Gérer les comptes

Un compte est une organisation que suit votre équipe commerciale : un prospect, un client, un fournisseur, un partenaire ou un organisme public. Cet article explique comment retrouver un compte, le créer, le compléter, le confier à un autre propriétaire, l’archiver ou le supprimer, et ce que montre sa fiche. Il s’adresse aux commerciaux, à leurs responsables et aux administrateurs du CRM.

Avant de commencer #

• Le module CRM doit être activé pour votre espace et ouvert pour vous (voir Activer et administrer le module CRM).
• Droits de la matrice des rôles, menu CRM : « Comptes CRM : consulter » pour voir la liste et les fiches, « Comptes CRM : créer » pour le bouton Nouveau compte, « Comptes CRM : modifier » pour modifier, réaffecter, archiver et déposer des documents, « Comptes CRM : supprimer » pour supprimer et fusionner. Le palier Accès suffit.
• Chaque droit s’exerce dans une portée : Les miens (les comptes dont vous êtes propriétaire), Mon équipe (les vôtres et ceux de vos collaborateurs directs) ou Tous. Elle se règle par rôle dans la carte Portées CRM (voir Les réglages du CRM). Par défaut, un Commercial lit tous les comptes mais ne modifie que les siens.

Retrouver un compte #

Ouvrez CRM › Comptes. La liste montre les organisations que suit le CRM, dans votre portée, avec le nombre total de comptes et une pagination en bas de page.

• Rechercher : saisissez un nom, un identifiant légal ou une ville, puis validez.
• Filtres : type de compte, statut, pays, propriétaire (Moi, Sans propriétaire ou une personne), secteur, étiquette, effectif, chiffre d’affaires et Lié à… (les comptes liés à un compte que vous choisissez).
• Statut : sans choix, la liste ne montre que les comptes actifs. Choisissez Archivé ou Actifs et archivés pour retrouver un compte archivé.
• Trier par : nom, comptes modifiés ou créés récemment, propriétaire.
• Colonnes : cochez les colonnes à afficher (propriétaire, types, pays, ville, secteur, effectif, chiffre d’affaires, étiquettes, statut, date de modification). Votre choix est retenu dans ce navigateur.

Les filtres s’inscrivent dans l’adresse de la page : vous pouvez la mettre en favori ou la partager avec un collègue, qui verra la même liste dans sa propre portée.

Avec le droit « Import et export CRM : consulter », les boutons CSV et Excel exportent la liste filtrée, avec les colonnes de votre choix (voir Importer, exporter et utiliser l’API).

Créer un compte #

1. Dans CRM › Comptes, cliquez sur Nouveau compte.
2. Saisissez la Raison sociale, seul champ obligatoire.
3. Cochez un ou plusieurs Types de compte. Sans type coché, le compte est créé comme prospect.
4. Choisissez le Pays et, si vous la connaissez, la Ville du siège.
5. Sous Identifiants légaux, cliquez sur Ajouter un identifiant, choisissez son type et saisissez sa valeur. Les types proposés dépendent du pays : choisissez donc le pays d’abord. Le type Autre identifiant est toujours disponible. Quand la valeur ne respecte pas le format du type, l’écran l’indique et donne un exemple.
6. Complétez si besoin le Site web, le Téléphone et l’E-mail.
7. Le Propriétaire est vous-même par défaut. Vous pouvez désigner une autre personne si votre portée vous permet de modifier ses comptes.
8. Pour rattacher le compte à un groupe, cherchez sa Société mère (deux caractères au moins).
9. Si des champs personnalisés sont obligatoires pour les comptes, remplissez-les sous Champs obligatoires.
10. Cliquez sur Créer le compte. La fiche du nouveau compte s’ouvre.

Le secteur, l’effectif, le chiffre d’affaires, les étiquettes, les notes, les adresses complètes et les autres champs personnalisés se renseignent ensuite, avec Modifier.

Quand des fiches proches existent #

Avant de créer, Illizeo compare votre saisie aux organisations existantes. S’il en trouve de proches, la fenêtre affiche « Des fiches proches existent déjà. », avec pour chacune la raison du rapprochement : même identifiant légal, nom très proche, même domaine (site ou e-mail) ou même téléphone.

• Ouvrir l’existant ouvre le compte déjà présent : c’est en général le bon réflexe.
• Ouvrir un compte sur cette organisation apparaît pour une organisation qu’un autre module d’Illizeo utilise, mais que le CRM ne suit pas encore : le compte s’ouvre sur elle, sans créer une seconde organisation.
• Une fiche hors de votre portée n’est jamais nommée : un message vous invite à vous adresser à son propriétaire.
• Revenir à la saisie vous laisse corriger ; Créer quand même crée le compte malgré tout.
• Quand une organisation porte déjà le même identifiant légal, du même type et du même pays, Créer quand même n’est pas proposé : ouvrez la fiche existante ou, si vous ne la voyez pas, demandez à son propriétaire.

La fiche d’un compte #

En haut de la fiche figurent la raison sociale, le statut, le propriétaire et les types du compte, puis les boutons que vos droits permettent : Modifier, Réaffecter, Archiver (ou Réactiver), Fusionner avec… et Supprimer.

