Illizeo garde la trace de ce qui se passe dans votre espace : qui s’est connecté, qui a modifié quoi, qui a consulté une donnée sensible, qui détient quel accès. Cet article présente les outils de gouvernance, la question à laquelle chacun répond, les droits qu’ils demandent et la durée pendant laquelle les traces sont gardées. Il s’adresse aux administrateurs, au délégué à la protection des données (DPO) et aux auditeurs internes.
Avant de commencer #
- La plupart des outils se trouvent dans Paramètres › Gérer Illizeo. L’historique d’un salarié est sur sa fiche, et la séparation des tâches s’applique dans les rôles.
- Toute page des Paramètres demande le droit « Accès aux Paramètres » (rubrique Administration de la plateforme › Accès au module de la matrice des rôles), en plus de son propre droit. Par défaut, seul le rôle Administrateur le détient.
- Les droits se règlent dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés, avec trois paliers : Accès, Exécuter, Admin. Voir Permissions & rôles.
Quel outil pour quelle question #
| Votre question | L’outil | Où le trouver |
|---|---|---|
| Qui s’est connecté, quand et depuis quelle adresse ? Qui a créé, modifié ou supprimé quoi ? | Logs utilisateurs, onglet « Activité utilisateur » | Paramètres › Gérer Illizeo › Logs utilisateurs |
| Qui s’est connecté à la place d’un autre salarié, et combien de temps ? | Logs utilisateurs, onglet « Impersonation » | Même page |
| Qu’a-t-on fait des données personnelles : exports, effacements, violations, lectures de données sensibles ? | Journal d’audit RGPD | Paramètres › Gérer Illizeo › Journal d’audit RGPD |
| Qui a accès à quoi, et ces accès servent-ils encore ? | Revue des habilitations | Paramètres › Gérer Illizeo › Revue des habilitations |
| Une même personne cumule-t-elle des rôles incompatibles ? | Séparation des tâches | À l’ajout d’un membre à un rôle |
| Qu’est-il arrivé à ce salarié, et quelle était sa situation à une date donnée ? | Onglet « Historique » de la fiche, historique des sections datées | Fiche du salarié |
| Qui a modifié le paramétrage du temps et des absences ? | Historique GTA | Paramètres › Gestion du temps › Historique GTA |
| Qui a modifié ce rôle ou ses membres ? | Onglet « Historique » du rôle | Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés |
Chaque outil a son article :
- Consulter les logs utilisateurs
- Le journal d’audit RGPD
- Conduire une revue des habilitations
- La séparation des tâches (SoD)
- Retrouver l’historique des modifications
Les droits à accorder #
| Droit (matrice des rôles) | Rubrique | Ce qu’il ouvre | Par défaut |
|---|---|---|---|
| Consulter les journaux d’activité | Administration de la plateforme › Authentification | Les logs utilisateurs, leurs deux onglets et l’export | Administrateur |
| Rétention des journaux d’activité (RGPD) | Administration de la plateforme › Authentification | Accès : voir la durée de rétention ; Exécuter : la modifier | Administrateur |
| Journal d’audit RGPD | Confidentialité des données (RGPD) › Audit RGPD | Accès : lire le journal | Administrateur |
| Voir les cartes de rôles | Rôles et permissions › Gestion des rôles | Accès : consulter les revues des habilitations ; Exécuter : ouvrir une revue, décider, clore | Administrateur ; Accès pour Responsable RH, Gestionnaire Paie et Auditeur |
| Ajouter un membre individuel | Rôles et permissions › Membres | Exécuter : ajouter des membres à un rôle, et déroger à la séparation des tâches | Administrateur |
| Voir le journal des modifications | Rôles et permissions › Historique | L’onglet « Historique » d’un rôle | Administrateur |
| Historique GTA (journal du temps et des absences) | Gestion du temps › Historique | L’historique GTA | Administrateur ; Responsable RH ; Accès pour Gestionnaire Paie et Auditeur |
L’onglet « Historique » de la fiche ne demande pas de droit propre : chacun n’y voit que les données qu’il a le droit de voir sur cette personne.
Ce qu’Illizeo garantit par construction #
- Des traces qu’on ne réécrit pas : les entrées du journal d’audit RGPD, les lectures de données sensibles et une grande partie des enregistrements métier sont inaltérables. Chacune porte une empreinte liée à l’entrée précédente : modifier ou supprimer une entrée romprait la chaîne. Aucun écran ne permet de les modifier, et Illizeo vérifie la chaîne chaque jour.
- Pas de secret dans les journaux : quand un mot de passe, une clé ou un secret change, le journal indique « modifié », jamais la valeur.
- Les lectures aussi sont tracées : consulter une rémunération, des coordonnées bancaires, un numéro AVS ou des données de santé laisse une trace dans le journal d’audit RGPD.
- Des valeurs masquées : dans l’historique d’un salarié, une modification sensible (compte bancaire, rémunération, texte d’une remarque) indique quels champs ont changé, sans leurs valeurs.
- Des exports minimisés : l’export des logs ne contient que les colonnes affichées, chaque export est lui-même inscrit au journal, et leur nombre est limité par heure.
- Une conservation bornée : les logs ordinaires sont gardés de 6 à 12 mois, jamais sans limite.
- Des preuves figées : une revue des habilitations close ne se modifie plus.
Combien de temps les traces sont gardées #
- Logs ordinaires (connexions, déconnexions, modifications courantes) : la durée de rétention réglée dans les logs utilisateurs, de 6 à 12 mois (12 par défaut). Au-delà, ils sont supprimés chaque nuit.
- Entrées inaltérables (journal d’audit RGPD, lectures sensibles, enregistrements chaînés) : elles ne sont pas supprimées par cette durée.
- Historique des sections datées de la fiche : il est gardé avec la fiche.
- Revues des habilitations : elles restent consultables, closes ou non.
Les durées de conservation des données personnelles elles-mêmes (dossiers, documents, candidatures) se règlent ailleurs, dans Conservation des données. Voir Sécurité & conformité, qui traite aussi l’authentification, les violations de données, les demandes de droits et les analyses d’impact.
À savoir #
- La durée de rétention des logs a des effets ailleurs : l’historique d’un salarié et la dernière connexion affichée dans une revue des habilitations ne remontent pas au-delà, sauf pour les entrées inaltérables.
- Les traces disent qui a fait quoi, quand et sur qui. Elles ne contiennent pas les données personnelles consultées.
Questions fréquentes #
Un auditeur doit consulter les journaux sans rien pouvoir modifier. Que lui accorder ? #
Créez ou adaptez un rôle avec « Accès aux Paramètres », puis les droits des outils utiles au palier Accès : « Consulter les journaux d’activité », « Journal d’audit RGPD », « Voir les cartes de rôles ». Le palier Accès suffit pour lire ; les gestes (ouvrir ou clore une revue, changer la durée de rétention) demandent Exécuter.
Le rôle Auditeur ne voit pas la revue des habilitations. #
Par défaut, il détient « Voir les cartes de rôles » mais pas « Accès aux Paramètres ». Ajoutez-lui ce droit.
