Le dossier de fin de cycle : valider et signer

Le dossier de fin de cycle réunit, pour un salarié et un cycle d’évaluation, le contenu figé de ses évaluations de campagne et, le cas échéant, sa prime sur objectifs. Le salarié et l’entreprise le valident chacun de leur côté : c’est la trace écrite de l’entretien. Cet article s’adresse aux salariés, aux managers et aux RH.

Avant de commencer #

• Le dossier existe pour un cycle précis. Choisissez ce cycle dans le sélecteur en haut de l’écran Performance : avec « Tous les cycles », l’onglet Dossier n’apparaît pas.
• Le salarié doit participer à la campagne du cycle. Sinon, l’onglet affiche « Aucun dossier pour ce cycle — l’employé n’y participe pas. »
• Le mode de validation se règle sur le cycle, dans le bloc Validation du dossier de fin de cycle (voir Paramétrer un cycle et une campagne d’évaluation). En mode Aucune signature, le dossier se consulte mais ne se soumet pas à validation.
• Chacun lit et valide son propre dossier sans droit particulier. Pour lire le dossier d’un autre salarié, il faut le droit « Feedback » ou « Valider un dossier au nom de l’entreprise » dans la matrice des rôles, rubrique PERFORMANCE, et que ce salarié fasse partie de la population de votre rôle.
• Soumettre un dossier à validation, le valider ou le refuser au nom de l’entreprise demande « Valider un dossier au nom de l’entreprise » au palier Exécuter. Par défaut, les rôles Administrateur, Responsable RH et Manager le détiennent. Personne ne l’exerce sur son propre dossier.

Ouvrir le dossier #

1. Ouvrez le profil du salarié, puis l’onglet Performance. Pour votre propre dossier, ouvrez votre espace Performance.
2. Choisissez le cycle dans le sélecteur en haut à droite.
3. Cliquez sur l’onglet Dossier.

L’en-tête indique « Dossier de fin de cycle », son statut et, le cas échéant, le contrat concerné.

Pour un salarié qui a plusieurs contrats, le cycle peut prévoir un dossier par contrat (réglage Unité de l’entretien du cycle). Choisissez alors le contrat dans l’en-tête du profil. Si vous ne gérez qu’un des contrats, l’onglet vous indique lequel choisir. Tant qu’aucun dossier n’a été rempli, une personne qui supervise tous les contrats concernés peut aussi changer d’avis depuis le bandeau affiché au-dessus des onglets : Traiter en un seul entretien ou Un entretien par contrat (droit « Regrouper / séparer les dossiers »).

Ce que contient le dossier #

• Prime sur objectifs : en tête du dossier, le montant estimé de la prime liée aux objectifs du cycle, sur l’enveloppe prévue, avec le détail par objectif. Il s’agit d’une estimation : la paie applique ses propres arrondis, prorata et calendrier de versement. La carte est visible du salarié lui-même, et des autres seulement avec le droit « Voir le montant de prime lié aux objectifs » (par défaut Administrateur, Responsable RH et Gestionnaire Paie). Sans prime définie, elle l’indique.
• Les évaluations de la campagne : une fois le dossier soumis, chaque évaluation apparaît avec le nom de son étape, son auteur (ou « auto-évaluation »), ses questions et ses réponses. Seules les évaluations finalisées y entrent.
• Les questions marquées « privé » dans le modèle de formulaire n’y figurent jamais.
• Les revues ascendantes (les subordonnés évaluent leur manager) sont réunies en une seule carte « Revue ascendante · contributions anonymes », sans nom ni ordre qui permette de reconnaître un auteur. Le document PDF suit la même règle.

Avant la soumission, l’onglet affiche « Le dossier n’a pas encore été soumis à validation. Il sera figé à ce moment-là, et c’est ce contenu figé qui sera validé. » Ce qui est affiché après la soumission est exactement ce qui est validé : une modification ultérieure des évaluations ne change plus le dossier.

