Pendant qu’un sondage est ouvert, l’écran Suivi des réponses te montre qui a déjà répondu et qui ne l’a pas encore fait, par département, bureau ou société. Tu peux relancer d’un clic les collaborateurs en attente, un par un ou par groupe, en plus des relances automatiques programmées. Cet article explique comment lire le suivi, filtrer les participants et envoyer des relances. Il s’adresse aux RH et aux administrateurs ; les managers et les auditeurs y trouveront ce qu’ils peuvent consulter.
Avant de commencer #
- Le module Sondages doit être ouvert à ton compte — voir Démarrer avec les Sondages.
- Pour voir l’écran, il faut le droit Voir le suivi de participation (palier Accès). Administrateur, Responsable RH, Manager et Auditeur le portent.
- Pour relancer, il faut le droit Relancer les non-répondants au palier Exécuter. Administrateur et Responsable RH le portent. Sans lui, les boutons de relance n’apparaissent pas.
- Une relance part par courriel, aux participants actifs qui ont une adresse. Elle ne vise que les collaborateurs que ton rôle couvre.
Ouvrir le suivi d’un sondage #
- Ouvre Sondages › Suivi des réponses, ou clique sur Suivi réponses depuis la fiche d’un sondage.
- Choisis le sondage dans la liste déroulante, en haut à droite. Son statut est indiqué entre parenthèses.
Lire le suivi #
- Les tuiles donnent le nombre de Participants, ceux qui ont Répondu, ceux En attente, ceux Relancés et le Taux de participation.
- Le tableau liste chaque participant avec son poste, son Département, son Bureau, son Statut (Répondu, En attente ou Relancés) et la colonne Action : Terminé s’il a répondu, sinon le bouton Relancer.
- Le panneau de droite reprend la Participation sous forme d’anneau (répondu et restant), la participation Par département et l’Historique relances.
Le suivi indique seulement si une personne a répondu, jamais ce qu’elle a répondu.
Filtrer les participants #
- Tape un nom dans Rechercher un nom….
- Choisis un statut : Tous, Répondu, En attente ou Relancés.
- Affine avec les listes Toutes les sociétés, Toutes les sous-sociétés, Tous les bureaux et Tous les départements.
- Le compteur, à droite, indique combien de participants correspondent aux filtres sur le total.
Relancer des collaborateurs #
Relancer une personne #
- Sur la ligne d’un collaborateur en attente, clique sur Relancer.
- Le courriel de relance part. La ligne passe au statut Relancés et l’envoi s’ajoute à l’Historique relances.
Relancer un groupe #
- Filtre la liste si besoin, par exemple sur un département.
- Clique sur Sélectionner en attente (N) pour cocher tous les participants en attente de la liste filtrée, ou coche les lignes une à une.
- Clique sur Relancer, dans la barre au-dessus du tableau. Le bouton reste grisé tant qu’aucune personne en attente n’est cochée. Désélectionner vide la sélection.
Les personnes qui ont déjà répondu ne sont jamais relancées, même si tu les coches. Le courriel de relance contient le lien personnel de réponse de chaque participant. Il part dans la langue de ton interface, français ou anglais.
Chaque relance manuelle augmente le compteur Relances envoyées de la fiche du sondage, crée une notification du module et s’inscrit au journal d’activité.
Les relances automatiques #
En plus des relances manuelles, le module envoie des relances automatiques aux participants qui n’ont pas répondu :
- chaque sondage a sa propre liste de relances, fixée à l’étape Paramètres de l’assistant — voir Créer et lancer un sondage ;
- un sondage sans liste propre suit les relances actives de Paramètres › Sondages › Configuration ;
- les envois partent à l’Heure d’envoi réglée, dans la limite de la Taille du batch, et seulement si les relances automatiques et le courriel de relance sont activés — voir Les paramètres des sondages.
Un sondage sans date de clôture ne reçoit pas de relance automatique. Chaque envoi automatique est inscrit au journal d’activité.
À savoir #
- Le taux de participation s’affiche aussi sur la fiche du sondage, dans la liste des sondages et sur le tableau de bord.
- Une relance ne vise que les collaborateurs actifs qui ont une adresse électronique.
- Le manager et l’auditeur consultent le suivi sans pouvoir relancer.
Questions fréquentes #
Le bouton Relancer n’apparaît pas. Pourquoi ? #
Il exige le droit Relancer les non-répondants au palier Exécuter. Demande à ton administrateur de l’ajouter à ton rôle.
Un collaborateur dit avoir répondu mais reste « En attente ». Que vérifier ? #
Vérifie qu’il a bien cliqué sur Envoyer à la dernière question et qu’il a vu la page de remerciement. Recharge ensuite le suivi.
Puis-je savoir ce qu’un collaborateur a répondu ? #
Non. Le suivi ne montre que la participation. Les réponses ne sont visibles que regroupées, dans les résultats.
