Saisir, valider et publier les données

L’onglet Données rassemble les valeurs de chaque exercice de la BDESE, thème par thème et rubrique par rubrique, des deux années précédentes (N-2, N-1) à l’année en cours (N) et aux trois années de perspectives (N+1 à N+3). C’est là que les indicateurs sociaux se calculent depuis le SIRH, que les RH et les contributeurs désignés complètent le reste, que l’exercice est soumis, publié, puis lu par les élus du CSE. Cet article suit ces gestes dans l’ordre ; il s’adresse aux RH, aux valideurs, aux contributeurs et aux élus.

Avant de commencer #

• Le module BDESE doit être installé pour ton espace et ouvert pour toi. L’onglet s’ouvre par BDESE › Données.
• Il faut au moins une base et un exercice ouvert. Sinon l’écran affiche « Aucun exercice ouvert pour cette base : ouvrez-en un dans l’onglet Structure. » Voir Choisir la structure d’une BDESE et désigner les contributeurs.
• Quatre droits de la matrice des rôles se partagent l’onglet : Saisie de la BDESE (lire au palier Accès ; calculer, saisir, valider, soumettre au palier Exécuter), Contribution à la BDESE (les seules rubriques dont tu es contributeur désigné), Publication de la BDESE (publier, renvoyer) et Confidentialité de la BDESE (marquer une information confidentielle, lire le journal des consultations). Les élus et experts lisent par le droit Espace CSE, en lecture seule.
• Portée : tu ne vois que les bases des entités que ton rôle couvre. Un contributeur ne voit que les bases où il est désigné.

Quelles sections lire selon ton rôle #

• RH (saisie) : toutes les sections, en particulier « Calculer les indicateurs sociaux », « Compléter une rubrique », « Suivre l’avancement et valider les rubriques », « Soumettre l’exercice à validation » et « Marquer une information confidentielle ».
• Valideur (publication) : « Lire les données d’un exercice », « Publier ou renvoyer un exercice », « Télécharger et exporter » et « Le journal des consultations ».
• Contributeur désigné (DAF, RSE…) : « Compléter une rubrique », « Importer une rubrique par son modèle Excel » et « Suivre l’avancement et valider les rubriques ».
• Élu du CSE ou expert : « Lire les données d’un exercice », « Afficher une rubrique en graphique » et « Télécharger et exporter ».

Lire les données d’un exercice #

1. Dans la barre de lecture, choisis la base (liste BDESE, s’il y en a plusieurs), puis l’Année.
2. Choisis la version dans Version affichée : État de travail pour qui prépare la base, ou « Version N du … », suivie de sa date, pour une version publiée. La liste n’apparaît que s’il y a plusieurs choix.
3. Pour retrouver un indicateur, tape dans Rechercher un indicateur ; la recherche ignore majuscules et accents. Effacer la recherche rétablit tout.
4. Clique un thème ou une rubrique dans le sommaire : la section se déplie et l’écran s’y place. Sur téléphone, ouvre le sommaire par le bouton Sommaire. Une pastille cadenas indique le nombre d’indicateurs confidentiels d’un thème.
5. Dans chaque thème, le tableau croise les indicateurs et les années ; les colonnes de perspective sont teintées.

Chaque valeur porte une pastille de source : calculé (depuis le SIRH), importé (depuis les rémunérations de l’onglet Paie) ou saisi. Son info-bulle donne la date. Un indicateur ventilé affiche son total ; clique-le (« Détail AAAA ») pour déplier le tableau croisé. Une cellule qui compte trop peu de personnes s’affiche « < N », avec l’info-bulle « Masqué par le secret statistique » ; le total général reste exact.

L’en-tête de l’exercice indique « Dernier calcul le … » ou « Jamais calculé ». Si certains indicateurs automatiques ne se calculent pas encore depuis le SIRH, un encart les liste : ils restent à saisir.

Ce que lit un élu du CSE #

L’élu ne voit jamais l’état de travail : il lit la dernière version publiée, et peut choisir une version plus ancienne. Tant qu’aucune version n’est publiée, l’écran affiche « Cet exercice n’est pas encore publié. » Chaque lecture d’une version publiée est notée au journal des consultations.

Afficher une rubrique en graphique #

1. Sur l’en-tête d’une rubrique, clique Graphique ; Tableau revient au tableau.
2. Un indicateur chiffré se trace en courbe : Réalisé en trait plein jusqu’à N, Perspective en pointillé au-delà. Un indicateur ventilé se trace en barres, N comparé à N-1.
3. À côté du titre, l’écart entre N et N-1 s’affiche en pourcentage (« Écart AAAA / AAAA-1 »).

Un texte ou une pièce jointe ne se trace pas. Une cellule protégée par le secret statistique n’est jamais tracée : une mention la signale sous le graphique.

Calculer les indicateurs sociaux #

1. Sur l’état de travail, clique Calculer dans l’en-tête de l’exercice.
2. Un message confirme le nombre de valeurs calculées.

