D’une affaire gagnée à un projet

Quand le CRM est installé, ses comptes deviennent le référentiel des clients des projets. Une affaire gagnée devient un projet sans ressaisie, la fiche d’un projet montre son client du CRM, la fiche d’un compte liste ses projets, et les clients saisis à la main sur les projets existants peuvent être repris en comptes. Cet article s’adresse aux commerciaux, aux chefs de projet et aux administrateurs du CRM.

Avant de commencer #

• Le module CRM doit être activé pour votre espace et ouvert pour vous (voir Activer et administrer le module CRM).
• Le module Projets doit être actif : il l’est dès que Notes de frais ou Gestion des présences est installé. Sinon, la création est refusée : « Le module Projets n’est pas actif dans cet espace : il s’active avec les Notes de frais ou les Présences. »
• Créer le projet d’une opportunité demande de lire cette opportunité (« Opportunités : consulter », dans votre portée) et le droit « Projet » au palier Exécuter, rubrique Projets de la matrice des rôles.
• Voir les projets d’un compte demande l’accès aux projets (« Voir l’aperçu du projet »).
• Choisir le client d’un projet dans le CRM demande « Projet » au palier Exécuter, le droit d’écrire sur ce projet et « Comptes CRM : consulter ».
• Reprendre les clients des projets existants demande « Réglages du CRM : modifier » et de voir tous les projets, ce que donne « Projet » au palier Exécuter. Créer des comptes à cette occasion demande aussi « Comptes CRM : créer ».

Créer le projet d’une affaire gagnée #

Une opportunité gagnée (voir Suivre les opportunités dans le pipeline) peut donner naissance à son projet, une seule fois.

1. Ouvrez l’opportunité gagnée et cliquez sur Créer le projet. Le bouton n’apparaît qu’avec les droits nécessaires et tant que l’opportunité n’a pas de projet.
2. Dans la fenêtre Créer le projet, vérifiez le Nom du projet (celui de l’opportunité), le Chef de projet (Le propriétaire de l’opportunité, ou une autre personne), les dates de Début et de Fin (facultatives ; la fin suit le début) et le Contact du client, ou Aucun contact.
3. Cliquez sur Créer le projet. Le message « Projet « … » créé. » le confirme et le projet s’ouvre.

Le projet reprend :

• le nom de l’opportunité, sauf si vous en donnez un autre ;
• le client : le compte de l’opportunité, avec sa raison sociale et son adresse principale ; le projet est de type Client externe ;
• le contact : celui que vous choisissez, sinon le premier contact de l’opportunité qui est rattaché au compte et que vous pouvez lire, le décideur d’abord ; un projet n’a qu’un contact ;
• le budget : le montant de l’opportunité, en budget de type Coût, dans sa devise ; sans montant, le projet n’a pas de budget ;
• le chef de projet : le propriétaire de l’opportunité, ou la personne que vous désignez. Elle doit être active et accéder aux projets (« Voir l’aperçu du projet »). Si ce n’est pas vous, vous entrez au projet comme éditeur et le chef de projet en est averti ;
• le lien vers l’opportunité d’origine.

Illizeo refuse la création dans ces cas :

• l’opportunité n’est plus gagnée (rouverte entre-temps) : « Cette opportunité n’est plus gagnée : le projet ne se crée que depuis une affaire gagnée. » ;
• elle a déjà son projet, créé entre-temps par une autre personne : « Cette opportunité a déjà son projet. » ;
• vous n’avez pas le droit de créer un projet : « Vous n’avez pas le droit de créer un projet. » ;
• le chef de projet choisi ne convient pas : « Cette personne ne peut pas mener un projet : il faut un compte actif qui accède aux projets. »

Créer le projet automatiquement à la signature #

Pour que le projet naisse sans geste de personne, activez le workflow livré avec le CRM : ouvrez Paramètres › Gérer les employés › Workflows et cherchez, dans la catégorie CRM, « Affaire gagnée (signature) : créer le projet ». Il est inactif par défaut. Son action, « Créer le projet de l’opportunité gagnée », se retrouve aussi dans le constructeur de workflows pour vos propres circuits.

Une fois actif, chaque opportunité gagnée, par exemple à la signature de son devis, reçoit son projet, créé au nom de son propriétaire, avec les mêmes reprises que ci-dessus. Une opportunité qui a déjà son projet n’en reçoit pas un second. Si la création est refusée (module Projets inactif, propriétaire sans le droit « Projet » au palier Exécuter, propriétaire qui ne peut pas mener un projet), le workflow s’arrête et aucun projet n’est créé. Pour activer un workflow, voir Créer et modifier un workflow.

Retrouver le projet depuis le CRM #

L’en-tête d’une opportunité qui a son projet porte un lien vers ce projet. Dans l’onglet Chronologie, filtrez sur Projet : l’événement « Projet créé depuis l’opportunité » mène aussi au projet. Si vous ne voyez pas ce projet (projet privé dont vous n’êtes pas membre, par exemple), il est marqué Fiche non visible, sans nom ni lien.

Sur la fiche d’un compte, l’onglet Projets rassemble tous ses projets, du plus récent au plus ancien : Projet, Statut (Brouillon, Actif, En pause, Terminé, Archivé), Début, Fin, Chef de projet et Opportunité d’origine. Vous n’y voyez que les projets que les règles du module Projets vous montrent ; les autres sont seulement comptés (« + 2 projet(s) non visible(s) », par exemple). L’onglet n’apparaît qu’avec l’accès aux projets (« Voir l’aperçu du projet »).

