L’onglet Paramètres globaux de Paramètres › Gérer les employés › Workflows réunit les règles qui valent pour tous les circuits, les actions automatiques quand un approbateur ne répond pas, et les interrupteurs des workflows Illizeo de chaque module. Cet article s’adresse aux administrateurs.
Avant de commencer #
- Lire l’onglet demande « Voir les paramètres d’approbation » au palier Accès (par défaut : Administrateur, Gestionnaire Paie, Responsable RH, Auditeur).
- Changer un réglage demande « Modifier un workflow » au palier Exécuter (par défaut : Administrateur). Les réglages de paie demandent en plus les droits de paie correspondants ; un réglage que vous ne pouvez pas changer s’affiche sans case.
- Chaque changement s’enregistre aussitôt. La ligne Dernière modification indique qui a changé un réglage en dernier, et quand.
Ce que contient l’onglet #
- Un bandeau rappelle que chaque case active un workflow prédéfini d’Illizeo.
- Les cartes Comportement en cas de non-action, l’une pour les Absences, l’autre pour les Notes de frais.
- Le groupe Circuits d’approbation, commun à tous les circuits.
- Un groupe par module activé : Payroll, Gestion des absences, Gestion des présences, Performance, Documents, Signatures électroniques, Offboarding. Les réglages d’un module non activé n’apparaissent pas.
Les règles communes à tous les circuits #
| Réglage | Choix | Effet |
|---|---|---|
| Ne pas redemander une validation au même approbateur | Case, désactivée par défaut | Quand une étape suivante désigne quelqu’un qui a déjà validé la demande, l’étape est franchie au lieu de lui être renvoyée. Sans ce réglage, la même personne valide chaque étape où elle figure. |
| Approbateur sans le droit de décider | Passer à l’étape suivante (par défaut) ou Bloquer l’étape | Un approbateur qui n’a pas le droit de décider (droit d’approbation du module, catégorie d’approbation, population qui couvre le salarié) ne reçoit jamais la demande. Avec le premier choix, son étape passe à la suivante ; s’il n’y en a pas, la demande attend sans approbateur jusqu’à ce qu’un administrateur la débloque. Avec le second, l’étape reste en attente et personne n’est prévenu. |
| Palier à plusieurs approbateurs | Le premier qui décide suffit (par défaut) ou Tous doivent approuver | Quand une étape désigne plusieurs approbateurs. Avec le premier choix, les autres sont libérés dès que l’un décide. La règle est fixée sur chaque demande à sa création : la changer ne vaut que pour les nouvelles demandes. |
Quand un approbateur ne répond pas #
La carte Comportement en cas de non-action #
- Activez la carte avec son interrupteur (Activé / Désactivé).
- Choisissez le Délai avant déclenchement : 3, 5, 7, 10, 14, 21 ou 30 jours.
- Choisissez l’Action par défaut une fois ce délai écoulé sans réponse : Approbation automatique, Rejet automatique, Escalade au niveau supérieur (la demande passe au supérieur de l’approbateur) ou Bloquer jusqu’à action.
- Sous Options complémentaires, Escalader au N+1 avant l’action finale transmet d’abord la demande au supérieur de l’approbateur, après le nombre de jours choisi dans Escalade après.
- Le Résumé du comportement récapitule l’enchaînement.
La carte Absences vaut pour les demandes d’absence et pour les demandes de tous les autres workflows. La carte Notes de frais vaut pour les notes de frais et les per diem ; elle propose en plus la Réassignation au N+1 (voir Approuver les notes de frais).
Quand une demande est tranchée automatiquement, le demandeur reçoit toujours un e-mail et une notification qui le disent, avec la règle appliquée ; ce n’est pas désactivable. L’historique de la demande garde la trace de chaque action automatique.
Les délais d’une étape #
Sur une étape d’approbation (voir Créer et modifier un workflow), trois champs précisent le comportement pour cette étape seulement :
| Champ | Effet |
|---|---|
| Délai de réponse | De 12 heures à 7 jours. Il remplace le délai de la carte pour cette étape et alimente le Délai restant affiché sur la demande. |
| Action si non-réponse | Utiliser le paramètre global (l’action de la carte), Auto-approbation, Auto-refus, Escalade N+1, Réassignation (à un autre membre du rôle, pour une étape « Membre d’un rôle ») ou Aucune action. |
| Escalade N+1 (jours) | Le délai avant l’escalade au supérieur, quand l’option Escalader au N+1 avant l’action finale de la carte est cochée. |
Ces champs ne jouent que si la carte Comportement en cas de non-action — Absences est activée : c’est elle qui met en marche les actions automatiques des workflows. Une escalade n’a lieu qu’une fois par demande, et seulement vers un supérieur qui a lui-même le droit de décider.
Les relances #
Les relances de l’approbateur avant ce délai se règlent sur le modèle d’e-mail qu’il reçoit, bloc Relance : « Demande d’absence à valider » pour les absences, « Note de frais à approuver » pour les notes de frais, dans Paramètres › Gérer Illizeo › Email (voir Emails). Le lien de la carte y mène directement.
Les workflows Illizeo de chaque module #
Dans les groupes par module, chaque case active ou désactive un workflow prédéfini d’Illizeo (badge Prédéfini, état Actif ou Inactif). Personnaliser ouvre ce workflow dans l’éditeur, à la place de l’onglet ; Fermer y ramène. Sans le droit de modifier, le bouton devient Voir.
Le détail de ces réglages se trouve dans les articles des modules : absences, performance, présences.
À savoir #
- Une demande arrêtée sur une étape « Attente » d’un processus RH n’est ni relancée ni tranchée automatiquement : personne n’a de décision à prendre.
- Une décision automatique n’est attribuée à personne : l’historique et les métriques la comptent comme automatique.
- Les réglages Palier à plusieurs approbateurs et les délais d’étape sont figés sur la demande à son départ.
Questions fréquentes #
J’ai mis un délai de réponse de 24 heures sur une étape, mais rien ne se passe. #
Vérifiez que la carte Comportement en cas de non-action — Absences est activée et que l’action choisie n’est pas « Aucune action ».
Une demande approuvée automatiquement apparaît-elle dans les métriques ? #
Oui, dans Approuvées auto., hors des taux d’approbation (voir Suivre l’activité des workflows : aperçu et métriques).
