L’écran Lieux de réservation configure vos lieux pour le Flex Office : effectif accueilli, zones, étages, plans et postes de travail, parkings, restaurants, salles de réunion, fermetures, événements et pointage. Les lieux eux-mêmes viennent du référentiel Organisation : le Flex Office en règle l’occupation, sans en modifier l’identité. La tuile Équipements des Paramètres Flex Office ouvre le catalogue d’équipements que portent les postes et les salles.
Avant de commencer #
- L’écran demande le droit de configurer les lieux de travail. Sans lui, la tuile Lieux de réservation et l’écran n’existent pas. Modifier un lieu demande ce droit au palier Exécuter ; sans lui, pas de bouton « Ajouter » ni Modifier.
- L’onglet Postes et plan n’existe qu’avec le droit de gérer les plans d’étage. Au palier Accès, il se consulte ; au palier Exécuter, on dépose les plans, on trace les zones, on crée et place les postes, on tient le catalogue. Attribuer un poste, ajouter ou renommer un étage demandent en plus le droit sur les lieux au palier Exécuter.
- L’onglet Salles de réunion n’existe qu’avec le droit de configurer les salles de réunion. Au palier Accès, il se consulte ; au palier Exécuter, on crée, modifie, archive et supprime les salles et leurs photos.
- L’onglet Pointage se lit avec le droit sur les lieux ; le régler, créer et révoquer un QR code demandent ce droit au palier Exécuter. Il n’existe pas pour un lieu de télétravail.
- Les onglets Parkings (configurer les parkings), Restauration (configurer la restauration), les fermetures (fermer un site) et les événements (publier les événements du site) suivent chacun leur droit. Sans le palier Exécuter, ni formulaire ni bouton.
- La tuile Équipements n’existe qu’avec le droit de gérer les plans d’étage ; modifier le catalogue demande le palier Exécuter. Depuis l’onglet Salles de réunion, le droit sur les salles au palier Exécuter suffit aussi.
Droits dans la matrice des rôles #
- « Configurer les lieux de travail (sites, bureaux, étages, zones) » : palier Accès pour l’écran et l’onglet Pointage ; palier Exécuter pour modifier un lieu, sa surface, ses étages, son pointage et ses QR codes, et pour attribuer un poste.
- « Gérer les plans d’étage et le placement des zones » : palier Accès pour l’onglet Postes et plan et la tuile Équipements ; palier Exécuter pour les plans, les tracés, les postes et le catalogue d’équipements.
- « Configurer les salles de réunion : voir les salles et leurs équipements (accès), créer, modifier et archiver une salle, annuler la réunion d’une autre personne (exécuter) » : palier Accès pour l’onglet Salles de réunion ; palier Exécuter pour créer, modifier, archiver et supprimer une salle, et pour le catalogue d’équipements depuis cet onglet.
- « Configurer les parkings (parkings, types de places, places, attributions) » : onglet Parkings, palier Exécuter pour écrire.
- « Configurer la restauration (restaurants, services, fermetures, menus) » : onglet Restauration, palier Exécuter pour écrire.
- « Fermer un site : voir les fermetures et leur impact sur les réservations (accès), créer, modifier et lever une fermeture (exécuter) ».
- « Publier les événements du site : voir les brouillons et les inscrits (accès), créer, modifier, publier et annuler un événement (exécuter) » : voir Événements du site.
À quoi sert cet écran #
- La liste « Lieux De Travail », rangée par catégorie (Travail à distance, Bureau, Coworking, Autre), avec la recherche « Rechercher un lieu de travail ».
- L’assistant « Ajouter des lieux de travail » : configurer un lieu du référentiel pour le Flex Office.
- La fiche d’un lieu, en onglets :
- Informations générales : la configuration Flex Office du lieu, ses zones et la surface du site ;
- Postes et plan : le plan de chaque étage, les postes, les réservations restées sans poste et le catalogue d’équipements ;
- Parkings et Restauration ;
- Salles de réunion : les salles du lieu et le catalogue d’équipements ;
- Événements : jours fériés, fermetures et événements du site ;
- Pointage : le pointage exigé, la libération des bureaux non pointés et les QR codes du lieu.
