertes d’un compte. |
| Activités CRM : créer | Rendre compte d’une nouvelle visite, et la tâche de suivi. |
| Opportunités : modifier | Changer l’étape d’une opportunité. |
Votre portée reste celle du site : une fiche hors de votre portée ne s’ouvre pas, et un compte ou un contact que vous ne pouvez pas lire s’affiche « Compte hors de votre portée » ou « Contact hors de votre portée ».
Ouvrir le CRM #
Sur l’onglet Accueil, touchez la tuile CRM, « Comptes, contacts, visites ». L’écran du CRM réunit :
- la file des comptes rendus qui attendent le réseau, s’il y en a (voir plus bas) ;
- la carte Mes activités du jour ;
- la recherche : choisissez Comptes ou Contacts, puis saisissez au moins deux caractères dans Rechercher. Vingt résultats au plus s’affichent : précisez la recherche si besoin ;
- les Fiches récentes : les quinze derniers comptes, contacts et opportunités ouverts sur ce téléphone.
Les opportunités ne se cherchent pas : ouvrez-les depuis un compte, une activité ou les fiches récentes.
La fiche d’un compte #
La fiche donne la raison sociale, l’adresse et, s’il y a lieu, la mention Archivé. Trois boutons ouvrent les applications du téléphone :
- Appeler, si le compte a un téléphone ;
- Écrire, s’il a une adresse e-mail ;
- Itinéraire, s’il a une adresse : l’adresse principale, à défaut celle du siège, à défaut la première. L’application de cartes du téléphone s’ouvre sur cette adresse.
Plus bas, le bouton Rendre compte d’une visite, puis les sections Contacts, avec la mention Principal pour le contact principal, et Opportunités ouvertes, vingt au plus, avec leur étape, leur montant et leur date de signature. Tirez l’écran vers le bas pour le rafraîchir.
La fiche d’un contact #
La fiche donne le nom, la fonction et le compte du contact. Les boutons Appeler et Écrire n’apparaissent que si le contact accepte ce canal :
- un contact qui refuse les appels affiche « Ne pas appeler : ce contact l’a demandé. » ;
- un contact qui refuse les e-mails affiche « Ne pas écrire : ce contact l’a demandé. » ;
- un contact en opposition n’a aucun bouton, mais un bandeau : « Ce contact s’est opposé à toute prise de contact : ni appel ni e-mail. ».
Les préférences d’un contact se règlent sur le site (voir Gérer les contacts et Protéger les données des contacts (RGPD)).
Appeler ou écrire depuis l’application n’enregistre rien dans le CRM. Pour garder la trace d’un appel, rendez-en compte.
Rendre compte d’une visite #
- Sur la fiche d’un compte, touchez Rendre compte d’une visite. Pour un appel ou un rendez-vous déjà prévu, ouvrez-le et touchez Rendre compte.
- Pour une nouvelle visite, choisissez le Type parmi les types d’appel et de rendez-vous de votre espace, et saisissez au besoin l’Objet (facultatif).
- Saisissez la Note, ou dictez-la avec le micro du clavier du téléphone.
- Choisissez au besoin l’Issue.
- Pour prévoir la suite, activez Créer une tâche de suivi, saisissez au besoin le Titre de la tâche (facultatif) et choisissez l’Échéance : Demain, Dans 3 jours ou Dans une semaine.
- Touchez Enregistrer.
- Le compte rendu d’un appel ou d’un rendez-vous prévu le marque fait, avec sa note et son issue. Il faut pouvoir modifier cette activité.
- Une nouvelle visite devient une activité faite, datée du moment de la saisie : elle ne s’antidate pas. Elle n’est rattachée à aucune opportunité.
- La tâche de suivi reprend le compte et les contacts, et vous est assignée. Une nouvelle visite et la tâche de suivi demandent « Activités CRM : créer ».
- La visite et sa tâche de suivi partent ensemble : soit tout est enregistré, soit rien.
Sans réseau #
Chaque compte rendu est d’abord gardé sur le téléphone, puis envoyé. Sans réseau, l’écran l’indique : « Gardé sur le téléphone : il partira au retour du réseau, une seule fois. ».
- L’envoi repart seul au retour du réseau, quand l’application revient au premier plan, et à son ouverture. Rien ne part tant que l’application est fermée.
- En haut de l’écran du CRM et de Mes activités du jour, la file indique combien de comptes rendus attendent le réseau ; Envoyer maintenant relance l’envoi.
- Un compte rendu renvoyé plusieurs fois n’est enregistré qu’une fois.
- Un compte rendu refusé par Illizeo reste dans la file, en rouge, avec la raison du refus. Choisissez Corriger, Renvoyer ou Supprimer ; supprimer fait perdre sa note, après confirmation.
