Le tableau de bord rassemble les mesures de vos sites : occupation des bureaux, des zones et des postes, parking, restaurants, présence constatée par le pointage, complétion des plannings. Chaque chiffre est calculé par le serveur ; quand une mesure manque, l’écran le dit (« — », « moins de 5 » ou « non mesuré »), jamais par un chiffre de remplacement.
Avant de commencer #
L’onglet Tableau de bord n’existe qu’avec l’un des deux droits du tableau de bord, en plus de l’accès au module. Chaque carte suit ensuite son propre droit :
- les mesures agrégées, sans identité (alertes, indicateurs d’occupation et de restaurant, sous-onglets Employés, Bureaux et Analytics, cartes agrégées du Reporting) demandent le droit de consulter l’occupation des sites ;
- les données nominatives, bornées aux personnes que votre rôle peut voir (Mon équipe — aujourd’hui, carte Complétion planning, bloc Relances, Synthèse des présences et son export), demandent le droit de consulter qui est attendu au bureau ;
- avec ce seul droit nominatif, seul le sous-onglet Reporting est proposé ;
- l’indicateur et la ligne Parking demandent en plus le droit de réserver une place de parking ;
- le bouton Exporter (CSV) n’apparaît qu’avec l’un des deux droits du tableau de bord, et chaque export qu’avec le sien.
Une carte sans son droit n’existe pas : elle n’est ni grisée ni vide.
Droits dans la matrice des rôles #
- « Accès au module Flex Office », palier Accès : le module.
- « Consulter l’occupation des sites (compteurs et taux, sans identité) », palier Accès : l’onglet, les alertes, les indicateurs d’occupation et de restaurant, les sous-onglets Employés, Bureaux, Analytics et les cartes agrégées du Reporting, l’export Occupation (anonyme).
- « Consulter qui est attendu au bureau (nominatif, borné à la population du rôle) », palier Accès : l’onglet, Mon équipe — aujourd’hui, Complétion planning, Relances, la Synthèse des présences et l’export Présence par personne.
- « Réserver une place de parking », palier Accès : l’indicateur et la ligne Parking.
- « Configurer les lieux de travail (sites, bureaux, étages, zones) », palier Accès : le lien Voir le lieu des alertes.
À quoi sert cet onglet #
- Suivre le taux d’occupation des bureaux, le remplissage du parking et des restaurants.
- Repérer les alertes : site saturé, capacité dépassée à venir, trop de réservations non honorées.
- Voir où est votre équipe aujourd’hui, et la part des plannings complets de la semaine avec les personnes à relancer.
- Comparer l’occupation par site, par jour, par zone et par poste.
- Mesurer la présence effective, les no-shows, les annulations tardives et les heures d’arrivée là où le pointage est exigé.
- Exporter les données d’occupation et de présence au format CSV.
Se repérer dans l’écran #
- Alertes (en tête, s’il y en a) : chaque alerte a un titre et un texte rédigés par le serveur. Voir le lieu ouvre la fiche du lieu dans les paramètres, si vous pouvez l’ouvrir ; la croix Écarter l’alerte la masque jusqu’à la fin de la session.
- Mon équipe — aujourd’hui : le compte des personnes Au bureau, en Télétravail, Absent et Non planifié, puis, pour chacune, où elle est et l’état de ses réservations du jour (« Pointé à 09:12 », « No-show », « Libérée faute de pointage », « Attendu », « Site fermé », « Non attendu », « Pointage non exigé »). Aucun motif d’absence n’est montré.
- Les indicateurs, chacun sous son droit :
- Taux d’occupation global des bureaux, sur les jours ouvrés de la période ;
- Réservations parking : demi-journées de place prises sur demi-journées offertes ;
- Remplissage restaurant : repas confirmés sur places offertes ;
- Complétion planning : la part des plannings complets, toujours sur cette semaine, quel que soit le sélecteur de période.
- Relances : le nombre de plannings incomplets de la semaine, les premières personnes concernées et le lien Ouvrir les relances.
- Les sous-onglets : Employés, Bureaux, Reporting, Analytics, selon vos droits. Le sous-onglet ouvert s’affiche dans le nom de l’onglet (« Tableau de bord · Bureaux »).
- Le sélecteur de période : Semaine en cours, Mois en cours, Trimestre. Il vaut pour les indicateurs et pour tous les sous-onglets.
Pas à pas #
Lire les sous-onglets #
- Employés : Aujourd’hui, puis Répartition par jour sur la période : combien de personnes sont Au bureau (sur un site : bureau, déplacement ou coworking), en Télétravail, Absent ou Non planifié, sur les jours ouvrés du module. Une absence que votre rôle ne vous laisse pas voir compte comme « Non planifié ».
- Bureaux :
- la carte Occupation par bureau croise sites et jours ; au-delà de deux semaines, les colonnes deviennent des semaines. Les couleurs vont de « < 35% » à « > 85% ». Les lieux de télétravail n’y ont pas de ligne ;
- la carte Occupation par zone et par poste, sous elle, montre un site à la fois (sélecteur de site s’il y en a plusieurs). Par zone : Capacité, Taux moyen, Pic et Jours masqués. Par poste : une case colorée avec la part des jours ouvrés où il a été occupé, « masqué » s’il n’a été occupé que par une seule personne, « hors service » s’il l’est.
