Le calendrier est la porte d’entrée du module Flex Office. Vous y déclarez où vous travaillez chaque jour, vous voyez où sont vos collègues, vous réservez en même temps une place de parking et un repas, vous choisissez votre poste sur le plan du jour et, sur un site qui l’exige, vous pointez votre arrivée.
Avant de commencer #
Le calendrier est ouvert à toute personne qui a accès au module Flex Office. Sans ce droit, le module n’existe pas dans votre menu.
- Réserver (ouvrir une case vide, modifier, dupliquer, supprimer, choisir un poste sur le plan) et pointer votre arrivée demandent en plus le droit de réserver un poste de travail au palier Exécuter. Sans lui, vous consultez le calendrier, mais les cases vides ne s’ouvrent pas.
- Les boutons Parking, Restaurant, Accueil et Relances n’apparaissent qu’avec leurs droits respectifs. Voir les articles Parking, Repas, Visiteurs et Relances.
- Le bouton Pointer une arrivée n’apparaît qu’avec le droit de pointer l’arrivée d’une autre personne (accueil). Voir Visiteurs.
- Le filtre Mon équipe n’apparaît que si votre rôle vous donne accès à votre équipe.
- La barre d’onglets ne montre Tableau de bord qu’avec l’un des droits du tableau de bord, et Salles de réunion qu’avec le droit de réserver une salle de réunion.
Avant l’ouverture générale (go-live). Tant que le module n’est pas ouvert à tous dans votre espace, seuls les administrateurs y ont accès et reçoivent ses avis. Les e-mails adressés aux visiteurs externes partent toujours.
Droits dans la matrice des rôles #
- « Accès au module Flex Office », palier Accès : l’onglet, le calendrier, le plan du jour, la rangée « Site ».
- « Réserver un poste de travail », palier Accès : la bande « Aujourd’hui sur site », Mes annulations, la tuile « Ma semaine au bureau » ; palier Exécuter : réserver, modifier, dupliquer, supprimer, choisir un poste, pointer votre arrivée (bouton et QR code).
- « Réserver une salle de réunion », palier Accès : la pastille et Mes réunions ; palier Exécuter : Réserver une salle.
- « Pointer l’arrivée d’une autre personne (accueil) », palier Exécuter : Pointer une arrivée.
- « Consulter qui est attendu au bureau (nominatif, borné à la population du rôle) », palier Accès : le bouton Relances.
- « Réserver une place de parking » ou « Consulter la liste nominative du jour des parkings (qui est attendu, sur quelle place et à quelle demi-journée) », palier Accès : le bouton Parking.
- « Configurer la restauration (restaurants, services, fermetures, menus) » ou « Consulter la liste nominative du jour des restaurants (qui vient, à quel service — jamais le plat choisi) », palier Accès : le bouton Restaurant.
- « Gérer l’accueil des visiteurs », palier Accès : le bouton Accueil.
À quoi sert cet onglet #
- Déclarer votre lieu de travail, jour par jour : au bureau, en télétravail, en coworking ou sur un autre lieu.
- Choisir la journée entière, le matin ou l’après-midi, et, dans une zone à postes, votre poste.
- Ajouter à votre bureau une place de parking et un repas.
- Pointer votre arrivée sur site (« Je suis arrivé » ou QR code du lieu) et retrouver vos réservations annulées.
- Voir le planning de vos collègues, le plan du jour d’un site et savoir qui est au bureau un jour donné.
- Voir les fermetures de site, les événements du site et vos réunions en salle.
- Ouvrir, selon vos droits, les fenêtres Parking, Restaurant, Accueil, Pointer une arrivée et Relances, ainsi que vos préférences (semaine type, poste attribué, agenda, notifications).
Se repérer dans l’écran #
- L’en-tête « Bureau illizeo » ramène au calendrier d’un clic.
- La barre d’onglets : Tableau de bord, Calendrier Flex Office, Salles de réunion (selon vos droits).
- La recherche « Rechercher des employés… » filtre les lignes par nom.
- La bande « Aujourd’hui sur site », sous la recherche : vos réservations du jour sur un site qui exige le pointage, avec le bouton Je suis arrivé, ou l’heure de votre pointage. Sans réservation du jour concernée, elle n’existe pas.