- La file garde cinquante comptes rendus au plus : au-delà, envoyez-les avant d’en saisir un autre.
- Les comptes rendus en attente restent sur le téléphone sans limite de durée, même si vous vous déconnectez : ils repartent à la prochaine connexion au même compte.
Consulter sans réseau #
Les fiches déjà ouvertes en ligne sur ce téléphone restent lisibles sans réseau, avec le bandeau « Hors ligne — données du », suivi de la date de leur dernière lecture. Ces données sont effacées à la déconnexion. Sans réseau, vous ne pouvez ni chercher, ni ouvrir une fiche jamais consultée, ni changer l’étape d’une opportunité, ni marquer une tâche faite.
Mes activités du jour #
Touchez la carte Mes activités du jour. La liste range vos activités en En retard, Aujourd’hui et À venir, comme sur le site (voir Les activités et « Mes activités »). Pendant l’absence d’un collègue que vous remplacez, une section « Tâches de …, que vous remplacez » montre ses tâches du jour (voir Le CRM et les RH : temps, frais, absences et départs). Une activité en retard s’affiche en rouge, une activité faite est barrée.
Touchez une activité pour ouvrir sa fiche : son état, Faite ou À faire, son moment, son lieu, son compte, ses contacts, son compte rendu et son issue, et le bouton Ouvrir l’opportunité si elle en a une. Selon l’activité :
- Marquer comme faite, sur une tâche à faire que vous pouvez terminer ;
- Rendre compte, sur un appel ou un rendez-vous que vous pouvez modifier.
Faire avancer une opportunité #
La fiche d’une opportunité donne son compte, son Étape, son Montant, sa probabilité, sa date de signature prévue et sa Prochaine activité. Sous Changer d’étape, une pastille par autre étape ouverte du pipeline : touchez-en une pour y passer aussitôt, sans confirmation.
- Changer d’étape demande « Opportunités : modifier », une opportunité ouverte et du réseau.
- Si l’étape exige des champs, rien ne change et une carte les demande : montant, date de signature, source, concurrents, contacts de l’opportunité ou champs personnalisés. Remplissez-les, puis touchez Passer à l’étape. Un champ que l’application ne sait pas saisir se complète sur le site.
- « Gagner ou perdre une opportunité se fait sur le site. » (voir Suivre les opportunités dans le pipeline).
Les notifications sur le téléphone #
Les avis du CRM peuvent arriver sur le téléphone. La bulle ne dit jamais de quoi il s’agit : « Illizeo », « Vous avez une nouvelle notification. ». En la touchant :
- un rappel de tâche, une tâche en retard ou une tâche qui vous est assignée ouvre l’activité concernée ;
- l’avis qui vous annonce un remplacement ouvre Mes activités du jour ;
- les autres avis du CRM s’ouvrent dans la boîte des notifications.
Pour choisir ce que vous recevez, ouvrez l’onglet Profil, puis Paramètres, section Notifications, Ce que vous recevez. Chaque famille a trois interrupteurs : Centre de notifications, E-mail et Téléphone. Quand le CRM est ouvert pour vous, huit familles CRM s’y ajoutent :
- CRM — comptes et contacts attribués, fusions
- CRM — activités : tâches assignées, rappels, retards
- CRM — opportunités : attribuées, date de signature dépassée, sans prochaine étape
- CRM — devis : à valider, validés ou refusés, signés, qui expirent bientôt
- CRM — imports terminés ou en échec
- CRM — protection des données : purges annoncées ou faites
- CRM — Microsoft 365 : connexion expirée
- CRM — commissions : relevés à valider, validés ou refusés
Ce qui reste sur le site #
L’application ne permet pas de créer ni de modifier un compte, un contact ou une opportunité, de gagner ou de perdre une affaire, de modifier, replanifier ou supprimer une activité, ni de créer une tâche hors d’un compte rendu. Les devis, les commissions, les imports, le tableau de bord et les réglages restent sur le site.
Questions fréquentes #
Je ne vois pas la tuile CRM. #
Le module CRM n’est pas ouvert pour vous, ou votre rôle ne porte aucun des droits Comptes, Contacts, Activités ou Opportunités en consultation. Adressez-vous à votre administrateur.
Mon compte rendu n’est pas parti. #
Ouvrez l’application avec du réseau : l’envoi repart seul. S’il a été refusé, sa carte rouge donne la raison ; touchez Corriger, puis Enregistrer.
La section Changer d’étape n’apparaît pas. #
Vérifiez que vous avez du réseau : une fiche lue sans réseau ne propose pas de changer d’étape. Il faut aussi « Opportunités : modifier », et une opportunité ouverte.