- Le catalogue d’équipements (tuile Équipements) : écrans, stations d’accueil, bureaux réglables… communs à toute l’entreprise.
Pas à pas #
Configurer un lieu #
- Ouvrez Paramètres Flex Office › Lieux de réservation.
- Cliquez sur Ajouter des lieux de travail, puis choisissez la catégorie.
- Étape 1, Lieu à configurer : choisissez un lieu du référentiel Organisation. S’il n’y en a pas : « Créez d’abord un lieu dans Réglages › Organisation ; il apparaîtra ici. » Cliquez sur Suivant.
- Étape 2, Réglages Généraux :
- Couleur du Bureau ;
- Identité du lieu (type, nom, capacité) en lecture, avec le lien Modifier dans Organisation ;
- Autoriser les commentaires, Autoriser la surbooking (réserver dans une zone pleine après alerte), Disponible pour les employés ;
- Lieu de travail visible pour.
- Cliquez sur Suivant.
- Étape 3, Plans Des Bureaux : ajoutez les étages avec Ajouter un étage et Nom de l’étage, ou cliquez sur Ignorer.
- Cliquez sur Terminer. L’assistant ne se ferme qu’une fois l’enregistrement confirmé.
À l’étape 3, seuls les noms des étages sont enregistrés. L’image du plan se dépose ensuite dans l’onglet Postes et plan.
Modifier la configuration d’un lieu #
- Dans la liste, cliquez sur le lieu. L’onglet Informations générales affiche l’identité du lieu (en lecture) et sa configuration Flex Office.
- Cliquez sur Modifier. Le formulaire Configurer le lieu pour le Flex Office s’ouvre.
- Réglez la Couleur, l’Effectif accueilli (« 0 : le lieu n’est pas proposé à la réservation. »), Autoriser les commentaires, Autoriser le surbooking, Lieu de travail visible pour.
- Sous Zones, saisissez pour chaque zone :
- le Nom de la zone ;
- sa Nature de la zone : Bureaux (réservable) ou Repère (non réservable) ;
- sa Capacité. Pour une zone qui a des postes, le champ est grisé : « Zone à postes : sa capacité est le nombre de ses postes en service. »
- Ajouter une zone en ajoute une ; Retirer la zone la retire.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Sous la configuration, le bloc Surface (m²) se règle à part : cliquez sur Modifier, saisissez la surface, puis Enregistrer. « Sert aux « m² par personne rattachée » du tableau de bord. Une quantité, jamais un montant. »
Dessiner le plan d’un étage #
- Ouvrez l’onglet Postes et plan, sous-onglet Plan.
- Choisissez l’étage dans Étages. Ajouter un étage et Renommer l’étage y sont proposés avec le droit de modifier le lieu. Sans étage : « Ce lieu n’a pas encore d’étage : ajoutez-en un pour déposer son plan. »
- Cliquez sur Déposer l’image du plan (« PNG ou JPEG, 2 Mo au plus. »). Remplacer l’image garde les positions et les tracés : vérifiez-les ensuite.
- Dans Outils du plan, choisissez Zone pour tracer une zone :
- choisissez la Zone à tracer, puis Rectangle ou Polygone ;
- en rectangle, glissez sur le plan ; en polygone, cliquez chaque sommet, puis Fermer le tracé ;
- cliquez sur Enregistrer les tracés.
- Choisissez Poste pour poser un poste d’un clic : la fenêtre Nouveau poste demande la Zone du poste et le Code du poste, puis Créer le poste. Les postes pas encore placés sont listés sous Postes à placer : cliquez sur le bouton Placer suivi du code du poste, puis sur le plan.
- Choisissez Rangée pour créer plusieurs postes d’un coup : cliquez le début, puis la fin de la rangée, réglez la Zone de la rangée, le Préfixe, le Premier numéro, le Nombre de postes et les Chiffres (zéros en tête). L’aperçu des Codes s’affiche ; cliquez sur Créer et placer la rangée.
