Cet article s’adresse aux administrateurs : il explique comment mettre en place le guichet des Demandes RH, des droits aux types de demande et à leurs formulaires, en passant par les délais annoncés, le circuit de visa facultatif et les e-mails.
Avant de commencer #
- Le module Demandes RH doit être activé pour votre espace.
- Pour créer ou modifier les types de demande, votre rôle doit porter « Configurer les types de demande et leurs formulaires » au palier Exécuter ; pour fixer des délais, « Configurer les délais de traitement et les escalades » au palier Exécuter. Par défaut, ces deux droits sont accordés au rôle Administrateur.
- Le circuit de visa se règle dans Workflows et les modèles d’e-mail dans la gestion des e-mails : ces écrans ont leurs propres droits.
Les étapes de la mise en place #
- Vérifier les droits des rôles.
- Passer en revue les types de demande fournis et créer les vôtres.
- Annoncer, si vous le souhaitez, des délais par type.
- Activer, si besoin, un circuit de visa.
- Relire les modèles d’e-mail.
1. Les droits #
Le module s’appuie sur cinq droits, regroupés sous DEMANDES RH dans la matrice des rôles (Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés). Les valeurs ci-dessous sont celles livrées par défaut ; vous pouvez les ajuster.
| Droit | Ce qu’il permet | Palier utile | Rôles par défaut |
|---|---|---|---|
| Accès au module Demandes RH (espace salarié) | Voir le menu Demandes RH et ses propres demandes | Accès | Tous les employés, Manager, Responsable RH, Administrateur |
| Déposer une demande RH | Créer une demande | Accès | Tous les employés, Manager, Responsable RH, Administrateur |
| Traiter la file des demandes RH | Voir la file de l’équipe, prendre en charge, changer le statut, écrire des notes internes, viser dans un circuit de visa | Exécuter | Responsable RH, Administrateur |
| Configurer les types de demande et leurs formulaires | Créer, modifier, désactiver, supprimer les types et leurs formulaires | Exécuter | Administrateur |
| Configurer les délais de traitement et les escalades | Annoncer des délais et choisir la cible d’escalade | Exécuter | Administrateur |
Les délais ont leur propre droit : annoncer « réponse sous 4 heures » engage l’entreprise envers ses collaborateurs. Une personne qui peut modifier un type sans ce droit voit les champs de délai grisés, avec le message qui l’explique.
2. Les types de demande #
Ouvrez Paramètres › Demandes RH. La page Demandes RH — types de demande liste les types proposés. Chaque ligne indique le libellé, l’origine du type, son code, son nombre de champs et sa description, avec les boutons Désactiver, Modifier et la corbeille.
| Badge | Signification |
|---|---|
| Standard Illizeo | Type fourni par Illizeo, non modifié |
| Illizeo · personnalisé | Type fourni par Illizeo, puis modifié chez vous |
| Créé ici | Type créé par votre entreprise |
| Équipes RH | Type interne, invisible des collaborateurs |
Les types fournis #
Illizeo fournit seize types prêts à l’emploi, traduits en français, anglais, allemand et italien. Ils restent entièrement modifiables, formulaire compris.