- Reporting :
- Répartition par type de présence : les mêmes quatre états, en personnes-jours sur la période ;
- Occupation par site : l’occupation moyenne de chaque site sur ses jours ouvrés ;
- Synthèse des présences : par personne, ses Réservations, et là où le pointage est exigé ses réservations Pointées, ses No-shows et celles Non mesurées. Son bouton Exporter (CSV) télécharge le relevé nominatif de la période ;
- Parking — Taux de remplissage et Remplissage des restaurants, par parking et par restaurant.
- Analytics :
- Utilisation des espaces : Bureaux, Parking, Restaurant ;
- Présence et no-shows : Présence effective, Taux de no-show, Réservations pointées, No-shows (« dont libérées »), Annulations tardives (personne) et Annulations tardives (gestionnaire), puis le détail par site ;
- Heures d’arrivée : le premier pointage du jour de chaque personne, par tranche de 30 minutes, à l’heure du site ;
- Ratio flex et surface : par site, les Postes, les personnes Rattachés au site, le Ratio flex (personnes rattachées par poste), la Surface saisie sur la fiche du lieu (« non saisie » sinon) et les m² par personne.
Exporter les données #
- Cliquez sur Exporter (CSV). La fenêtre Exporter les données Flex Office s’ouvre.
- Choisissez l’export (chacun n’apparaît qu’avec son droit) :
- Occupation (anonyme) : places occupées par site et par jour. Aucun nom, aucun matricule. Colonnes : date, site, places occupées. Un compte de moins de cinq personnes y reste vide ;
- Présence par personne : qui vient, quand et où. Colonnes : date, demi-journée, matricule, nom, site, zone, étage, statut. Le serveur le limite aux personnes que votre rôle peut voir.
- Cliquez sur Exporter sous l’export voulu. Le fichier se télécharge (« Fichier téléchargé »).
Relancer depuis le tableau de bord #
Cliquez sur Ouvrir les relances dans le bloc Relances. Le calendrier s’ouvre sur la fenêtre des relances. Voir Relances.
À savoir #
- Comment se calcule l’occupation. Le taux d’un site un jour donné est le nombre de personnes de sa demi-journée la plus chargée, rapporté à sa capacité ; les demi-journées où le site est fermé ne comptent pas. Les moyennes (indicateur, Reporting, Analytics, zones) ne portent que sur les jours ouvrés du site : hors fériés et hors journées entières de fermeture. Un site sans capacité n’a pas de taux (« — »).
- Moins de cinq personnes. Une valeur qui porterait sur 1 à 4 personnes est masquée et s’affiche « moins de 5 », jamais 0 ; un jour masqué n’entre pas dans les moyennes. Un poste occupé par une seule personne sur la période est masqué.
- Non mesuré. Présence, no-shows, heures d’arrivée n’existent que les jours où le site exige le pointage ; ailleurs, la carte dit « non mesuré ». Un no-show est une réservation non pointée à l’heure limite, libérée ou non.
- Annulation tardive. Une annulation faite après 18:00 la veille, à l’heure du site. Celles de la personne et celles d’un gestionnaire sont comptées à part ; les annulations faites par le système (absence, fermeture, libération) ne comptent pas.
- Les alertes. Trois seuils, calculés à la lecture : un site occupé à plus de 90 % trois jours ouvrés de suite ou plus, sur les quatre dernières semaines ; un site dont le taux de no-show dépasse 10 % sur quatre semaines glissantes ; un site qui compte, sur une demi-journée d’aujourd’hui ou de l’un des 14 jours suivants (jours ouvrés du site seulement), plus de réservations que de postes (« Capacité dépassée »). Une valeur masquée ne déclenche pas d’alerte.
- Aucun chiffre inventé. Sans donnée ou en cas de panne, une carte affiche « — » ou « La mesure n’a pas pu être chargée. Réessayez dans un instant. ». Aucune flèche de variation n’est affichée.
- Le fichier nominatif est une donnée personnelle. Traitez-le comme tel.
- Refus d’un export. « Votre rôle ne donne pas accès à cet export » n’est pas une panne : demandez le droit à votre administrateur.
- Rapports système. Trois rapports Flex Office existent aussi dans les rapports système de People Analytics : « Occupation par site », « Présence sur site par salarié » et « Repas et parking par jour ». Ils peuvent être déposés régulièrement sur un serveur SFTP (bouton Planifier un dépôt SFTP). Ils masquent toute case qui compte de 1 à 4 personnes (« — ») ; les totaux ne comptent que les cases montrées. Leurs colonnes liées au pointage (« Arrivées constatées », « Réservations non honorées », « Servis ») restent vides là où le pointage n’est pas exigé.
- Télétravail. Dans ces rapports, compte comme télétravail une réservation sur un lieu de télétravail, ou une absence approuvée d’un type dont la case Compte comme du télétravail (Flex Office) est cochée (Réglages › Absences). Décocher la case retire ce type du décompte.