Une opportunité qui a son projet ne se supprime pas, et un compte qui a des projets non plus : archivez-le plutôt (voir Gérer les comptes).

Le client du CRM dans la fiche d’un projet #

Quand le CRM est installé, la fiche d’un projet de type Client externe montre le bloc Client du CRM : ouvrez le projet, l’onglet Paramètres, puis la rubrique Coordonnées du client.

1. Sous Compte, cherchez le compte client (deux caractères au moins) parmi les comptes du CRM que vous pouvez lire. Le choix s’enregistre aussitôt.
2. Sous Contact, choisissez un contact parmi ceux qui sont rattachés à ce compte, ou laissez Aucun contact.

Le bloc montre aussi le lien Ouvrir la fiche du compte, l’Opportunité d’origine quand le projet est né d’une affaire, et le Devis accepté de cette affaire, avec son Total HT et ses lignes (Désignation, Qté, Unité, Prix unitaire, Remise, Montant HT). Une fiche du CRM hors de votre portée est marquée Fiche non visible.

Les coordonnées du client remplies par le CRM passent en lecture seule dans le projet : Société et Adresse depuis le compte, Prénom, Nom et Email depuis le contact. Le bloc le rappelle : « Les coordonnées du client viennent du CRM : elles se modifient sur le compte et le contact, et suivent ici. » Quand la raison sociale, l’adresse principale du compte ou le nom et l’e-mail principal du contact changent dans le CRM, les projets suivent.

Refus possibles : « Choisissez le compte client avant son contact. » ; « Ce contact n’est pas rattaché au compte choisi, ou n’est pas à votre portée. » ; « Ce compte n’existe pas ou n’est pas à votre portée. » Changer de compte retire un contact qui n’y est pas rattaché.

Reprendre les clients des projets existants #

Après l’installation du CRM, vos projets existants gardent leur client saisi à la main. La reprise les relie à des comptes, sans rien faire d’office : Illizeo propose, vous décidez groupe par groupe. Ouvrez Paramètres › CRM › Reprise des clients des projets.

1. La page ouvre la simulation, qui n’écrit rien. Illizeo réunit les projets sans compte du CRM qui ont un nom de client, hors corbeille, en un groupe par client distinct : les graphies qui ne diffèrent que par la forme juridique ou la casse (une société « SA » et la même sans « SA », par exemple) forment un seul groupe. L’en-tête donne le nombre de clients distincts, de projets et la proposition (« à créer », « à rattacher »).
2. Pour chaque groupe, vous voyez ses Écritures, ses Projets, ses Comptes proches et une proposition : rattacher le groupe à un compte existant, quand un compte très proche existe et que vous pouvez le lire ; sinon, créer un compte avec la graphie la plus fréquente. Les comptes proches que vous ne pouvez pas lire sont seulement comptés (« + 1 non visible(s) »).
3. Pour chaque groupe à traiter, choisissez Créer le compte (vous pouvez corriger sa raison sociale), Rattacher à un compte existant (puis Choisir le compte parmi ceux que vous lisez) ou Ignorer. Reprendre les propositions pose d’un coup la proposition de chaque groupe. Un groupe laissé sur Pas de décision reste tel quel.
4. Cliquez sur Valider … décision(s), vérifiez le résumé de la fenêtre Appliquer la reprise, puis cliquez sur Appliquer. Le message « Reprise appliquée. » et le bilan donnent le nombre de comptes créés, de groupes rattachés, de projets reliés et de groupes ignorés ; la simulation est recalculée.

Les comptes créés reçoivent le type Client. Leur propriétaire est la personne choisie dans Propriétaire d’un compte importé (Paramètres › CRM › Réglages du CRM, voir Les réglages du CRM), si vous pouvez lui attribuer un compte ; sinon, vous. Chaque projet relié reprend la raison sociale et l’adresse principale du compte. Si un groupe a changé entre la simulation et l’application, Illizeo refuse : « Ce groupe n’est plus dans la simulation : relancez-la. » La reprise est inscrite au journal du CRM.

À savoir #

• Sans le CRM installé, les projets ne changent pas : pas de bloc Client du CRM, et le client se saisit à la main.
• Le contact d’un projet relié au CRM suit la conservation du CRM ; la conservation des contacts clients des projets ne le touche pas. Supprimer ou effacer ce contact dans le CRM efface aussi sa copie sur les projets, y compris ceux de la corbeille (voir Protéger les données des contacts (RGPD)).
• Le projet garde un lien vers l’opportunité et le devis accepté : leurs lignes se consultent depuis le projet, elles ne deviennent pas des coûts du projet.
• La création du projet est inscrite dans la chronologie de l’opportunité et dans le journal du projet.
• Un projet qui réunit plusieurs organisations (une commune, des entreprises, un financeur) relève des projets à plusieurs organisations (voir Liens entre organisations et projets à plusieurs organisations).

Questions fréquentes #

Je ne vois pas le bouton Créer le projet. #

Vérifiez que l’opportunité est gagnée, qu’elle n’a pas déjà son projet (son en-tête porte alors le lien vers le projet), que le module Projets est actif et que votre rôle porte « Projet » au palier Exécuter. Si vous désignez un autre chef de projet, il doit être actif et accéder aux projets.

Je ne peux pas modifier la société ou l’adresse du client dans le projet. #

Le projet est relié à un compte du CRM : ses coordonnées s’y modifient. Corrigez la raison sociale ou l’adresse principale sur la fiche du compte, et le projet suit. Pour le contact, corrigez sa fiche dans le CRM.