- Choisissez Sélection pour déplacer les postes : glissez-les, ou déplacez-les avec les flèches du clavier. Cliquez sur Enregistrer les positions, ou sur Annuler les déplacements.
Les zones de l’étage sont listées à côté du plan, avec leur état (tracée, non tracée, brouillon, repère). Les zones se créent dans Informations générales.
Gérer les postes #
- Dans Postes et plan, ouvrez le sous-onglet Postes. La liste se filtre par Zone, Étage, Statut et Équipement ; ses colonnes : Poste, Zone, Étage, Statut, Équipements, Plan (Placé ou Non placé), Titulaire.
- Nouveau poste crée un poste, Rangée de postes en crée plusieurs sans les placer.
- Cliquez sur un poste pour ouvrir sa fiche : Code, Statut (En service ou Hors service), Zone, Étage, Équipements. Cliquez sur Enregistrer.
- Sous Poste attribué, choisissez le Titulaire du poste, Du (vide : sans début) et Au (vide : sans fin), puis Attribuer. Retirer l’attribution le rend libre.
- Archiver (puis Confirmer l’archivage) retire le poste du service ; Désarchiver le remet. Supprimer (puis Confirmer la suppression) n’est possible que pour un poste qui n’a jamais servi : sinon, L’archiver à la place est proposé.
Le sous-onglet Sans poste liste « les réservations restées sans poste dans une zone à postes. Elles comptent dans l’occupation de leur zone. » Il se filtre par zone et par période (Du (vide : aujourd’hui), Au).
Tenir le catalogue d’équipements #
- Ouvrez la tuile Équipements des Paramètres Flex Office, ou le sous-onglet Équipements de Postes et plan ou de Salles de réunion. « Le catalogue est commun à tous les lieux de l’entreprise, aux postes et aux salles de réunion. »
- Cliquez sur Nouvel équipement.
- Remplissez au moins un Libellé (Français, English, Deutsch, Italiano), le Code (vide : tiré du libellé) et Pour : Postes, Salles ou Postes et salles.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Chaque équipement se modifie, s’archive, se désarchive ou se supprime. Afficher les archivés les remontre.
Les équipements se cochent ensuite dans la fiche de chaque poste et de chaque salle.
Configurer les salles de réunion du lieu #
- Ouvrez l’onglet Salles de réunion. « Une phone box est une salle de capacité 1. »
- Cliquez sur Nouvelle salle, puis remplissez :
- le Nom et la Capacité (personnes) ;
- l’Étage et la Place sur le plan (zone repère) : la zone repère du lieu dont le tracé montre la salle sur le plan (Pas sur le plan si aucune) ;
- Réservable de et Jusqu’à (par défaut de 08:00 à 18:00) ;
- la Durée maximale (minutes) (240 par défaut), ou Sans limite ;
- Réservable jusqu’à (jours d’avance) (30 par défaut) ;
- Accès (badge, code, consignes) ;
- les Équipements de la salle.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Rouvrez la salle pour lui donner une photo : Ajouter une photo (« Photo du local, sans personne dessus (PNG ou JPEG, 2 Mo au plus) : elle est chiffrée et suit la sauvegarde. »). Remplacer la photo et Retirer la photo suivent.
- Une salle s’archive, se rouvre ou se supprime depuis la liste. Afficher les archivées les remontre.
La réservation des salles et les réunions sont décrites dans Salles de réunion.
Régler le pointage du lieu #
- Ouvrez l’onglet Pointage (« Pointage sur site »).
- Sous Réglages du pointage, cochez Pointage exigé sur ce lieu : « Les réservations de ce lieu attendent un pointage (bouton, QR, badge ou accueil) ; la présence et les no-shows s’y mesurent. »
- Pour libérer les bureaux non pointés, activez Libérer un bureau non pointé à la fin du délai de grâce, puis réglez le Délai de grâce (5 à 240 min), le Début du matin et le Début de l’après-midi (heure du lieu).
- Cliquez sur Enregistrer.
- Sous QR codes du lieu, saisissez au besoin un Libellé du QR (facultatif : entrée, accueil…), puis cliquez sur Créer un QR code.
