Notes de frais mondiales

Un moteur. Toutes vos règles.
Tous vos pays.

Centralisez notes de frais, indemnités kilométriques et per diem de toutes vos filiales — conformément aux règles de chaque juridiction. Vos remboursements restent dans vos outils ; nous orchestrons, contrôlons et archivons.

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Barèmes officiels à jour TVA récupérable auto Équipe locale par pays

Cockpit notes de frais

7 entités · 4 pays · 139 NDF

Avril 2026

Total NDF

CHF 87 412

+4,1% vs mars

TVA récupérée

CHF 4 218

+CHF 612 vs N-1

Indemnités km

12 480 km

CHF 7 364

Anomalies

2 résolues

0 ouverte

Règles appliquées ce mois

URSSAF — FR OFPER — CH HMRC — UK IRS — US

Cycle avril prêt à valider

Contrôles 100% OK ✓

Approuver

Avant / Après

Du chaos Excel au moteur de règles par pays.

Gérer les notes de frais sur plusieurs pays sans Illizeo, c’est des plafonds inégaux, des erreurs TVA, des barèmes kilométriques périmés et de la TVA étrangère jamais récupérée.

Sans Illizeo

Règles éparpillées, TVA perdue

Plafonds repas/hôtel saisis à la main, mis à jour avec retard
TVA calculée par chaque collaborateur, souvent fausse ou oubliée
Barème kilométrique URSSAF/IRS/HMRC périmé ou inappliqué
Per diem mission appliqué au mauvais taux ou oublié
TVA étrangère (8e/13e Directive UE) jamais récupérée
Audit fiscal = redressements, justificatifs introuvables

Avec Illizeo

Moteur de règles unifié

Règles à jour par juridiction (URSSAF, OFPER, IRS, HMRC, BMF…)
TVA déductible calculée automatiquement par catégorie et par pays
Barèmes km officiels mis à jour annuellement, par cylindrée
Per diem appliqué automatiquement selon destination et durée
Récupération TVA étrangère orchestrée (8e / 13e Directive UE)
Piste d’audit complète, 10 ans, hébergée en Suisse (ISO 27001)

Ce que vous obtenez

Trois piliers couverts par défaut, dans tous les pays.

Une seule plateforme, trois jeux de règles maintenus à jour par nos consultants locaux.

Règles de notes de frais

Le moteur applique automatiquement les bonnes règles selon le pays de la dépense.

TVA récupérable par catégorie (repas, hôtel, carburant…)
Plafonds repas, hôtel, taxi, cadeaux par pays
Justificatifs obligatoires par juridiction
Délais légaux de remboursement
Catégories autorisées et exclusions

Indemnités kilométriques

Barème officiel appliqué dès la saisie, avec calcul auto selon véhicule.

Barème officiel par pays (URSSAF FR, IRS US, HMRC UK, OFPER CH…)
Taux par cylindrée et type de véhicule
Plafonds annuels exonérés de cotisations
Cartes carburant et leasing intégrés
Distance calculée via Google Maps ou saisie

Per diem / Frais de mission

Forfait journalier appliqué selon destination, durée et politique RH.

Barème officiel par pays (Décret 2006-781 FR, GSA US, EU Commission…)
Taux par destination et par jour
Conditions (durée mission, distance domicile)
Forfait vs réel selon politique RH
Multi-devise avec conversion automatique

Conformité fiscale

TVA déductible auto, TVA étrangère récupérée.

Illizeo connaît les règles TVA de chaque pays — taux standard et réduits, catégories déductibles, plafonds. Vos collaborateurs n’ont qu’à scanner un reçu : on extrait la TVA correcte et on prépare les déclarations.

TVA standard et réduite par pays (FR 20/10/5,5 ; CH 8,1/2,6 ; UK 20/5…)
TVA récupérable par catégorie (carburant : 80% diesel FR, 0% essence…)
Récupération TVA étrangère via 8e Directive (UE) et 13e Directive (hors UE)
Génération automatique des fichiers FEC, SAF-T, DGI, DATEV

France

Repas · 10% · 100% déductible

10%

Suisse

Hébergement · 3,8% · 100% déductible

3,8%

Royaume-Uni

Restaurant · 20% · 50% déductible (clients)

20%

Allemagne

Hôtel · 7% · 100% déductible

USA

Sales tax · 0-10% · non-applicable récupération

var.

Capture & saisie

Du reçu au remboursement, sans saisie manuelle.

OCR mobile et import bancaire. Vos collaborateurs ne saisissent plus rien — ils confirment ce que la machine a lu, et le moteur de règles fait le reste.

OCR mobile multilingue (90% des champs auto-remplis)
Import bancaire CSV / OFX / PSD2
Détection automatique de doublons et fraude

Reçu détecté

Restaurant — Le Bistrot · Paris

Montant TTC87,40 €

TVA 10%7,95 €

CatégorieRepas client

Pays / RègleFR · URSSAF

Plafond appliqué21,10 €/pers

✓ Conforme

Intégrations

Plug-in dans votre stack en 2 jours, pas 6 mois.

Illizeo se connecte à votre ERP, votre paie et vos banques pour que remboursements et compta s’effectuent sans re-saisie. Les flux sont temps réel, l’écriture passe automatiquement en compta dans le bon journal.

ERP : SAP S/4HANA, NetSuite, Sage Intacct, Pennylane, Cegid, Microsoft Dynamics
Paie : ADP, Sage, PayFit, Workday — pour le remboursement net
Banques : virements SEPA, SWIFT, ACH via PSD2
Comptabilité : exports FEC, SAF-T, DATEV, journal-by-country

SAP

SAP S/4HANA

API

NetSuite

Sync

Pennylane

Native

Cegid

Sync

DATEV

Export

Workflow

Approbations multi-niveaux, audit-ready.

