Les paramètres des sondages

Les paramètres des sondages fixent les règles communes à tous les sondages de ton espace : les relances automatiques, les courriels envoyés aux participants, les valeurs proposées à la création d’un sondage, et le journal qui trace chaque action du module. Ils se trouvent dans Paramètres › Sondages, en trois écrans : Configuration, Emails et Audit. Cet article les présente un à un. Il s’adresse aux administrateurs ; les RH et les auditeurs y trouveront ce qu’ils peuvent consulter.

Avant de commencer #

• Les pages de Paramètres exigent l’accès au menu Paramètres, réservé par défaut à l’administrateur, en plus du droit propre à chaque écran.
• Configuration : le droit Valeurs par défaut (durée/langue/visibilité) ouvre l’écran ; il faut le palier Exécuter pour enregistrer. Sans ce palier, l’écran indique « Vous n’avez pas la permission de modifier cette configuration. »
• Emails : Prévisualiser les emails (invitation/relance/remerciement) pour consulter, Configurer les emails (horaires, lot, reply-to) au palier Exécuter pour modifier. Seul l’administrateur les porte.
• Audit : Voir le journal d’activité (Administrateur, Responsable RH, Auditeur).
• Les droits du module ne se règlent pas ici, mais dans Rôles et permissions.

La configuration #

Ouvre Paramètres › Sondages › Configuration. L’écran Configuration des sondages réunit plusieurs cartes ; le bouton Enregistrer, en haut à droite, valide toutes les modifications d’un coup (« Enregistré ! »).

Fréquences de relance #

1. L’interrupteur Actif, en haut de la carte, active ou coupe toutes les relances automatiques.
2. Chaque ligne Relance N a son interrupteur et son nombre de jours. Modifie le nombre, coupe une relance sans la supprimer, ou retire-la avec la croix.
3. Ajoute une relance avec Ajouter une relance, jusqu’à six. La Timeline des relances place les relances actives entre le lancement et la clôture.
4. Règle l’Heure d’envoi des relances, la Taille du batch (nombre maximal de courriels par envoi) et l’option Exclure les répondants, qui évite de relancer ceux qui ont déjà répondu.

Ces relances s’appliquent aux sondages qui n’ont pas leur propre liste de relances. Les relances actives sont aussi proposées par défaut à la création d’un sondage.

Paramètres par défaut #

Ces valeurs préremplissent l’assistant de création ; chaque sondage peut ensuite s’en écarter.

• Confidentialité par défaut : Confidentiel ou Visible, et le Seuil minimum de confidentialité en nombre de réponses.
• Durée par défaut (jours) : l’écart proposé entre l’ouverture et la clôture.
• Langue par défaut : la langue des courriels automatiques (invitation et relances automatiques).
• Affichage des résultats : Après clôture du sondage, En temps réel ou Publication manuelle — voir Lire les résultats et générer un rapport.
• Autoriser retour aux questions précédentes et Randomiser l’ordre des questions : le comportement du questionnaire pour les participants.

Emails automatiques #

• Trois interrupteurs commandent l’Email d’invitation (envoyé au lancement du sondage), l’Email de relance et l’Email de remerciement (envoyé après complétion).
• Prévisualiser ouvre l’aperçu du courriel correspondant.

Accès aux sondages #

Cette carte rappelle que les droits du module se règlent dans la matrice des rôles. Le lien Modifier dans Rôles et permissions ouvre cette matrice.

Récapitulatif #

La bande du bas résume la configuration : relances actives, heure d’envoi, confidentialité, durée et courriels activés.

Les courriels #

Ouvre Paramètres › Sondages › Emails. L’écran Emails du sondage présente les trois courriels envoyés aux collaborateurs.

1. Choisis le courriel : Invitation, Relance ou Remerciement.
2. Choisis la langue : Français ou English. L’aperçu montre l’objet et le corps du courriel. Les valeurs affichées (prénom, dates, durée) sont des exemples : elles sont remplies automatiquement à l’envoi, depuis le sondage et le destinataire.
3. Clique sur Modifier le contenu. Tu modifies l’Objet, le Titre principal, le Sous-titre, les Paragraphes (sépare-les par une ligne vide), le Libellé du bouton et la Note de confidentialité. La mise en forme, elle, reste fixe.
4. Pour un champ, Traduire ouvre sa saisie dans chaque langue, avec Copier depuis l’autre langue.
5. Clique sur Enregistrer. Le message « Enregistré » confirme.

Le bouton Emails automatiques ramène à la configuration, où tu actives ou coupes chaque envoi.

Le journal d’activité #

Ouvre Paramètres › Sondages › Audit. Le Journal d’activité retrace les actions faites dans le module, de la plus récente à la plus ancienne.

• Le tableau donne la Date & heure, l’Utilisateur, l’Action, la Cible et le Détail.
• Le journal trace notamment la création, la modification, le lancement, la clôture et la suppression d’un sondage, les relances manuelles et automatiques, la publication des résultats, les exports, les rapports générés et les changements de configuration et de courriels, ainsi que la préparation du cycle suivant d’un sondage récurrent.
• Cherche avec Rechercher… et filtre par type d’action avec les boutons proposés. Le compteur indique le nombre d’entrées affichées.
• Les réponses des collaborateurs n’y figurent pas.

À savoir #

• Les paramètres valent pour tout l’espace ; chaque sondage peut ensuite ajuster sa confidentialité, ses dates et ses relances.
• Le journal d’activité se consulte, il ne se modifie pas.

Questions fréquentes #

Pourquoi le bouton Enregistrer ne fait-il rien ? #

Enregistrer la configuration exige le droit Valeurs par défaut (durée/langue/visibilité) au palier Exécuter. Sans lui, l’écran est en lecture seule.

Puis-je rédiger les courriels en allemand ou en italien ? #

L’écran propose le français et l’anglais. La langue des courriels automatiques se choisit dans les Paramètres par défaut.

Où donner à un manager le droit de relancer ? #

Dans Rôles et permissions : accorde au rôle le droit Relancer les non-répondants au palier Exécuter. Voir Suivre les réponses et relancer.