- La fenêtre QR code créé s’ouvre : « Ce QR code n’est montré qu’une fois : imprimez-le maintenant. Perdu, il se révoque et se recrée. » Cliquez sur Imprimer.
- Chaque QR code en vigueur est listé avec sa date de création et la personne qui l’a créé. Révoquer (confirmé) le désactive : l’affiche imprimée doit être retirée.
Configurer les parkings du lieu #
- Ouvrez l’onglet Parkings, puis Nouveau parking. Saisissez le Nom, Réservable (jours) et les Consignes d’accès, puis Enregistrer.
- Cliquez sur Ajouter des places : Type, Nombre, Niveau, Préfixe, Premier numéro, Chiffres. L’aperçu des Codes s’affiche (par exemple de P01 à P20). Cliquez sur Créer les places.
- Choisissez un Jour : la liste dit, place par place, l’état du matin et de l’après-midi (Libre, Réservée, Attribuée, Hors service) et l’attributaire, sans le nom des personnes qui ont réservé.
- Cliquez sur une place pour ouvrir sa fiche : Code, Niveau, Type, Hors service, Archivée, et Attribution à un collaborateur, Du / Au (vide : sans début ou sans fin). Cliquez sur Enregistrer.
- Un parking se modifie (Modifier), s’archive (Archiver) ou se supprime (Supprimer). Afficher les archivés les remontre.
Configurer la restauration du lieu #
- Ouvrez l’onglet Restauration (« Restaurants, services, fermetures et menus »), puis Ajouter un restaurant : Nom du restaurant *, puis Créer.
- Réglages du restaurant : Nom, Réservation (Obligatoire ou Accès libre), Ouvert à la réservation (jours), Régimes que la cuisine sait servir. Enregistrer.
- Services : Ajouter un service avec Nom (facultatif), Places *, Début *, Fin et les Jours servis.
- Fermetures : une Date, une Portée (Tout le restaurant ou un service), un Motif, puis Fermer ce jour. Les fériés du lieu s’affichent aussi.
- Menus : choisissez un mode (Menu unique, Par jour, Par service, Semaine type) et cliquez sur Utiliser ce mode pour l’afficher aux convives. Ajoutez les plats par catégorie (Entrée, Plat, Dessert, Boisson) : Nom du plat *, prix facultatif, régimes.
Gérer les fermetures du site #
- Ouvrez l’onglet Événements. Il réunit le Calendrier de jours fériés du lieu (en lecture, avec Ouvrir Organisation), les Fermetures du site et les Événements du site.
- Dans Fermetures du site, remplissez Nouvelle fermeture :
- les Lieux (un ou plusieurs) ;
- Du et Premier jour (Toute la journée ou L’après-midi seulement) ;
- Au et Dernier jour (Toute la journée ou Le matin seulement) ;
- Services fermés (aucun coché : tous) : Bureaux, Parking, Repas, Visites, Salles de réunion ;
- le Motif et l’Alerte (jours avant).
- Cliquez sur Fermer le site…. L’écran affiche l’impact exact, par exemple : « Ceci annulera N réservations de N personnes … », avec les Réunions en salle concernées et les Événements concernés, qui restent publiés.
- Cliquez sur Confirmer la fermeture.
- Pour une fermeture en cours ou à venir : Modifier (puis Voir l’impact de la modification… et Confirmer la modification) ou Lever la fermeture.
Pour les événements du site, voir Événements du site.
À savoir #
- Identité et capacité du lieu. Créer, renommer ou supprimer un lieu se fait dans Réglages › Organisation, qui en est le propriétaire. Le nom, le type, l’adresse, le responsable et les informations pratiques s’y modifient, ainsi que la Capacité (postes) du site, qui sert au taux d’occupation du Flex Office.
- Effectif accueilli. Il se règle de 0 à 127 ; à 0, le lieu n’est pas proposé à la réservation.
- Zones à postes et zones repères.
- Dans une zone qui a des postes, la capacité est le nombre de ses postes en service ; la capacité saisie ne compte plus.
- Une zone repère n’est jamais réservable : elle sert de repère sur le plan, par exemple pour y situer une salle de réunion. Une zone qui a encore des postes ou des réservations à venir ne devient pas un repère.
