Factures, paiement, consommation et propriété de l’espace

Une fois l’abonnement actif, sa page de gestion réunit vos coordonnées de facturation, vos factures, le mode de paiement et le renouvellement, la consommation mois par mois, vos documents contractuels et la propriété de l’espace. Cet article décrit chacun de ces onglets. Il s’adresse au propriétaire de l’espace et aux personnes qui gèrent l’abonnement.

Avant de commencer #

• Ces onglets demandent le droit « Abonnement et facturation (souscrire, factures, coordonnées de facturation) », menu « Administration de la plateforme », section « Abonnement » de la matrice des rôles : palier Accès pour consulter, palier Exécuter pour modifier. Par défaut, l’Administrateur et le Responsable RH le détiennent.
• Les onglets n’existent qu’avec un abonnement actif. Pour souscrire, voir Souscrire et faire évoluer son abonnement.
• Le propriétaire de l’espace est la personne titulaire du compte client. Ce n’est pas un droit de la matrice : certains gestes de l’onglet Propriété de l’espace lui sont réservés.

Ouvrir la page de gestion #

Cliquez votre avatar, puis Ma souscription. Sous l’en-tête, le bloc Consommation de la période montre trois jauges : Stockage, Signatures électroniques et Validations de documents, avec le pourcentage du plafond atteint. Plus bas, six onglets.

Informations de facturation #

L’onglet présente le Contact de facturation (prénom, nom, pays, téléphone, e-mail) et les informations de l’entreprise (Raison sociale, numéro de TVA, adresse). Un champ vide affiche À compléter.

1. Cliquez Modifier.
2. Corrigez les champs. Le numéro de TVA est vérifié à l’enregistrement.
3. Cliquez Enregistrer, ou Annuler pour revenir en arrière.

Factures #

L’onglet Factures liste vos factures avec leur numéro, leur statut, leur date et leur montant. Les statuts possibles sont Payée, À venir, Impayée (échéance passée) et Partielle. Le bouton PDF de chaque ligne télécharge la facture. Chaque facture est aussi envoyée par e-mail, avec son PDF, au moment de son émission.

Paiement et renouvellement #

L’onglet Paiement rappelle le mode Paiement sur facture : Illizeo ne prélève pas de carte et vous n’avez aucun moyen de paiement à enregistrer. Les factures se règlent par virement, à l’échéance, sur les Coordonnées bancaires affichées. Pour la Suisse et le Liechtenstein, elles portent une QR-facture.

Le bloc Renouvellement automatique indique si l’abonnement sera reconduit, pour quelle durée et à quelle date.

• L’interrupteur et le bouton Désactiver le renouvellement agissent dès le clic, sans demande de confirmation : l’abonnement prend fin à son échéance, comme une résiliation, et le propriétaire en est averti par e-mail.
• Le préavis s’applique : passé le délai, la fin glisse à l’échéance suivante. L’écran affiche alors la date de fin de l’accès.
• Pour revenir sur votre décision avant l’échéance, utilisez Annuler la résiliation en haut de la page.

Consommation par mois #

L’onglet Consommation par mois réunit jusqu’à trois blocs.

• Plateforme API (si votre offre comprend l’API, ou si elle a déjà été utilisée) : les unités incluses et consommées, détaillées en Appels API, Webhooks livrés et Exports planifiés. La liste Plafond de sécurité fixe un maximum, exprimé en multiple du quota, ou Sans plafond ; elle s’enregistre dès que vous changez sa valeur. Au plafond, les appels à l’API sont refusés jusqu’au mois suivant. Les personnes qui gèrent l’abonnement sont prévenues à l’approche du quota et du plafond.
• Intelligence artificielle : tant que l’IA n’est pas activée, cochez l’acceptation de la facturation à l’usage, puis cliquez Activer l’IA. Une fois activée, le bloc indique qui l’a activée et quand ; réglez le Plafond mensuel puis Enregistrer. Au plafond, les fonctions d’IA disparaissent jusqu’au mois suivant. Désactiver l’IA les retire à tous.
• L’historique Employés actifs facturés, mois par mois : employés actifs, employés facturés, dépassement, stockage et signatures de chaque mois. Exporter en CSV télécharge ce tableau.

Protection des données et conditions #

L’onglet Protection des données explique comment Illizeo traite vos données.

• Le bloc Suppression des données rappelle que vos données sont supprimées définitivement 30 jours après la fin du contrat. Exporter mes données prépare une archive de votre espace ; un bouton Télécharger apparaît quand elle est prête, et vous êtes prévenu par e-mail.
• Un volet par document contractuel : conditions générales de vente, accord sur le traitement des données (DPA), mesures techniques et organisationnelles, liste des sous-traitants, conditions relatives à l’intelligence artificielle, conditions des services d’assistance. Chacun indique la version acceptée et sa date, propose Lire la version en vigueur et garde l’Historique des acceptations (date, e-mail, adresse IP, navigateur), avec Voir le texte accepté.

Quand une nouvelle version d’un document entre en vigueur, un bandeau Nos conditions ont été mises à jour s’affiche en haut de la page de gestion. Cochez la case d’acceptation, au nom de votre organisation, puis cliquez Accepter. Les personnes qui gèrent l’abonnement au palier Exécuter voient aussi cette demande dans une fenêtre à leur arrivée dans Illizeo, avec le choix Plus tard.

Propriété de l’espace #

L’onglet Propriété de l’espace nomme le propriétaire, titulaire du compte client : abonnement, factures et décision de transférer l’espace. La mention C’est vous s’affiche quand il s’agit de vous. Les autres personnes voient l’onglet en lecture seule.

Créer un autre espace avec votre adresse #

Prévu pour les partenaires qui gèrent plusieurs entreprises, Créer un autre espace ouvre l’assistant d’inscription avec votre adresse, votre prénom et votre nom déjà remplis. Vous choisissez l’entreprise et un mot de passe. Le nouvel espace est entièrement indépendant, avec son propre abonnement ; l’espace actuel ne change pas. Le lien est valable 30 minutes.

Transférer la propriété #

1. Cliquez Transférer la propriété.
2. Dans Nouveau propriétaire, choisissez un collaborateur, puis cliquez Continuer.
3. Lisez le résumé, puis cliquez Envoyer la proposition.

Rien ne change tant que la personne n’a pas accepté. Elle reçoit un e-mail et doit accepter depuis le lien, connectée à son propre compte, avant la date d’expiration affichée. Une fois le transfert accepté, elle devient titulaire du compte client et reçoit le rôle Administrateur ; vous restez dans l’espace en tant que collaborateur, avec vos rôles actuels. Tant que la proposition est en attente, Annuler la proposition la retire.

À savoir #

• Les coordonnées portées par les factures sont celles enregistrées à la souscription. Si vous modifiez l’onglet Informations de facturation ensuite, les factures suivantes ne changent pas pour autant : demandez la mise à jour au support Illizeo.
• L’export CSV de la consommation a ses en-têtes en français et ses montants en francs suisses.
• Chaque onglet a sa propre adresse : vous pouvez la mettre en favori.

Questions fréquentes #

Je ne vois pas l’onglet Factures. #

Les onglets n’apparaissent qu’avec un abonnement actif. Pendant l’essai, la page affiche le choix de l’offre.

Je ne peux pas transférer la propriété. #

Seul le propriétaire actuel le peut. Si vous l’êtes et que la liste est vide, aucun collaborateur ne peut recevoir la propriété pour le moment.