L’onglet Espace CSE de la BDESE regroupe ce que les RH tiennent pour le comité social et économique : la liste du personnel utile aux avantages du CSE, le registre des mandats et les liens de consultation remis aux experts que le CSE a mandatés. Cet article explique comment consulter et exporter la liste du personnel, déclarer et tenir à jour les mandats, puis émettre et révoquer un lien d’expert. Il s’adresse aux RH et aux administrateurs du module, et indique aussi ce qu’un élu du CSE voit de cet onglet.
Avant de commencer #
- Le module BDESE est activé pour ton entreprise et tu y as accès (droit Accès au module BDESE).
- L’onglet Espace CSE apparaît si tu détiens au moins l’un de ces deux droits :
- Liste du personnel — avantages CSE : l’Accès ouvre la liste, le palier Exécuter permet de l’exporter ;
- Mandats du CSE : l’Accès ouvre le registre des mandats et les liens d’experts, le palier Exécuter permet de déclarer un mandat et d’émettre un lien.
- Chaque section n’apparaît que si tu détiens son droit. Si une seule section t’est ouverte, l’onglet l’affiche directement, sans barre de sections.
- Tu ne vois que les bases et les salariés des entités que ton rôle couvre. Le rôle d’administrateur ne donne pas de passe-droit sur ce périmètre.
- Pour émettre un lien d’expert, la base doit avoir au moins un exercice publié (voir Saisir, valider et publier les données).
Consulter la liste du personnel #
La carte Liste du personnel — avantages CSE sert aux avantages du comité (chèques, cadeaux, activités des enfants). Elle ne montre, pour chaque salarié, que son entité, son conjoint et ses enfants : aucune autre donnée RH.
- Ouvre BDESE › Espace CSE, puis la section Liste du personnel.
- Parcours le tableau : colonnes Salarié, Entité, Conjoint et Enfants. Pour chaque enfant, la liste indique son prénom et son nom, sa date de naissance et son âge.
- Tape dans le champ Rechercher… pour retrouver un salarié, un conjoint ou un enfant. La recherche ignore les accents.
- Si la liste couvre plusieurs entités, choisis-en une dans la liste Toutes les entités.
Le compteur en tête du tableau indique le nombre de salariés et d’enfants affichés.
Qui figure dans la liste #
- Les salariés actifs des entités que ton rôle couvre. Les salariés qui ne sont plus actifs n’y figurent pas.
- Les personnes externes en sont exclues : les avantages du CSE vont aux salariés.
- Le conjoint et les enfants proviennent des personnes à charge déclarées sur la fiche du salarié. Les enfants sont rangés par date de naissance.
- Un salarié qui a des contrats dans plusieurs entités apparaît une fois, avec toutes ses entités.
Exporter la liste #
- Filtre la liste si besoin, puis clique sur Exporter (CSV). Le bouton n’apparaît qu’au palier Exécuter du droit Liste du personnel — avantages CSE.
- Le fichier CSV contient une ligne par enfant ; un salarié sans enfant occupe une ligne. Il s’ouvre dans un tableur (séparateur point-virgule).
Chaque consultation de la liste, à l’écran comme à l’export, est tracée.
Ce que voit un élu du CSE #
Le rôle Élu CSE ouvre la seule section Liste du personnel, en lecture, pour la population de son entreprise. L’élu peut rechercher et filtrer ; il n’a pas de bouton d’export, ni accès au registre des mandats ou aux liens d’experts.
Tenir le registre des mandats #
La carte Mandats du CSE recense qui siège, pour quelle base et jusqu’à quand : titulaires, suppléants, représentants et délégués syndicaux, experts mandatés. Le registre pilote aussi les accès au module : un mandat en cours donne le rôle Élu CSE (ou Expert CSE pour un expert).
Ouvre BDESE › Espace CSE, puis la section Mandats du CSE. Le registre est groupé par base. Pour chaque mandat, il affiche :
- Personne, avec les éventuelles notes ;
- Mandat : Titulaire, Suppléant, Représentant syndical au CSE, Délégué syndical ou Expert mandaté, avec l’organisation syndicale si elle est renseignée ;
- Période : « Du … au … » ou « Depuis le … » quand le mandat n’a pas de fin ;
- État : En cours, À venir ou Échu. La pastille Rôle posé par le mandat signale que le rôle a été attribué par ce mandat et sera retiré à son échéance.
Ajouter un mandat #
- Clique sur Ajouter un mandat. Le bouton apparaît au palier Exécuter du droit Mandats du CSE.
- Choisis la BDESE. Elle est déjà sélectionnée si tu n’en as qu’une.
- Choisis la Personne dans l’annuaire (recherche par nom, avec photo).
- Choisis le type de Mandat. Renseigne au besoin l’Organisation syndicale, par exemple pour un représentant ou un délégué syndical.
- Saisis la date de Début. La date de Fin est facultative : sans elle, le mandat court jusqu’à nouvel ordre.
- Ajoute des Notes si utile (2 000 caractères au plus).
- Clique sur Enregistrer. Le message « Mandat ajouté. » confirme l’enregistrement.
Déclarer un expert mandaté #
L’expert doit exister au préalable comme fiche externe dans les employés. Choisis le type Expert mandaté : la date de Fin devient obligatoire, car l’accès d’un expert est limité dans le temps. Le bouton Enregistrer reste inactif tant qu’elle manque. En cours, ce mandat donne le rôle Expert CSE : l’expert lit, avec son compte, les exercices publiés des seules bases de son mandat, et son accès se coupe seul à la date de fin.