- Une zone repère qui porte une salle de réunion reste un repère.
- Renommer une zone la garde, avec ce qui lui est rattaché. Une zone retirée qui sert encore est archivée, pas effacée.
- Plans d’étage. L’image d’un étage est enregistrée chiffrée. Renommer un étage garde ses postes et son plan. Effacer un tracé ne touche que le plan de cet étage. Les déplacements de postes s’enregistrent tous ensemble ou pas du tout : un refus les laisse à l’écran, non enregistrés.
- Postes.
- Le code d’un poste est unique dans le lieu, postes archivés compris.
- Mettre un poste hors service ou l’archiver reporte ses réservations à venir sur un autre poste libre de la zone ; sans poste libre, elles gardent leur zone sans poste. Les jours de semaine type qui le préféraient le perdent. Chacun est prévenu.
- Quand une zone reçoit des postes, ses réservations à venir sans poste en reçoivent un ; les personnes sont prévenues.
- Attribuer un poste par-dessus des réservations d’autres personnes est refusé. Changer de titulaire retire les libérations à venir de l’ancien titulaire.
- Catalogue d’équipements. Un équipement archivé ne se pose plus et reste sur les postes et les salles qui l’ont. Un équipement porté par un poste ou une salle ne se supprime pas : il s’archive. Il ne se réserve pas non plus aux seules salles tant que des postes le portent, ni aux seuls postes tant que des salles le portent.
- Salles de réunion.
- Le nom d’une salle est unique parmi les salles ouvertes du lieu. Une zone repère ne porte qu’une salle.
- Archiver une salle annule ses réunions à venir et prévient leurs organisateurs et leurs participants ; elle garde sa place sur le plan et sa photo. Rouvrir la rend de nouveau réservable.
- Une salle qui a déjà servi ne se supprime pas : elle s’archive.
- Pointage. La libération automatique exige le pointage sur ce lieu. Une réservation sans pointage est libérée au début de sa première demi-journée plus le délai de grâce ; la personne est prévenue. Un QR code n’est montré qu’à sa création.
- Fuseau horaire. Un parking ou un restaurant ne se configure pas tant que ni le lieu ni la société n’ont de fuseau horaire.
- Archiver plutôt que supprimer. Un parking, une place, un restaurant ou un service déjà réservé une fois ne se supprime pas : il s’archive. Archiver, ou mettre une place hors service, annule ses réservations à venir et prévient les personnes.
- Attribuer une place de parking par-dessus des réservations d’autres personnes est refusé : annulez-les ou déplacez-les d’abord.
- Fermetures : ce qui se passe.
- Les réservations des jours fermés sont annulées ; une réservation d’une journée qui touche une demi-journée fermée est réduite à la moitié ouverte ; les places attribuées sont libérées.
- Les réunions en salle touchées sont annulées, sauf une réunion déjà commencée. Les événements du site restent publiés : leurs inscrits sont prévenus, l’organisateur décide.
- Chaque personne reçoit un récapitulatif ; les visiteurs déjà invités reçoivent un e-mail d’annulation.
- L’alerte « N jours avant » part une fois, aux personnes dont c’est le lieu de travail, à celles dont la semaine type le vise et à celles qui y ont une réservation.
- À la levée, rien de ce qui a été annulé ne revient de lui-même ; les personnes sont prévenues que le site rouvre, et la semaine type repose ses jours la nuit suivante.
- Le motif est montré aux personnes concernées : il ne doit contenir aucune donnée personnelle ni sensible.
- Les fermetures passées restent consultables sur 24 mois (Passées).
- Calendrier. Une fermeture apparaît comme un bandeau dans la rangée « Site » du calendrier. Elle marque le jour sans le griser.
- Import. Les zones, les postes, les salles de réunion, les places de parking, les restaurants, les services et les menus peuvent aussi être importés par fichier CSV. Voir Imports.
- Journal. Les changements de configuration des lieux, des zones, des étages, des plans, des postes, des équipements, des salles et des QR codes sont inscrits au journal de l’application, sous le module « Flex Office ».