- Les filtres rapides :
- Mes favoris : les collègues que vous avez marqués d’une étoile ;
- Mon équipe : les membres de votre équipe ;
- Au bureau aujourd’hui (ou « Au bureau le … » si un autre jour est sélectionné) : les personnes qui ont réservé un bureau ce jour-là.
- Plus de filtres ajoute le filtre Lieu de travail (plusieurs lieux possibles). Effacer retire tous les filtres.
- Les actions à droite : Plan interactif, Parking, Restaurant, Accueil, Pointer une arrivée, Mes annulations, Relances, Préf. (vos préférences).
- La légende : Bureau, Télétravail, Déplacement, Coworking, Absence. Selon le cas, s’y ajoutent Saisie fermée et Site fermé.
- La navigation : les flèches passent à la période précédente ou suivante, Aujourd’hui revient au jour présent, et la bascule Semaine / Mois change de vue.
- La rangée « Site », au-dessus des lignes : les bandeaux de fermeture et les pastilles d’événements.
- Votre ligne vient toujours en premier, marquée « (vous) ». Les lignes de vos collègues suivent, sous Équipe.
Pas à pas #
Réserver un bureau #
- Cliquez sur une case Vide de votre ligne, au jour voulu. Le panneau Réserver pour s’ouvre à droite, avec la date.
- Choisissez le créneau : Toute la journée, Matin ou Après-midi.
- Si votre entreprise l’a activé, ajoutez un Commentaire (facultatif).
- Sous Services complémentaires, cochez si besoin Parking et Restaurant (voir Parking et Repas).
- Dans la liste des lieux, cliquez sur votre choix :
- Télétravail ;
- un site : s’il a des zones, ses zones s’affichent ; cliquez sur la zone voulue ;
- un coworking ou un autre lieu ;
- la recherche « Rechercher un lieu… » filtre la liste ; une barre de couleur montre le remplissage de chaque lieu et de chaque zone.
- Dans une zone à postes, le clic sur la zone ouvre le choix du Poste :
- laissez Premier poste libre (votre poste attribué s’il est libre, sinon le premier poste libre), ou choisissez un poste dans la liste des postes libres sur le créneau ;
- la ligne « Poste qui sera posé : … » annonce le poste retenu, ou ce qui bloque ;
- cliquez sur Réserver.
- Le serveur contrôle la réservation avant de l’enregistrer :
- tout est en ordre : la réservation est enregistrée aussitôt ;
- Attention : un avertissement s’affiche ; cliquez sur Confirmer pour passer outre, ou sur Annuler ;
- Cette réservation sera soumise à approbation : les motifs s’affichent ; Confirmer l’envoie en approbation ;
- Cette réservation est impossible : les motifs s’affichent et Confirmer est désactivé ; cliquez sur Choisir autre chose.
Consulter, modifier, dupliquer ou supprimer une réservation #
- Cliquez sur une case remplie. La fiche du jour s’ouvre : type, créneau, lieu, zone et poste, commentaire, Services (parking, repas et, si vous en avez le droit, Mes réunions), Qui est sur la zone ? et, pour un bureau, vos visiteurs.
- Modifier rouvre le panneau de réservation. La réservation modifiée repasse par les mêmes contrôles.
- Dupliquer propose une date (le lendemain par défaut) dans le champ Dupliquer au. Cliquez sur Dupliquer. Si un contrôle s’affiche, Dupliquer quand même confirme.
- Supprimer annule la réservation. Elle reste visible dans Mes annulations.
Pointer votre arrivée #
Sur un site où votre administrateur exige le pointage, votre arrivée se constate le jour même, de l’une de ces façons :
- Le bouton. Dans la bande « Aujourd’hui sur site » du calendrier, ou dans la tuile « Ma semaine au bureau » de l’accueil, cliquez sur Je suis arrivé. Si votre navigateur vous le demande, vous pouvez partager votre position : elle sert d’indice (« sur place », « hors zone »), jamais de condition. Refusée ou indisponible, le pointage part quand même (« position non transmise »).