Modifier ou supprimer un mandat #
- Pour modifier un mandat, clique sur l’icône crayon de sa ligne : la boîte Modifier le mandat reprend les mêmes champs. Enregistre ; le message « Mandat enregistré. » confirme.
- Pour supprimer un mandat, clique sur l’icône corbeille, puis confirme avec Supprimer (ou Garder pour annuler). Le mandat disparaît du registre et le rôle qu’il avait posé est retiré, sauf si un autre mandat en cours le justifie encore.
Pour mettre fin à un mandat tout en gardant sa trace, renseigne plutôt sa date de Fin.
Mandats et heures de délégation #
Le registre est le même que celui des heures de délégation. Un mandat sur lequel des heures sont déclarées ne peut pas être supprimé : renseigne sa date de fin. Il ne peut pas non plus changer de personne ni de type (clôture-le et ouvres-en un nouveau), et ses dates ne peuvent pas exclure des heures déjà déclarées.
Émettre un lien d’expert #
Un lien d’expert donne, sans compte, un accès limité dans le temps au PDF d’un exercice publié. Ce PDF est filigrané au nom de son destinataire. Le lien ouvre ce document et rien d’autre ; il dure au plus 90 jours et se révoque à tout moment.
- Ouvre BDESE › Espace CSE, puis la section Liens d’experts.
- Clique sur Émettre un lien (palier Exécuter du droit Mandats du CSE).
- Dans la boîte Émettre un lien d’expert, choisis la BDESE, puis l’Exercice publié (par exemple « 2025 — version 1 »).
- Saisis le Destinataire : son nom figure en filigrane sur chaque page. Ajoute au besoin son Cabinet.
- Indique la Durée (jours), de 1 à 90 ; 30 jours sont proposés. Le lien expire à la fin du dernier jour.
- Clique sur Émettre le lien.
- Clique sur Copier pour copier l’adresse, puis transmets-la à l’expert par un canal sûr. Ferme ensuite la boîte avec Fermer.
L’adresse n’est affichée qu’une seule fois, au moment de l’émission : copie-la avant de fermer la boîte.
Suivre et révoquer les liens #
Le tableau des liens indique pour chacun le Destinataire (et son cabinet), l’Exercice, la date Expire le, l’État (Actif, Expiré ou « Révoqué le … ») et les Ouvertures, avec la date de la dernière.
- Sur un lien actif, clique sur Révoquer.
- Confirme avec Révoquer le lien. Le lien cesse aussitôt d’ouvrir le PDF.
Pour rendre l’accès, émets un nouveau lien.
À savoir #
- Déclarer un mandat en cours donne aussitôt le rôle Élu CSE (titulaire, suppléant, représentant syndical au CSE, délégué syndical) ou Expert CSE (expert mandaté). Un mandat qui commence ou se termine à une date future change les rôles lors de la mise à jour automatique de la nuit qui suit.
- À la fin d’un mandat, le rôle n’est retiré que si c’est le mandat qui l’avait posé. Un rôle attribué à la main dans la gestion des rôles reste en place.
- Le rôle Élu CSE couvre l’entreprise de l’élu ainsi que les bases de ses mandats en cours. Le rôle Expert CSE ne couvre que les bases de ses mandats en cours.
- Un lien d’expert ouvre toujours la dernière version publiée de l’exercice : si une mise à jour est publiée après l’émission, l’expert la reçoit.
- Dans le PDF, les informations confidentielles figurent avec leur marque et leur date de fin. Les élus et les experts sont tenus à la discrétion sur ces informations (notion Confidentialité (L2312-36) de l’aide intégrée). Le marquage se pose dans l’onglet Données.
- Chaque ouverture d’un lien est comptée et notée au journal des consultations de la base.
- Un lien inconnu, expiré ou révoqué se comporte comme une adresse qui n’existe pas.
- Aucune notification n’est envoyée à la création d’un mandat ni à l’émission d’un lien : préviens toi-même les personnes concernées.
Questions fréquentes #
Un élu du CSE peut-il exporter la liste du personnel ? #
Non. Le rôle Élu CSE consulte la liste en lecture ; l’export demande le palier Exécuter du droit Liste du personnel — avantages CSE, réservé aux RH et aux administrateurs.
J’ai perdu le lien envoyé à l’expert. Comment le retrouver ? #
Ce n’est pas possible : l’adresse n’est affichée qu’à l’émission et n’est pas conservée. Révoque l’ancien lien et émets-en un nouveau.
Pourquoi ne puis-je pas supprimer ce mandat ? #
Des heures de délégation sont déclarées sur ce mandat. Renseigne sa date de fin : il passera à l’état Échu et le rôle qu’il avait posé sera retiré.
Quelle différence entre un mandat d’expert et un lien d’expert ? #
Le mandat d’expert donne un compte avec le rôle Expert CSE, qui lit les exercices publiés des bases du mandat jusqu’à la date de fin. Le lien ouvre, sans compte, le PDF d’un seul exercice publié, pendant 90 jours au plus. Pour l’organisation des consultations elles-mêmes, voir Les consultations récurrentes du CSE.
