Le module Gestion des absences réunit tout ce qui touche aux congés et aux absences : la demande du collaborateur, l’approbation par le manager, les soldes de congés, le calendrier d’équipe, les jours fériés et les règles propres à votre entreprise. Cet article présente le module, son vocabulaire et le parcours d’une absence ; il s’adresse à tous les utilisateurs.
Avant de commencer #
- Le module Gestion des absences doit être activé pour votre espace.
- Pour consulter et déposer vos absences, un de vos rôles doit porter le droit « Demande d’absence » (section ABSENCES — PROFIL EMPLOYÉ de la matrice des rôles) : le palier Accès permet de consulter, le palier Exécuter de déposer une demande. Par défaut, les rôles Tous les employés, Manager, Responsable RH et Administrateur ont le palier Exécuter.
- Un type d’absence n’est proposé à un collaborateur que si une politique de ce type lui est attribuée. Sans politique, le formulaire de demande affiche « Aucun type d’absence ne vous est encore attribué. Contactez votre administrateur RH. »
Le vocabulaire du module #
| Terme | Ce qu’il désigne |
|---|---|
| Type d’absence | La nature de l’absence : congés payés, maladie, accident, maternité, congé pour événement familial, télétravail… Le type fixe l’icône, la couleur, le mode de décompte des jours et les règles de dépôt. |
| Politique | Les règles de droit d’un type : nombre de jours accordés, rythme d’acquisition, prorata, report, solde négatif, ancienneté. Un même type peut avoir plusieurs politiques (par pays, par population) ; chaque collaborateur en reçoit une par type. |
| Solde (compteur) | Pour un type et un collaborateur : le droit accordé, les jours pris, planifiés, en attente et ce qui reste. |
| Exercice | La période sur laquelle le droit est acquis et consommé. Un nouvel exercice s’ouvre automatiquement ; le solde non utilisé suit alors la règle de report. |
| Décompte | La façon de compter les jours d’une absence : jours calendaires, ouvrables, ouvrés ou jours du planning du collaborateur. |
| Circuit d’approbation | Qui doit approuver une demande. Il se règle dans Workflows ; sans circuit, la demande va au supérieur hiérarchique. |
| Jours fériés | Le calendrier des fériés qui s’applique à chaque collaborateur (celui de la société, de son bureau ou un calendrier personnalisé). Un férié n’est pas décompté, sauf pour un type compté en jours calendaires. |
Où se trouve quoi #
| Écran | Chemin | Pour qui |
|---|---|---|
| Mes absences | Menu de votre avatar › Mon profil, onglet Absences | Chaque collaborateur |
| Absences d’un collaborateur | Fiche du collaborateur, onglet Absences | Manager, RH |
| Calendrier d’équipe | Calendrier › Calendrier des absences | Tous, selon la visibilité du rôle |
| Demandes à approuver | Flux de travail › Absences | Approbateurs |
| Saisie pour toute une population | Accès RH › Saisie collective | RH |
| Types d’absence et politiques | Paramètres › Gestion du temps › Types d’absence | Administrateur |
| Règles de congés, fériés | Paramètres › Gestion du temps › Règles d’entreprise et Jours fériés | Administrateur |
| Circuits d’approbation | Paramètres › Gérer les employés › Workflows | Administrateur |
Qui fait quoi #
| Profil | Ce qu’il fait dans le module |
|---|---|
| Collaborateur | Dépose ses demandes, suit leur statut, consulte ses soldes, retire une demande en attente ou demande l’annulation d’une absence approuvée. |
| Manager | Approuve, refuse ou délègue les demandes de son équipe, consulte le calendrier de l’équipe, peut saisir une absence pour un collaborateur. |
| Équipe RH | Ajuste les soldes, change la politique d’un collaborateur, saisit des absences, y compris pour toute une population, et valide directement quand c’est permis. |
| Administrateur | Paramètre les types d’absence, les politiques, les règles d’entreprise, les jours fériés, les circuits d’approbation et les droits. |
Le parcours d’une absence #
- Demande. Le collaborateur choisit un type, une période et, si besoin, joint un justificatif. Avant l’envoi, Illizeo vérifie les périodes bloquées, les chevauchements, les quotas d’équipe et les pointages déjà saisis.
- Réservation du solde. Une demande en attente réserve ses jours : ils apparaissent dans la colonne « Attente » du solde.
- Approbation. La demande suit le circuit d’approbation de son type. Si un remplaçant est désigné, il doit d’abord accepter. L’approbateur accepte, refuse (avec un motif) ou délègue.
- Décision. Le collaborateur est prévenu. Une absence approuvée passe dans les jours « planifiés », puis « pris » une fois la date passée. Une absence refusée libère ses jours.
- Après coup. Le collaborateur peut modifier l’absence (elle repasse alors en attente d’approbation) ou l’annuler. Si le type l’exige, l’annulation d’une absence approuvée est elle-même soumise à approbation.
Les statuts d’une absence #
| Statut affiché | Signification |
|---|---|
| En attente | La demande attend une décision (y compris quand un premier approbateur l’a déjà validée et qu’un second doit se prononcer). |
| Approuvé | L’absence est validée et décomptée du solde. |
| Refusé | L’absence a été refusée par un approbateur ou automatiquement par une règle ; le motif est affiché. |
| Annulation demandée | L’absence est approuvée mais son annulation attend l’accord de l’approbateur. |
À savoir #
- Certaines règles refusent une demande automatiquement, sans examen par une personne : période bloquée, quota d’équipe atteint, préavis non respecté si le type le prévoit. Le motif est indiqué au collaborateur, qui peut demander un réexamen depuis ses paramètres personnels.
- Ce que chacun voit des absences des autres dépend de son rôle : la simple présence (« Absent ») d’un côté, le motif (type d’absence) de l’autre. Voir Le calendrier des absences.
- Illizeo compte des jours et des heures, jamais des montants : la valorisation des absences reste l’affaire de la paie.