Le calcul porte sur N-2, N-1 et N : les perspectives se saisissent toujours. Les indicateurs sociaux sont tirés des contrats de la base, sous le secret statistique ; les indicateurs de rémunération sont tirés des rémunérations versées de l’onglet Paie (voir Les données de paie de la BDESE). Une valeur saisie n’est jamais écrasée par le calcul. Quand l’exercice est soumis ou publié, le bouton est grisé : « Exercice soumis ou publié : ses valeurs ne se recalculent plus. »

Compléter une rubrique #

1. Sur l’en-tête de la rubrique, repère son statut (À compléter, Complétée ou Validée) et le nombre d’indicateurs renseignés pour l’année N.
2. Clique Compléter, quel que soit le statut de la rubrique. Si tu ne peux pas saisir, le panneau s’ouvre en lecture, avec ses commentaires et ses pièces.
3. Le panneau de saisie s’ouvre à droite : un champ par indicateur et par année, « (perspective) » pour les années à venir.
4. Saisis une valeur puis quitte le champ : elle s’enregistre et « Enregistré » s’affiche. Les formats « 1 234,5 », « 12 % » ou « 3.5 » sont acceptés.
5. Pour effacer une saisie, vide le champ. Sous un indicateur automatique, « Vider rend la main au calcul. » rappelle que la valeur calculée reviendra au prochain Calculer.

Une valeur illisible est refusée (« Un nombre est attendu. », « Un pourcentage est attendu. »). Les champs sont grisés si la rubrique ne t’est pas confiée ou si l’exercice est soumis ou publié.

Un indicateur de type tableau #

Ajoute des lignes avec Ligne, renseigne Libellé et Valeur, retire une ligne par sa croix, puis clique Enregistrer.

Un indicateur de type pièce jointe #

Dépose le document dans la section Pièces jointes du panneau : clique Déposer un fichier (PDF, Word, Excel, OpenDocument, CSV ou image, 20 Mo au plus). Pour retirer une pièce, clique sa corbeille, puis Retirer.

Commenter #

Dans la section Commentaires, écris dans Nouveau commentaire puis clique Commenter. Le fil est propre à la rubrique et à l’exercice ; un contributeur ne lit et n’écrit que dans ses rubriques. Aucune notification n’est envoyée à chaque commentaire.

Importer une rubrique par son modèle Excel #

1. Dans le panneau, clique Modèle Excel : le fichier de la rubrique se télécharge, prérempli des valeurs connues, avec une ligne par indicateur et une colonne par année.
2. Remplis-le, puis clique Importer et choisis le fichier dans Fichier Excel ou CSV.
3. Le fichier est aussitôt simulé : « Simulation : … Rien n’a été écrit. » Le tableau donne le statut de chaque ligne : Prête, Conflit ou Refusée, avec son motif.
4. S’il y a des conflits, coche Remplacer les valeurs existantes pour les écraser ; la simulation se rejoue.
5. Clique Importer, puis Fermer.

Une valeur illisible est refusée, jamais devinée. Un fichier qui n’a pas la colonne Code et une colonne par année est refusé en entier. Les valeurs importées par ce modèle portent la pastille saisi.

Suivre l’avancement et valider les rubriques #

Au-dessus des thèmes, l’avancement de la saisie donne trois chiffres : Rubriques complétées, Rubriques validées et Indicateurs renseignés pour AAAA. Le tableau Avancement par thème les détaille, et la liste « Rubriques à compléter par leurs contributeurs désignés » mène à chaque rubrique en attente. Le bouton Ce qui reste à faire ne garde que les rubriques non validées.

1. Contributeur ou RH : quand la rubrique est prête, clique Marquer complétée dans le panneau. Une fois sa rubrique complétée, le contributeur n’a plus ce bouton.
2. RH : relis la rubrique et clique Valider. Rouvrir la renvoie en saisie.

Une rubrique validée ne se modifie plus par le contributeur : seuls les RH peuvent la rouvrir. Le contributeur voit en tête « Vous complétez N rubrique(s) qui vous sont confiées. » ; l’action rapide Compléter mes rubriques BDESE de l’accueil le mène ici.

Soumettre l’exercice à validation #

1. Sur l’état de travail, clique Soumettre à validation.
2. Lis la confirmation : les valeurs se verrouillent, et un détenteur du droit de publication, autre que toi et que les auteurs des valeurs saisies, publiera l’exercice ou te le renverra avec un motif.
3. Clique Soumettre. Le statut passe à Soumis à validation.

Les détenteurs du droit de publication qui couvrent la base sont prévenus (cloche et courriel), sauf les auteurs des valeurs saisies.

Publier ou renvoyer un exercice #

Ces gestes sont réservés au droit Publication de la BDESE, sur un exercice soumis. Celui qui a soumis l’exercice, ou qui a saisi une de ses valeurs (à la main ou par l’import d’une rubrique), ne peut pas le publier : le bouton est grisé, avec l’info-bulle « Un autre détenteur du droit de publication doit valider ». Lancer Calculer n’empêche pas de publier : une valeur calculée n’a pas d’auteur.