Soumettre le dossier à validation #

La soumission est un acte de l’entreprise : le salarié ne soumet pas son propre dossier. Elle n’est possible que si toutes les évaluations de la campagne du salarié sont finalisées. Dans le cas contraire, le bouton est grisé et un message indique combien de revues restent à finaliser.

1. Ouvrez l’onglet Dossier du salarié, sur le bon cycle.
2. Cliquez sur Soumettre à validation.
3. Le message « Dossier figé et soumis à validation. » confirme l’envoi. Le statut passe à « À valider » et deux cartes apparaissent : Employé et Entreprise, avec l’état de chaque partie.
4. Le bouton Le document ouvre le dossier figé en PDF dans un nouvel onglet. Si rien ne s’ouvre, autorisez les fenêtres surgissantes pour le site.

Valider ou refuser #

Les deux parties valident dans l’ordre qu’elles veulent :

• le salarié, depuis son espace Performance, avec Valider mon dossier ;
• l’entreprise, depuis le profil du salarié, avec Valider pour l’entreprise.

La validation vaut acceptation du contenu affiché. Elle est horodatée et tracée (adresse IP et navigateur conservés), mais ce n’est pas une signature électronique qualifiée. Quand une partie a validé, l’autre est prévenue. Quand les deux ont validé :

• le statut passe à « Validé » et le message « Dossier validé par les deux parties. » s’affiche ;
• les évaluations de campagne du dossier passent au statut « Signé » ;
• le document est rangé dans les documents du salarié, catégorie Performance.

Pour refuser :

1. Cliquez sur Refuser.
2. Dans Motif du refus, expliquez sur quoi porte votre désaccord (trois caractères au moins : un refus sans raison ne peut pas être traité).
3. Cliquez sur Confirmer le refus, ou sur Annuler pour revenir en arrière.

Le dossier passe à « Refusé » et le motif s’affiche sur la carte de la partie qui a refusé.

Avec la signature électronique #

Si le cycle est réglé sur Signature électronique, la soumission envoie aussi le PDF au prestataire de signature électronique connecté à votre espace. Le salarié reçoit son lien de signature du prestataire ; la personne qui soumet le dossier signe au nom de l’entreprise. L’état du dossier se met à jour automatiquement quelques minutes après chaque signature, refus ou expiration de la demande.

• Sans prestataire connecté, la soumission est refusée : connectez-en un, ou passez le cycle en Validation en ligne.
• Chaque dossier envoyé compte deux signatures (le salarié et l’entreprise) dans le quota de signatures de votre abonnement. Quota atteint, l’envoi est refusé.
• Les boutons de validation en ligne restent proposés : une validation faite dans Illizeo compte comme une validation en ligne.

Notifications #

Les avis arrivent dans l’onglet Performance de la cloche et par e-mail, dans la langue du destinataire. Leur texte n’est pas personnalisable. Chacun peut les couper dans ses paramètres personnels, onglet Notifications, ligne « Entretiens de performance ».

L’auteur d’un geste n’est jamais prévenu de son propre geste.

À savoir #

• Un refus est définitif : un dossier refusé ne peut pas être soumis à nouveau depuis l’écran.
• Dès qu’une partie a validé, les évaluations du dossier ne peuvent plus être rouvertes.
• Dès qu’un dossier du cycle porte une validation ou un refus, le cycle ne peut plus être rouvert après sa clôture.
• Un dossier n’est jamais soumis automatiquement : c’est l’entreprise qui décide du moment.

Questions fréquentes #

Le bouton Soumettre à validation n’apparaît pas. #

Vérifiez que vous êtes sur le profil du salarié (et non sur votre propre dossier), que votre rôle porte « Valider un dossier au nom de l’entreprise » au palier Exécuter, que le cycle n’est pas en Aucune signature et que le dossier n’a pas déjà été soumis.

Le bouton est grisé. #

Des évaluations de la campagne ne sont pas encore finalisées. Finalisez-les (voir Remplir et valider les évaluations), puis revenez sur le dossier.

Le salarié ne voit pas la prime dans son dossier. #

Aucune prime sur objectifs n’est définie pour lui sur la période du cycle. Voir Prime sur objectif : préparer et transmettre à la paie.