| Type fourni | Usage |
|---|---|
| Attestation de travail | Une attestation justifiant de l’emploi |
| Question sur ma paie | Une ligne du bulletin incorrecte ou peu claire |
| Demande de document | Un document administratif du dossier ; son champ « Urgence » rend la demande urgente |
| Divers | Tout ce qui n’entre dans aucune autre catégorie |
| Attestation de salaire | Pour une banque, une gérance ou un organisme |
| Certificat de travail intermédiaire | Un certificat en cours d’emploi |
| Duplicata de fiche de paie | Une copie d’une fiche de paie absente des documents |
| Attestation pour l’assurance chômage | L’attestation de l’employeur demandée par l’assurance chômage |
| Attestation pour une caisse de pension ou de retraite | Demandée par la caisse de pension, de retraite ou l’AVS |
| Question sur l’impôt à la source | Un taux, un barème ou une retenue à vérifier |
| Prévoyance et assurance santé | Affiliation, couverture, remboursement |
| Modification du taux d’activité | Temps partiel, hausse ou baisse du taux |
| Demande d’entretien avec les RH | Un échange sur le sujet de son choix |
| Demande de matériel | Poste de travail, téléphone, écran… |
| Badge ou accès perdu | Un badge, une clé ou un accès qui ne fonctionne plus |
| Accès à un outil | Une application, un dossier partagé, un outil métier |
Désactiver ou supprimer un type #
- Désactiver retire le type du catalogue des collaborateurs, sans toucher aux demandes déjà déposées. Un type désactivé n’apparaît plus non plus dans cette liste.
- La corbeille agit immédiatement, sans demande de confirmation. Un type qui a déjà reçu des demandes n’est pas supprimé mais désactivé (message « Type désactivé — des demandes l’utilisent déjà ») : une demande doit toujours pouvoir dire de quel type elle relevait. Sinon, le type est supprimé (« Type supprimé »).
3. Créer ou modifier un type #
- Cliquez sur Nouveau type, ou sur Modifier au bout d’une ligne.
- À la création, saisissez un Code : c’est l’identifiant stable du type, il ne pourra plus être changé ensuite.
- Renseignez le Libellé et la Description, que voient les collaborateurs. Le bouton Traductions ouvre la saisie langue par langue ; sa pastille indique combien de langues actives sont renseignées (par exemple 2/4). Au moins un libellé est obligatoire.
- Choisissez le Public : Collaborateurs (le type apparaît dans l’espace salarié) ou Équipes RH seulement (type interne, jamais visible des collaborateurs).
- Choisissez qui le traite dans Traité par : File générale (tout le personnel RH), ou un groupe, une équipe, un département ou un bureau.
- Laissez Actif coché pour proposer le type.
- Si besoin, remplissez les Délais annoncés (voir plus bas).
- Construisez le formulaire dans Champs du formulaire (voir plus bas).
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier un type fourni par Illizeo le fait passer au badge « Illizeo · personnalisé ».
Les délais annoncés #
| Réglage | Rôle |
|---|---|
| Première réponse (heures) | Le délai pour qu’un RH se saisisse de la demande. Passé ce délai, la file reçoit un rappel. |
| Résolution (heures) | Le délai pour que la demande soit traitée. Passé ce délai, la demande est escaladée une fois. |
| Escalader à | Qui reçoit l’escalade : un groupe, une équipe, un département ou un bureau. Laissé vide, l’escalade part aux personnes qui paramètrent le guichet, puis à la file. |
Un champ vide signifie « Aucun engagement ». Les délais se comptent en heures pleines, nuits et week-ends compris. L’échéance d’une demande est figée à son dépôt : modifier un délai ne déplace aucune date déjà annoncée.
Les champs du formulaire #
Cliquez sur Ajouter un champ, puis réglez chaque champ :
| Réglage | Rôle |
|---|---|
| Clé | L’identifiant technique du champ, sous lequel la réponse est enregistrée. Une fois le type enregistré, la clé d’un champ existant est verrouillée. |
| Type | text (texte court), textarea (texte long), date, month (mois), select (liste de choix), checkbox (case à cocher). |
| Libellé | La question posée, traduisible comme le libellé du type. |
| Options (une par ligne) | Pour une liste de choix : les valeurs proposées. |
| Rend la demande urgente si la valeur est | Pour une liste de choix : la valeur qui fait remonter la demande en tête de la file RH. |
| Obligatoire | Le collaborateur ne peut pas déposer sans remplir le champ, s’il est affiché. |
| Conditions d’affichage | Le champ n’apparaît que si « TOUTES les règles sont vraies » ou « AU MOINS UNE règle est vraie ». Chaque règle porte sur un champ placé avant et sur la valeur qu’il doit avoir (« vaut »). Pour une case à cocher, la valeur cochée est 1. |
Les flèches Monter et Descendre déplacent un champ ; la corbeille le retire. Un type sans champ se contente de demander un message. Le formulaire s’applique dès l’enregistrement : un champ obligatoire ajouté est exigé pour les demandes suivantes.
