Cet article s’adresse aux personnes qui remboursent les notes de frais et à la comptabilité : il explique comment choisir le mode de règlement des notes approuvées, générer le fichier de paiement bancaire, régler des notes avec la paie, suivre l’historique des paiements, puis exploiter les rapports et les écritures comptables.
Avant de commencer #
- Tous les écrans de cet article se trouvent dans Paramètres › Notes de frais. Par défaut, seul le rôle Administrateur porte les droits correspondants :
| Droit | Ce qu’il permet |
|---|---|
| Marquer une NDF comme remboursée | Changer le mode de règlement d’une note approuvée |
| Générer le fichier SEPA de remboursement | Générer et enregistrer le fichier de paiement |
| Paiement — Compte bancaire + génération SEPA | Choisir le compte de l’entreprise débité par le fichier |
| Paiement — Historique des fichiers | Consulter, télécharger et exporter les fichiers et l’historique des paiements |
| Rapports — par catégorie, par département, par employé, mensuel ; Demandes de récupération de TVA | Chacun ouvre l’onglet correspondant de Rapports |
| Comptabilité — écritures, mappings, plan comptable & export | L’écran Comptabilité |
- Le fichier de paiement utilise les coordonnées bancaires (IBAN, BIC) de chaque collaborateur et le compte bancaire principal de l’entreprise : vérifiez-les avant le premier paiement.
Choisir le mode de règlement #
Ouvrez Paramètres › Notes de frais › Paiements. L’onglet En cours liste les notes approuvées qui ne sont pas encore payées, avec trois indicateurs : Total à payer, En attente / reportés et Sur prochain salaire. Les filtres Tous, Virement, En attente et Sur salaire affinent la liste.
Chaque note porte un mode de règlement, posé à son approbation d’après le Moyen de paiement par défaut des réglages. Pour le changer, cliquez sur Changer dans la colonne ACTION :
- Virement comptable : la note sera incluse dans le prochain fichier de paiement ;
- En attente : la note est mise de côté et n’entre dans aucun fichier ;
- Payé sur le prochain salaire : la note sera réglée avec la paie.
Générer le fichier de paiement #
- Si l’entreprise a plusieurs comptes bancaires et que vous en avez le droit, choisissez le Compte débité ; sinon, le Compte principal est utilisé.
- Cliquez sur Générer SEPA. Toutes les notes au mode « Virement comptable » sont reprises ; la fenêtre Générer le fichier SEPA en détaille les virements et le total.
- Cliquez sur Générer. Le fichier s’affiche ; Copier dans le presse-papier permet de le récupérer.
- Cliquez sur Enregistrer le fichier de dépenses. Les notes du fichier passent payées, chaque collaborateur est prévenu de son remboursement et le fichier rejoint l’historique au statut « Nouveau ».
- Déposez le fichier dans votre banque, puis marquez-le comme envoyé dans l’historique.
Si certaines notes ne peuvent pas être payées, la fenêtre Fichier de paiement bloqué les liste avec la raison : IBAN/BIC manquant ou invalide, montant invalide, taux de change indisponible. Vous pouvez corriger les données puis recommencer, ou générer le fichier pour les autres notes avec Générer pour … valides.
Le format du fichier #
Le fichier produit est un ordre de virement au format bancaire suisse pain.001 (norme SIX), libellé en francs suisses : malgré le nom du bouton, ce n’est pas un virement SEPA européen. Chaque montant est converti en francs suisses au taux du jour de la dépense, et la date d’exécution demandée est le prochain jour ouvrable bancaire. Une note dont le taux de change manque est exclue plutôt que payée sur un taux approximatif.
Régler des notes avec la paie #
Les notes au mode « Payé sur le prochain salaire » sont soldées lors de l’approbation de la paie du mois de la dépense, dans le module Salaires : elles passent alors payées et chaque collaborateur est prévenu. Dans l’historique, ces paiements apparaissent sans fichier, avec la mention « Aucun fichier : notes réglées avec la paie ».
Suivre les paiements et les fichiers #
L’onglet Historique de Paiements, et l’écran Fichiers de paiement, présentent le Total historisé, la part Par SEPA et la part Par salaire, puis une ligne par paiement : employé, date de la dépense, montant, méthode, statut et date de paiement. Pour chaque fichier :
- Télécharger récupère le fichier ;
- Marquer comme envoyé le fait passer de « Nouveau » à « Payé » ; Réactiver (marquer comme nouveau) l’y ramène ;
- Supprimer retire le fichier de l’historique, après confirmation.
Le bouton Exporter produit la liste des paiements en CSV, Excel ou PDF.
Rapports #
Paramètres › Notes de frais › Rapports ouvre Rapports & Analyses. Choisissez la période (Ce mois, Trimestre, Année, 12 mois) et l’onglet : Par catégorie, Par département, Par employé (top), Évolution mensuelle, Avantages imposables ou TVA récupérable. Les boutons Exporter Excel et Exporter PDF exportent la vue.
- Plusieurs devises sont présentées avec un sous-total par devise. La Vue consolidée convertit tout dans la devise de la plateforme, réglée dans Paramètres › Gérer Illizeo › Paramètres globaux.
- Avantages imposables détaille, par employé, la part des remboursements kilométriques qui dépasse le seuil d’exonération du pays : (taux appliqué − seuil légal) × distance. Ces montants sont intégrés automatiquement au bulletin de paie dès l’approbation de la note.
- TVA récupérable agrège par pays la TVA payée à l’étranger, récupérable par la procédure de la directive 2008/9/CE (Union européenne) ou par la procédure de l’AFC (Suisse). Le bouton Générer les demandes crée les demandes de remboursement du trimestre ; leur suivi se fait dans Comptabilité › Suivi TVA.
Comptabilité #
Paramètres › Notes de frais › Comptabilité comporte cinq onglets.
- Plan comptable et Mapping comptes : importez un plan comptable recommandé (Suisse PME, France PCG, Allemagne SKR03…) ou celui de votre logiciel, au format CSV, puis associez à chaque catégorie de dépense son compte, son compte de TVA et sa contrepartie. Le plan marqué par défaut sert à générer les écritures.
- Configuration : code et libellé du journal, préfixe des pièces, compte de TVA et compte de contrepartie par défaut (utilisés quand une catégorie n’en a pas), format d’export par défaut.
- Écritures générées : les écritures sont créées automatiquement à chaque approbation de note. Filtrez À exporter, Exporté ou Tout, vérifiez l’équilibre débit-crédit, puis exportez au format de votre logiciel : CSV, Abacus, Sage, SwissSalary, FEC, DATEV, Banana, Crésus ou Business Central.
- Suivi TVA : l’état de chaque demande de récupération de TVA, les paiements reçus et le solde restant à recevoir.
À savoir #
- Seules les notes approuvées, non payées et au mode « Virement comptable » peuvent entrer dans un fichier de paiement, quel que soit le moyen utilisé pour le demander.
- Une note payée ne peut plus être approuvée, refusée ni modifiée.
- En France, le format FEC (fichier des écritures comptables) est exigé en cas de contrôle fiscal.
- La notification « Remboursement » des réglages prévient, à chaque approbation, les personnes qui peuvent payer la note.
