La feuille de présence regroupe vos journées du mois : heures pointées ou saisies, pauses, absences et statut de chaque jour. Cet article explique comment la lire, saisir ou corriger une journée, répéter une journée, soumettre le mois, retirer un dépôt et exporter vos pointages.
Avant de commencer #
- Ouvrez votre feuille depuis l’onglet Présence de votre profil, ou avec l’action rapide Ma présence du tableau de bord.
- Droits utilisés (matrice des rôles, rubrique « Feuille de présence ») : « Voir sa feuille de présence » (Accès), « Saisir / Modifier les pointages » (Exécuter), « Soumettre la feuille pour validation » (Exécuter). Par défaut, tous les employés les ont.
- Un profil de présence doit vous être affecté. Sans profil, la feuille affiche « Profil de présence requis ».
Lire la feuille #
L’en-tête affiche votre profil horaire (l’icône en forme d’œil en montre le détail), les tuiles Attendu/j, Travaillé, Attendu et Solde, les boutons Exporter et de synchronisation, le mois et, s’il reste des brouillons, le bouton Soumettre.
Les onglets visibles dépendent de vos droits :
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Pointage | Une ligne par jour du mois. |
| Compteurs d’heures | Les soldes d’heures supplémentaires, de nuit, du week-end, des comptes de temps (voir Les compteurs d’heures). |
| Historique | Les 12 derniers mois : nombre de saisies, solde et statut ; un clic ouvre le mois. |
| Indemnités | Les indemnités calculées du mois (voir Indemnités et astreintes). |
Avec les rôles livrés, un employé ne voit que l’onglet Pointage de sa propre feuille ; les autres onglets sont réservés aux RH, managers, gestionnaires de paie et administrateurs.
Dans l’onglet Pointage, les colonnes sont : Date, Début – Fin, Durée, Projet, Progression, Pauses, Absence et Statut. Le statut d’un jour peut être « Brouillon », « Soumis », « En attente », « Approuvé », « Refusé », « Manquant », « Férié », « Jour off » ou « À venir ». Des badges signalent les anomalies : « Non justifié », « Repos! », « 1/2j manquante », « Conflit », « Non soumis », « Pointages impairs », « Retard », « Sortie à confirmer ».
Saisir ou corriger une journée #
- Sur la ligne du jour, cliquez sur le bouton ··· (infobulle « Modifier »).
- Complétez la journée selon sa forme (voir ci-dessous).
- Cliquez sur Enregistrer. Le message « Journée enregistrée » confirme.
La forme de la journée vient du planning de votre profil :
- Par heures : ajoutez des segments avec + Travail, + Pause, + Repas ou + Astreinte, puis indiquez l’heure de début et de fin, un projet et un « Commentaire… ». Une journée vide s’ouvre pré-remplie sur votre horaire prévu.
- Par durée : saisissez la Durée travaillée (par exemple 7h30, 7,5 ou 450). C’est un temps net : aucune pause n’en est retranchée.
- Au forfait-jours : choisissez Demi-journée ou Journée entière. Les heures n’y ont pas cours.
Sur la ligne du jour, vous pouvez aussi poser un Motif de présence (télétravail, déplacement, formation…), si votre entreprise en a défini. Sous la grille, la section « Fériés et jours chômés travaillés » vous permet de choisir entre récupération et indemnité pour un férié travaillé.
Supprimer une période #
Il n’y a pas de bouton pour supprimer une journée entière : ouvrez la journée, cliquez sur la corbeille du segment, puis sur Enregistrer. La corbeille d’une période pointée (badgeuse, web, mobile) n’apparaît qu’avec le droit « Supprimer une période pointée », que les employés n’ont pas par défaut.
Répéter une journée #
- Cliquez sur l’icône Répéter de la ligne, sur Répéter la journée dans l’éditeur, ou cochez plusieurs jours et utilisez Répéter dans la barre de sélection.
- Réglez la récurrence : « Répéter tous les » N jours, semaines ou mois, et « Se termine » à une date ou après un nombre d’occurrences.
- Cochez au besoin « Copier les projets » et « Copier les commentaires », puis enregistrez.
Les jours fériés, de repos, d’absence approuvée ou de paie verrouillée sont sautés. Les jours clôturés échouent ; le message indique combien de jours ont été mis à jour et combien ont échoué.
Soumettre le mois #
- Vérifiez vos journées, puis cliquez sur Soumettre (n), où n est le nombre de brouillons. Pour ne déposer que certains jours, cochez-les et utilisez Soumettre brouillons (n).
- Si la fenêtre « Avertissements de soumission » s’ouvre (journées manquantes, par exemple), corrigez ou cliquez sur Soumettre quand même.
- Si votre profil demande l’attestation des repos, la fenêtre « Respect des temps de repos » vous demande si vous avez respecté vos repos ; en cas de réponse négative, expliquez pourquoi.
Certaines situations bloquent le dépôt (« Dépôt impossible ») : chevauchement avec une absence approuvée, projet inactif, limite légale ou maximum journalier dépassé, pause obligatoire manquante. Après le dépôt, une note rappelle la date, l’approbateur, le nombre de saisies, le temps travaillé et le solde.
Retirer un dépôt #
Tant que votre dépôt n’est pas approuvé, le bouton Retirer le dépôt rend le mois de nouveau modifiable. Après approbation, seuls les RH ou l’approbateur peuvent le retirer, et seulement avant que la paie de la période soit approuvée.
Exporter vos pointages #
- Cliquez sur Exporter.
- Choisissez le format (CSV, XLSX ou PDF), la période (Mois, Trimestre ou Année) et le mois ou l’année.
- Cliquez sur Télécharger.
À savoir #
- Clôture de la saisie : par défaut, le mois précédent reste modifiable jusqu’au 5 du mois inclus ; ensuite, aucune journée antérieure au 1er du mois courant ne peut être créée, modifiée ou supprimée. Votre entreprise peut changer ce jour (1 à 27), pour tous ou par profil.
- Une journée approuvée ou soumise ne s’ouvre plus en modification ; une journée en cours de pointage non plus (« Vous êtes actuellement pointé »).
- Une journée garde sa forme : une journée saisie par heures ne peut pas être réécrite en durée, et inversement. Une durée ne peut pas dépasser 24 heures ; un segment saisi à la main ne peut pas franchir minuit.
- Deux segments de même nature qui se touchent sont fusionnés ; une pause à l’intérieur d’un travail est acceptée ; les autres chevauchements sont refusés.
- Retirer tous les segments d’une journée puis enregistrer ne vide pas la journée : il faut garder au moins un segment.
- Votre profil peut interdire la saisie à l’avance. Un mois futur ne peut jamais être soumis.
- L’export depuis la feuille est limité à 10 par heure. Les fenêtres « Répéter la journée » et « Exporter les pointages » s’affichent en français quelle que soit votre langue ; l’export par trimestre ou par année peut ne rien télécharger : préférez l’export mois par mois.
- La feuille d’un collaborateur s’ouvre depuis l’onglet Présence de son profil, si votre rôle vous donne accès à ses données de présence.