Définissez vos circuits par pays, par catégorie, par montant. Illizeo applique vos règles et conserve la trace — qui a approuvé, quand, avec quelle justification.

Chaînes d’approbation N+1 → N+2 → Finance, configurables par entité
Délégations temporaires (vacances, déplacement) avec retour auto
Seuils par montant, par catégorie, par projet ou centre de coût
Piste d’audit complète : signature électronique, horodatage, IP

L’edge Illizeo

Une équipe humaine, pas un système de tickets.

Là où d’autres vous envoient vers un centre d’aide, Illizeo vous donne un consultant dédié — par téléphone, dans votre langue, qui connaît vos pays et vos spécificités contractuelles. Pas de chatbot. Pas de tier-1.

Un point de contact unique pour tous vos pays
Adossé à un réseau de consultants locaux dans 139 juridictions
Temps de réponse moyen sur les incidents NDF : moins de 24 heures ouvrées
Conseil proactif sur les évolutions réglementaires (barèmes, plafonds, TVA)

« On a divisé par 4 le temps de traitement des NDF multi-pays. Et quand on appelle, c’est Wilfrid qui décroche. »
— Témoignage client (exemple)

À grande échelle

Industrialisez vos notes de frais sans complexifier votre opération.

Six garanties qui transforment vos NDF multi-pays en avantage compétitif.

Règles à jour

139 pays couverts. Barèmes, plafonds, taux TVA mis à jour en temps réel par nos consultants locaux à chaque évolution réglementaire.

TVA optimisée

Récupération maximale, fichiers fiscaux (FEC, SAF-T, DGI) générés. Récupération TVA étrangère via 8e et 13e Directives UE.

Multi-devises consolidé

28+ devises affichées au taux journalier, agrégation automatique en CHF/EUR/USD pour vos reportings finance.

Contrôles auto

Détection doublons, fraude, plafonds dépassés, TVA aberrante. Jamais plus une NDF aberrante envoyée en paie.

Archivage 10 ans

Reçus, justificatifs, validations et écritures comptables archivés 10 ans en Suisse (ISO 27001), accès lecture seule pour vos auditeurs.

Support humain dédié

Un consultant NDF nommé, joignable directement, qui connaît vos pays et contrats. Pas de tickets à empiler.

Reference material

139 pays. Un guide de règles NDF par juridiction.

Avant de centraliser vos notes de frais, comprenez les règles de chaque pays : barèmes kilométriques officiels, per diem, plafonds TVA, justificatifs obligatoires. Nos fiches pays sont en accès libre, rédigées par nos consultants à partir des sources officielles (URSSAF, OFPER, IRS, HMRC…).

Ouvrir le Guide NDF Mondiales

139

juridictions documentées en FR + EN

FAQ

Questions courantes sur les notes de frais mondiales.

Combien de pays couvrez-vous ?

139 juridictions documentées dans nos fiches pays. Pour chacune, les règles NDF, le barème kilométrique officiel, le per diem et les règles TVA sont maintenus à jour par nos consultants locaux. Si votre pays manque, nous l’ajoutons sous 4 semaines.

Vous remplacez ma solution actuelle de notes de frais ?

Pas forcément. Illizeo se concentre sur le moteur de règles par pays (TVA, plafonds, barèmes km, per diem) et sur l’orchestration vers la paie, la compta et la banque. Si votre solution actuelle assure correctement la capture des reçus et la saisie côté collaborateur, on peut s’y greffer via API. Sinon, Illizeo couvre l’intégralité du flux, de l’OCR mobile à l’écriture comptable.

Comment est mise à jour la data réglementaire ?

Chaque pays est suivi par un consultant Illizeo dédié, qui surveille les publications officielles (URSSAF, OFPER, IRS, HMRC, BMF, AEAT, AdE…). Les changements de barèmes annuels (km, per diem) sont appliqués automatiquement à la date d’effet. Vos collaborateurs voient toujours le bon taux.

Vous récupérez vraiment la TVA étrangère ?

Oui — pour les pays UE via la 8e Directive, pour les pays hors UE via la 13e Directive et les conventions bilatérales. En pratique, nous identifions automatiquement les dépenses éligibles, préparons le dossier et coordonnons avec votre cabinet fiscal ou un partenaire spécialisé. ROI typique : 0,5% à 2% du total NDF récupéré.

Quelles intégrations ERP / paie / banques ?

ERP : SAP S/4HANA, NetSuite, Sage Intacct, Pennylane, Cegid, Microsoft Dynamics. Paie : ADP, Sage, PayFit, Workday. Banques : SEPA, SWIFT, ACH via PSD2. Comptabilité : exports FEC, SAF-T, DATEV. Une intégration non listée ? Notre API REST + webhooks couvre tout le reste.

Quel est le coût pour 5 pays et 200 employés ?

Le tarif dépend du nombre de collaborateurs, du nombre de pays et du périmètre fonctionnel. À titre indicatif : à partir de 4 CHF / utilisateur / mois pour le module Notes de frais en multi-pays. Le calculateur de notre page Plans vous donne une estimation en 30 secondes.

Centralisez vos notes de frais. Reprenez la main sur vos remboursements.

30 minutes avec un de nos consultants suffisent pour cartographier votre setup actuel, identifier vos points de friction et tracer un plan réaliste.