La semaine type décrit votre semaine habituelle. Chaque nuit, le serveur réserve pour vous, selon elle, votre bureau (et votre poste préféré s’il est libre), puis votre place de parking et votre repas, sur les jours à venir. La même fenêtre montre aussi votre poste attribué, si vous en avez un.
Avant de commencer #
- Toute personne qui a accès au module ouvre Préf. dans le calendrier.
- Enregistrer demande le droit de réserver un poste de travail au palier Exécuter. Sans lui, pas de bouton Enregistrer.
- Les règles de parking et de repas ne proposent une place ou un repas que si vous avez le droit de les réserver. Sinon, l’écran le dit ; vous pouvez toujours retirer ce qu’une règle demandait.
- Pour un gestionnaire : si votre rôle vous permet de réserver pour d’autres, le sélecteur Semaine type de propose les personnes de votre périmètre. Vous réglez leur semaine, leurs règles et la libération de leur poste attribué comme les vôtres.
Droits dans la matrice des rôles #
- « Accès au module Flex Office », palier Accès : la fenêtre Préférences.
- « Réserver un poste de travail », palier Accès : lire sa semaine type et son poste attribué ; palier Exécuter : enregistrer la semaine type et les règles, libérer et reprendre son poste attribué, et, pour un gestionnaire, le faire pour les personnes de sa population.
- « Réserver une place de parking » : proposer une place dans les règles par lieu.
- « Réserver un repas » : proposer un repas dans les règles par lieu.
À quoi sert cette fenêtre #
La fenêtre Préférences du calendrier (« Saisissez votre semaine standard et les règles de vos services. ») contient :
- Ma semaine type : pour chaque jour du lundi au vendredi, un lieu (ou rien), une zone facultative, un poste préféré facultatif et un créneau ;
- Parking et restauration : vos règles par lieu. « Quand la semaine type vous réserve un bureau à un lieu, elle y ajoute automatiquement… » une place d’un type donné et/ou un repas à un restaurant et un service donnés ;
- Mon poste attribué : seulement si un poste vous est attribué. Vous y libérez votre poste les jours où vous ne venez pas.
Pas à pas #
Régler votre semaine type #
- Dans le calendrier, cliquez sur Préf..
- Si le sélecteur Semaine type de s’affiche, choisissez la personne (vous-même : « (moi) »).
- Sous Ma semaine type, pour chaque jour :
- choisissez le lieu, un lieu de télétravail, ou Pas de réservation ;
- choisissez au besoin une zone, ou Toutes les zones ;
- choisissez au besoin un poste préféré, ou Aucun poste préféré : la liste propose les postes en service de la zone (de toutes les zones du lieu si aucune n’est choisie, et la zone du poste devient alors celle du jour) ;
- choisissez le créneau.
- Cliquez sur Enregistrer ma semaine type. Message : « Semaine type enregistrée. Les réservations seront posées cette nuit. » Si un jour est refusé (poste hors service, déjà attribué à une autre personne, zone réservée à d’autres départements), le motif s’affiche sous ce jour.
Ajouter vos règles de parking et de repas #
- Sous Parking et restauration, choisissez un lieu dans Ajouter un lieu….
- Pour ce lieu, choisissez le type de place de parking (ou Pas de place) et le repas : restaurant et service (ou Pas de repas).
- Répétez pour vos autres lieux. Le bouton de retrait d’une ligne supprime la règle du lieu.
- Cliquez sur Enregistrer mes règles. Message : « Règles enregistrées. »
Libérer votre poste attribué #
- Sous Mon poste attribué, choisissez le poste si vous en avez plusieurs.
- Dans le bloc Libérer mon poste, choisissez Un jour ou Une période, la date ou les dates, et le créneau, puis cliquez sur Libérer….
- Un aperçu, « Libérer, c’est ne pas venir », liste vos réservations sur ce poste qui seront annulées ou réduites, avec la place de parking et le repas qui tombent avec elles. Cliquez sur Confirmer la libération (ou Annuler).
- Le poste redevient réservable par d’autres sur ce créneau. La libération apparaît sous Mes libérations ; Reprendre l’annule tant que personne d’autre n’a réservé le poste.
À savoir #
- Ce qui est posé, chaque nuit. Chaque nuit, vos réservations des prochains jours sont posées selon cette semaine : le bureau, avec la même validation qu’une réservation à la main, puis la place et le repas de vos règles. Le nombre de jours (l’horizon) est réglé par votre entreprise, 14 jours par défaut. Voir Réglages généraux.
- Le poste posé. La nuit pose votre poste préféré s’il est de la zone, en service et libre ; sinon votre poste attribué ; sinon le premier poste libre de la zone. L’avis le dit quand un autre poste que votre préféré a été posé. Un poste que son titulaire a libéré ce jour-là n’est jamais posé pour lui.
- Poste préféré retiré. Un poste préféré mis hors service, archivé ou déplacé dans une autre zone est retiré de votre semaine type (la zone du jour reste) ; vous en êtes prévenu. Remis en service, il ne revient pas tout seul.
- Ce qui existe déjà passe avant. Un jour où vous avez déjà réservé à la main, une absence approuvée ou un télétravail approuvé est sauté.
- Complet. Si le bureau ou la place est complet, rien n’est posé ce jour-là ; le serveur réessaie chaque nuit tant que le jour reste dans l’horizon. Un repas complet passe en liste d’attente.
- Un bureau annulé à la main n’est jamais reposé par la semaine type.
- Mêmes règles. Une réservation posée par la semaine type passe par les mêmes contrôles et la même approbation qu’une réservation à la main. Elle respecte votre profil de présence.
- Un seul avis. Un avis récapitule ce qui a été posé et ce qui ne l’a pas été, avec la raison. Il ne part que s’il y a du nouveau.
- Modifier votre semaine type laisse en place ce qui est déjà réservé.
- Fermetures et fériés. Un jour fermé est sauté. Si le site n’est fermé qu’une demi-journée, la moitié ouverte est posée. Quand une fermeture est levée, la semaine type repose ces jours la nuit suivante.
- Lieu supprimé. Un jour dont le lieu a été supprimé reste affiché, signalé, et rien n’est posé : choisissez un autre lieu.
- Bornes. La place reste bornée par la fenêtre de réservation du parking, le repas par celle du restaurant. Sur un parking, la première place libre du type demandé est prise.
- Pas de place ni de repas en télétravail. Les règles par lieu ne valent que pour les lieux de bureau.
- Une réservation faite à la main ne reçoit ni place ni repas de vos règles : ajoutez-les dans le panneau de réservation.
- Poste attribué. Vous déclarez vos jours comme tout le monde ; quand vous réservez dans sa zone, votre poste attribué vous est posé d’office. Il reste tenu pour vous tant que vous ne le libérez pas. Une absence approuvée ou un télétravail approuvé le libère tout seul ; les autres jours où vous ne venez pas, libérez-le pour qu’il serve à d’autres. Libérer, c’est ne pas venir : vos réservations sur ce poste sont annulées ou réduites. L’attribution elle-même se règle dans les paramètres du lieu : voir Lieux et plans.