Publier #

1. Clique Publier.
2. Ajoute au besoin un Commentaire (première publication) ou la Nature de la mise à jour (version suivante).
3. Clique Publier. La version se fige et devient celle que lisent les élus ; ils en sont avertis.

La version se conserve 15 ans, ou la durée fixée par l’accord ; le bandeau indique « Conservé jusqu’au … ».

Renvoyer #

1. Clique Renvoyer.
2. Renseigne le Motif du renvoi, obligatoire, puis clique Renvoyer.

Les valeurs se rouvrent et la personne qui a soumis reçoit le motif ; l’état de travail affiche « Renvoyé : … ».

Corriger un exercice publié #

1. Sur un exercice Publié, clique Ouvrir une mise à jour, puis Ouvrir la mise à jour.
2. Le statut passe à Mise à jour en cours : saisis et recalcule comme d’habitude, sous la même structure.
3. Soumets, puis fais publier : la mise à jour devient la version suivante.

La version précédente reste consultable par tous, telle qu’elle a été remise.

Marquer une information confidentielle #

1. Clique le cadenas Marquer confidentiel à côté d’une rubrique ou d’un indicateur. Les thèmes ne se marquent pas.
2. Renseigne Confidentiel jusqu’au (aujourd’hui au plus tôt) et le Motif, tous deux obligatoires.
3. Clique Marquer confidentiel.

Marquer une rubrique rend confidentiels tous ses indicateurs ; pour en exclure un, ouvre son cadenas et clique Exclure de la confidentialité de la rubrique. Retirer le marquage lève la marque. À la lecture, chaque élément marqué porte « Confidentiel jusqu’au … », et un bandeau rappelle que les membres du CSE et les représentants syndicaux sont tenus à la discrétion (art. L2312-36) jusqu’à la date indiquée. Une marque échue ne compte plus.

Télécharger et exporter #

• Télécharger le PDF : l’exercice affiché, filigrané à ton nom. La flèche voisine propose Un thème seul.
• Exporter : Tout l’exercice en PDF, en Excel (un onglet par thème) ou en CSV, ou Un thème seul dans le format choisi. Les informations confidentielles sont incluses et marquées.
• Bilan social : en PDF ou en Excel, les sept chapitres légaux tirés de la BDESE et du module Formation, obligatoire à partir de 300 salariés. Il n’est pas proposé au contributeur.

Un contributeur n’exporte que ses rubriques ; un élu, la version publiée qu’il lit.

Le journal des consultations #

1. Avec le droit de publication ou de confidentialité, clique Afficher le journal sous l’exercice.
2. Le tableau indique la Date, le Lecteur, l’Action (Consultation ou Téléchargement), l’Exercice et l’Objet. Filtre par action si besoin.

Le journal note chaque lecture d’une version publiée (une fois par heure et par personne pour la même version) et chaque téléchargement. Il affiche les 500 dernières lignes.

À savoir #

• Une valeur saisie l’emporte toujours sur le calcul. Vider le champ efface la saisie ; la valeur calculée revient au prochain Calculer.
• La pastille importé désigne une valeur tirée des rémunérations versées ; une valeur venue du modèle Excel d’une rubrique est saisi.
• Qui saisit une valeur, à la main ou par l’import d’une rubrique, en devient l’auteur et ne pourra pas publier : prévois un second détenteur du droit de publication. Une valeur calculée n’a pas d’auteur : lancer Calculer n’empêche pas de publier.
• Une marque confidentielle vaut pour la base, tous exercices confondus, et s’applique aussi aux versions déjà publiées.
• Les PDF portent ton nom en filigrane ; les tableurs le portent en tête.
• Le seuil du secret statistique se règle dans Les réglages de la BDESE ; il vaut au prochain calcul.
• Le contenu légal suit le pack publié par Illizeo ; l’écran signale quand il est en attente de relecture juridique.

Questions fréquentes #

Pourquoi le bouton Publier est-il grisé ? #

Tu as soumis l’exercice, ou tu es l’auteur d’au moins une de ses valeurs saisies (à la main ou par l’import d’une rubrique). Lancer Calculer ne compte pas : une valeur calculée n’a pas d’auteur. Un autre détenteur du droit de publication doit publier.

Un élu voit « Cet exercice n’est pas encore publié ». Que faire ? #

L’élu ne lit que les versions publiées. Soumets l’exercice et fais publier une première version.

Le contributeur ne peut plus modifier sa rubrique. #

Elle a été validée, et seuls les RH peuvent la rouvrir ; ou l’exercice a été soumis ou publié.

Peut-on corriger un exercice déjà publié ? #

Oui : Ouvrir une mise à jour, puis soumettre et faire publier une nouvelle version. L’ancienne reste consultable.