• Aperçu : l’identité (raison sociale, nom d’usage, site web, téléphone, e-mail), les identifiants légaux, les adresses (la principale est marquée), le groupe (société mère et filiales), les données CRM (secteur, effectif, chiffre d’affaires, étiquettes, notes) et les champs personnalisés. Une filiale hors de votre portée n’est pas nommée : la fiche indique seulement combien ne sont pas visibles.
• Contacts, Opportunités, Devis et Activités : chacun s’affiche si vous avez le droit de consulter ce domaine (voir Gérer les contacts, Suivre les opportunités dans le pipeline, Le catalogue et les devis et Les activités et « Mes activités »).
• Liens, Projets, Adhésions, Événements et Avant-vente : les liens de l’organisation avec d’autres, ses projets, ses adhésions à des clubs, les événements de ses contacts et le temps passé en avant-vente. Projets, Adhésions et Événements n’apparaissent qu’avec le droit de les consulter.
• Chronologie : l’historique du compte, du plus récent au plus ancien.
• Documents : les pièces jointes du compte.

Modifier un compte #

1. Sur la fiche, cliquez sur Modifier.
2. Dans Modifier le compte, corrigez l’identité, les types, la société mère (bouton Changer), les coordonnées et les identifiants légaux.
3. Sous Adresses, cliquez sur Ajouter une adresse, choisissez son type (Siège, Facturation, Livraison ou Site), saisissez la rue, le code postal, la ville et le pays, et cochez Principale pour l’adresse principale. Les types d’identifiant proposés suivent le pays de l’adresse principale.
4. Renseignez le Secteur, l’Effectif, le Chiffre d’affaires, les Étiquettes, les Notes et les Champs personnalisés.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Une organisation ne peut pas avoir pour société mère l’une de ses propres filiales : l’enregistrement est alors refusé.

Réaffecter un ou plusieurs comptes #

1. Sur la fiche, cliquez sur Réaffecter.
2. Choisissez le Nouveau propriétaire, puis cliquez sur Réaffecter.

Le nouveau propriétaire en est averti une seule fois, par la cloche et par e-mail ; vous ne l’êtes jamais pour un compte que vous vous attribuez. La liste ne propose que des personnes actives, qui ont le droit de consulter les comptes du CRM et que votre portée atteint.

Pour réaffecter plusieurs comptes d’un coup, il faut la portée Mon équipe ou Tous sur la modification des comptes. Des cases à cocher apparaissent alors dans la liste : sélectionnez les comptes (ou toute la page), puis cliquez sur Réaffecter dans le bandeau. Le geste est tout ou rien : si l’un des comptes sort de votre portée, aucun n’est réaffecté. Le message final indique combien de comptes ont changé de main et combien étaient déjà au nom de cette personne.

Archiver ou supprimer un compte #

Archiver retire le compte des listes sans rien effacer ; Réactiver le remet en place. L’archivage ne touche que le compte du CRM : l’organisation reste telle quelle pour les autres modules.

Supprimer demande une confirmation. Partent avec le compte ses notes, ses champs personnalisés, ses étiquettes, ses pièces jointes et ses liens avec d’autres organisations ; ses contacts restent, mais leur rattachement à ce compte est retiré. L’organisation elle-même est supprimée, sauf si un autre module s’en sert : le message vous le précise.

Un compte qui a un historique commercial (activités, opportunités, devis, projets ou adhésions à des clubs) ne se supprime pas. La fenêtre « Ce compte ne se supprime pas » indique ce qui le retient et propose de l’Archiver.

Les documents #

1. Ouvrez l’onglet Documents de la fiche.
2. Cliquez sur Déposer un fichier et choisissez le fichier : 20 Mo au plus, au format PDF, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument (texte ou tableur), CSV, texte, PNG ou JPEG.

Chaque pièce indique sa taille, son auteur et sa date. L’icône de téléchargement l’ouvre ; l’icône de corbeille la retire, après confirmation. Déposer et retirer demandent le droit de modifier le compte ; le consulter suffit pour télécharger.

La chronologie #

L’onglet Chronologie retrace la vie du compte : création, modifications, changements de propriétaire et de statut, pièces jointes, contacts rattachés ou détachés, fusions, les activités, opportunités et devis que vous pouvez lire, et les e-mails journalisés avec ses contacts. Filtrez par Type d’événement pour n’en voir qu’une sorte.

Le contenu des notes n’y figure jamais : seul le fait qu’elles ont changé y est inscrit.

À savoir #

• L’identité d’un compte (raison sociale, identifiants légaux, adresses, coordonnées) est celle de son organisation, que d’autres modules d’Illizeo peuvent partager. Le statut Actif ou Archivé, lui, est propre au compte du CRM.
• Une fiche hors de votre portée de lecture s’affiche comme inexistante : « Ce compte n’existe pas, ou il est hors de votre portée. »
• La fenêtre Nouveau compte ne demande que les champs personnalisés obligatoires ; les autres se remplissent ensuite, avec Modifier.
• Si votre espace soumet la création ou la modification de certaines fiches à validation, le message « Envoyé en validation : rien n’est écrit tant qu’une personne n’a pas validé. » s’affiche, avec Voir la demande : le compte n’est créé ou modifié qu’après la décision.
• Les listes (types de compte, secteurs), les champs personnalisés et les étiquettes se règlent dans Paramètres › CRM › Réglages du CRM (voir Les réglages du CRM).
• Deux comptes en double se réunissent avec Fusionner avec… (voir Repérer les doublons et fusionner des fiches).

Questions fréquentes #

Je ne vois pas le bouton Réaffecter dans la liste. #

La réaffectation en masse demande la portée Mon équipe ou Tous sur la modification des comptes. Avec la portée Les miens, réaffectez les comptes un par un depuis leur fiche, ou demandez une portée plus large à votre administrateur.

Un compte a disparu de la liste. #

Il est peut-être archivé : choisissez Actifs et archivés dans le filtre de statut. S’il n’apparaît toujours pas, il a pu changer de propriétaire et sortir de votre portée, ou être absorbé par une fusion.