- Le QR code du lieu. Scannez le QR code affiché sur le site. La page Pointage sur site s’ouvre (après connexion si besoin) et dit Arrivée enregistrée, Arrivée déjà enregistrée, Pas de réservation aujourd’hui ou QR code invalide ou révoqué. Son lien Ouvrir le calendrier ramène ici.
- À l’accueil, ou par la badgeuse du site si votre entreprise en a une.
Une fois pointée, la réservation affiche par exemple « Pointé à 09:12 · bouton · sur place ». Un second pointage ne change rien : le premier est gardé.
Retrouver vos réservations annulées #
- Cliquez sur Mes annulations. La fenêtre Mes réservations annulées s’ouvre sur les 90 jours qui précèdent et les 90 jours qui suivent aujourd’hui.
- Changez au besoin la période avec Du et Au : un an au plus (366 jours).
- Chaque ligne donne la date, la demi-journée, le lieu (zone, étage, poste), la raison (« Annulée par vous », « Une absence approuvée la couvre », « Le site est fermé », « Libérée faute de pointage »…), l’auteur si une autre personne a annulé, et le moment de l’annulation.
Voir le plan du jour et choisir un poste #
- Cliquez sur Plan interactif (ou sur l’icône de plan de Qui est sur la zone ? dans la fiche du jour). La fenêtre Plans des bureaux s’ouvre sur le jour sélectionné.
- Choisissez le lieu, puis au besoin le jour, le créneau (Journée, Matin, Après-midi) et l’étage.
- Le plan montre les zones, teintées selon leur remplissage, et les postes selon leur état : Libre, Occupé, Ma réservation, Attribué, Hors service. Une zone repère ne se réserve pas ; une zone prioritaire réservée à certains départements est grisée pour les autres. Un créneau où le site est fermé le dit et ne propose rien.
- Cliquez sur une zone ou un poste : le panneau de droite dit qui est présent (Personnes présentes, les noms de votre annuaire seulement, les autres comptés), les visiteurs de la zone et, pour un poste, son état par demi-journée et ses équipements.
- Sur un poste libre pour vous, cliquez sur Choisir ce poste : la réservation est contrôlée puis enregistrée.
- Si vous avez déjà une réservation sur ce créneau, le bouton devient Déplacer ma réservation sur ce poste ; une confirmation dit quelle réservation sera déplacée ; cliquez sur Déplacer (ou Annuler : rien n’est envoyé).
Marquer des favoris #
- Cliquez sur l’étoile d’une ligne pour suivre un collègue, puis utilisez le filtre Mes favoris.
- Dans le panneau de réservation, l’étoile d’un lieu le place dans la section Favoris, en haut de la liste.
Voir vos réunions et réserver une salle #
Avec le droit de réserver une salle de réunion, une pastille sur votre case du jour compte vos réunions en salle (celles que vous organisez et vos invitations non déclinées). Dans la fiche du jour, Mes réunions les liste et propose Réserver une salle, qui ouvre l’onglet Salles de réunion sur ce jour et ce lieu. Le panneau de réservation propose aussi Réserver une salle ce jour-là. La salle se réserve à part du bureau. Voir Salles de réunion.
Ouvrir un événement du site #
Cliquez sur la pastille d’un événement, dans la rangée « Site ». Sa fiche s’ouvre. Voir Événements du site.
Les tuiles de l’accueil liées au module #
Trois tuiles de votre page d’accueil reprennent le Flex Office. Chacune n’apparaît que si vous détenez son droit et la donnée qu’elle affiche, et si le module vous est ouvert. Votre administrateur peut aussi régler leur visibilité par rôle dans les paramètres du tableau de bord d’accueil.
- Ma semaine au bureau : vos cinq jours, du lundi au vendredi de la semaine en cours. Pour chaque jour : bureau (« en attente » s’il attend une approbation), télétravail, place de parking et repas (si vous avez le droit de les réserver), réunions en salle, et les repères « Jour non ouvré », « Férié », « Demi-férié », « Site fermé » ou « À déclarer ». Le jour même, la tuile porte le bouton Je suis arrivé sur votre réservation d’un site qui exige le pointage. Le repère Planning incomplet : déclarez les jours manquants. suit la même règle que les relances. Le lien Ouvrir le calendrier mène ici ; une semaine vide propose Réserver un bureau.