4. Un circuit de visa avant traitement (facultatif) #
Par défaut, une demande part directement à l’équipe RH. Si certaines demandes doivent d’abord être visées, réglez un circuit dans Paramètres › Gérer les employés › Workflows, catégorie Demandes RH.
- Ouvrez le circuit fourni Visa du manager avant traitement. Il est livré inactif : il ne change rien tant que vous ne l’activez pas.
- Si le visa ne concerne que certaines demandes, ajoutez la condition Type de demande RH parmi… ; pour certains collaborateurs seulement, la condition Population de salariés (règles sur la fiche ou le rôle).
- Cliquez sur Activer.
Le circuit fourni démarre sur le déclencheur « Demande RH à viser » et demande le visa du « N+1 du demandeur ». Visée, la demande reste à traiter par l’équipe RH ; refusée, elle passe en « Close sans suite ». Le bouton Réinitialiser remet le circuit fourni dans son état d’origine.
Important : pour viser une demande RH, l’approbateur doit porter le droit « Traiter la file des demandes RH » au palier Exécuter. Un approbateur qui ne le porte pas n’est pas sollicité et la demande reste en attente de visa. Par défaut, le rôle Manager ne porte pas ce droit.
5. Notifications et e-mails #
Chaque étape importante prévient les bonnes personnes, dans la cloche d’Illizeo et par e-mail. Les e-mails utilisent des modèles modifiables dans Paramètres › Gérer Illizeo › Email.
| Moment | Qui est prévenu | Modèle d’e-mail |
|---|---|---|
| Demande déposée | Les membres de l’équipe destinataire qui peuvent traiter la file ; à défaut, tous ceux qui peuvent traiter la file | Demande RH — déposée (vers l’équipe) |
| Nouveau message | L’autre partie ; pour une note interne, l’équipe seulement | Demande RH — nouveau message |
| Prise en charge | Le collaborateur | Demande RH — prise en charge |
| Statut modifié | Le collaborateur | Demande RH — statut modifié |
| Demande résolue | Le collaborateur | Demande RH — résolue |
| Première réponse en retard | L’équipe destinataire | Demande RH — rappel de délai |
| Résolution en retard | La cible d’escalade | Demande RH — escalade |
- Un modèle désactivé coupe l’e-mail ; la notification dans la cloche, elle, part toujours.
- Chaque modèle existe en français, anglais, allemand et italien ; l’e-mail part dans la langue du destinataire.
- Personne n’est prévenu de son propre geste : le RH qui prend une demande ne reçoit pas l’avis de prise en charge.
- Chaque utilisateur peut couper la ligne Demandes RH dans Paramètres personnels › Notifications ; cette case unique couvre tous les avis du guichet.
À savoir #
- La destination (« Traité par »), l’urgence et les échéances sont recopiées sur la demande au dépôt : modifier le type ensuite ne change rien aux demandes déjà déposées. La cible d’escalade, elle, est relue au moment de l’escalade.
- Si « Traité par » désigne une population où personne ne peut traiter la file, les avis de dépôt partent à tout le personnel qui peut traiter la file.
- L’onglet File de l’équipe affiche les demandes adressées à la File générale (tout le personnel RH). Les demandes d’un type adressé à un groupe, une équipe, un département ou un bureau sont signalées à leurs destinataires par notification et e-mail, mais n’apparaissent pas dans cet onglet.
- Les options d’une liste de choix ne se traduisent pas : elles s’affichent telles que saisies, dans toutes les langues.