- Occupation des sites aujourd’hui : par site, le taux du matin et de l’après-midi, le nombre de personnes et la capacité. Elle demande le droit de consulter l’occupation des sites. Un site où viennent de 1 à 4 personnes affiche « Moins de 5 personnes » ; les sites ne sont pas additionnés. Le lien Tableau de bord ouvre le tableau de bord.
- Événements du site à venir : les quatre prochains événements publiés de votre audience, sur 60 jours. Pour chacun : date, lieux, places restantes (ou « Complet ») et votre état : « Inscrit », « Liste d’attente » ou « Non inscrit ». Un clic ouvre la fiche de l’événement dans le calendrier.
À savoir #
- Saisie fermée. Un jour où vous ne pouvez pas déclarer est grisé dans votre ligne, avec son motif : date passée verrouillée, au-delà de l’horizon autorisé, jour non ouvré ou férié de votre site. La case ne s’ouvre pas. Ces limites viennent des réglages généraux et de votre profil de présence.
- Site fermé. Un jour où votre site est fermé porte un repère (« Site fermé », « Fermé le matin »…), sans être grisé. Le repère dit ce qui « Reste possible » : le télétravail, un autre lieu, ou la moitié ouverte. Une réservation sur la partie fermée est refusée. Une fermeture posée le jour même garde la demi-journée déjà commencée : la tuile d’accueil l’indique (« matin conservé (déjà commencé) — site fermé »).
- Libération faute de pointage. Sur un site où le pointage est exigé et la libération automatique activée, une réservation du jour non pointée à temps est libérée : l’heure limite est le début de sa demi-journée (09:00 ou 14:00 par défaut) plus le délai réglé pour le lieu (60 minutes par défaut). La place de parking et le repas liés sont annulés avec elle, sauf un repas dont le service a commencé. Vous êtes prévenu par la cloche et par e-mail. Rien n’est rétabli ensuite, sauf si un badgeage d’arrivée daté d’avant l’heure limite arrive en retard : la réservation revient si le créneau est libre, sans la place ni le repas. Vous pouvez aussi réserver de nouveau le créneau rendu.
- Compteurs. Dans le panneau de réservation, des pastilles montrent où vous en êtes de vos règles (par exemple vos jours de télétravail de la semaine). Orange : limite atteinte. Rouge : limite dépassée.
- Absences. Une absence approuvée s’affiche en hachuré rouge, avec son libellé.
- Coworking. Un lieu de coworking a sa propre couleur dans le calendrier.
- Parking et repas suivent le bureau. Annuler, refuser ou libérer un bureau annule aussi la place et le repas qui lui sont rattachés. Le télétravail n’a ni parking ni repas.
- Modifier, c’est revalider. Une modification repasse par les contrôles et, si une approbation s’applique, par une nouvelle approbation. La place rattachée suit : la même place si elle est libre, sinon une place du même type au nouveau lieu, sinon elle est annulée et vous êtes prévenu. Le repas rattaché suit de la même façon. Si la modification est refusée, l’original est rétabli.
- Réserver pour un collègue. Si votre rôle le permet, cliquez sur une case vide de sa ligne. Le serveur vérifie que la personne fait partie de votre périmètre. Elle reçoit un avis.
- Visiteurs. Une pastille sur une case indique des visiteurs attendus ce jour-là. Voir Visiteurs.
- Plan interactif. Tant qu’un étage n’a ni image de plan, ni zone tracée, ni poste placé, la fenêtre Plans des bureaux affiche « Pas encore de plan pour cet étage » : les zones et les postes restent dans la liste de droite. Le plan d’un étage se prépare dans les paramètres du lieu : voir Lieux et plans.
- Préférences. Préf. ouvre votre semaine type et, si vous en avez un, votre poste attribué. Le bloc Agenda montre l’état de vos agendas Google et Outlook et les types de réservations que vous y envoyez (Enregistrer mes types) ; voir Intégrations. Le bloc Mes notifications règle vos avis du Flex Office, comme l’onglet Notifications de vos réglages personnels. Le bloc Équipe est « Bientôt disponible ».
