Illizeo envoie des e-mails automatiques à vos collaborateurs : invitation à créer son compte, demande d’absence à valider, document à signer, réservation confirmée, rappel d’échéance… La page Emails les rassemble tous. Vous y voyez quels e-mails existent pour les modules de votre espace, vous les activez ou les désactivez, et vous ouvrez chacun pour en adapter le texte. Cet article s’adresse aux administrateurs de l’espace.
Avant de commencer #
- La page s’ouvre par Paramètres › Gérer Illizeo › Email. Elle compte deux onglets : Modèles et Historique des envois.
- Les droits se règlent dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés, rubrique Administration de la plateforme, section E-mails.
- « Modèles d’e-mails » au palier Accès permet de consulter le catalogue, chaque modèle et son historique, sans rien changer. Au palier Exécuter, il permet d’activer ou de désactiver un e-mail, de modifier son texte, de le réinitialiser, de restaurer une version et d’envoyer un test.
- « Journal des envois d’e-mails » au palier Accès ouvre l’onglet Historique des envois (voir Suivre l’historique des envois).
- Par défaut, seul le rôle Administrateur détient ces droits. Un onglet dont vous n’avez pas le droit n’apparaît pas.
Le catalogue des modèles #
L’onglet Modèles affiche une carte par e-mail. En haut à droite, un compteur indique le nombre de modèles et de langues actives. Seuls les e-mails des modules activés dans votre espace sont listés : un module que vous activez plus tard ajoute ses modèles au catalogue.
Chaque carte montre :
- la catégorie, avec son point de couleur, et l’interrupteur d’activation ;
- le nom du modèle et l’objet de l’e-mail ;
- une pastille par langue (FR, EN, DE, IT) : verte quand le texte existe dans cette langue, orange quand la langue est à relire ;
- en bas, Par défaut tant que personne n’a modifié le texte fourni par Illizeo, sinon la date de la dernière modification (par exemple Modifié il y a 3 j), ou Désactivé ;
- Relance active pour un e-mail renvoyé tant que l’action attendue n’est pas faite (voir Relancer un e-mail tant que l’action n’est pas faite).
Cliquez sur une carte pour ouvrir l’éditeur du modèle (voir Modifier un modèle d’e-mail).
Trouver un modèle #
- Tapez un mot dans le champ Rechercher : la liste se réduit aux modèles dont le nom ou l’objet le contient.
- Cliquez sur une catégorie pour n’afficher que ses modèles ; Toutes les réaffiche.
- Quand des langues sont à relire, le compteur affiche par exemple 4 à relire : cliquez dessus pour ne garder que ces modèles, cliquez de nouveau pour revenir à la liste complète.
Les catégories regroupent les e-mails par domaine :
| Catégorie | Exemples d’e-mails |
|---|---|
| Compte & Sécurité | Compte créé pour vous, accès à un module modifié, consentement RGPD et son retrait |
| Absences & Temps | Demande d’absence à valider, absence approuvée ou refusée, remplacement, certificat médical, présence à confirmer, anomalie de pointage |
| Notes de frais | Note à approuver, approuvée, rejetée, remboursée, brouillon à soumettre |
| Lieu de travail | Réservations du Flex Office, invitations des visiteurs, fermetures de site |
| Documents & Signatures | Document à signer ou à valider, copie signée, campagnes de signature |
| RH & Workflows | Invitation employé, demandes de validation des flux, demandes RH, intégration, changement de manager, entretiens, félicitations |
| Abonnement & Facturation | Les e-mails de la paie : rappel de révision, alertes, paie suisse, bulletins disponibles |
| Recrutement, Formation, Planification, Budget & masse salariale, Signalement | Les e-mails propres à chacun de ces modules |
Activer ou désactiver un e-mail #
- Repérez la carte du modèle.
- Basculez son interrupteur. Le changement s’applique aussitôt, sans bouton d’enregistrement.
Un e-mail désactivé ne part plus, relances comprises. Les notifications affichées dans Illizeo (la cloche) continuent d’arriver : elles se règlent ailleurs (voir Alertes & notifications). Préférez l’interrupteur de la carte à celui de l’éditeur : dans l’éditeur, l’enregistrement compte aussi la langue affichée comme modifiée.
Certaines cartes affichent Toujours actif à la place de l’interrupteur. Ces e-mails sont indispensables, par exemple l’invitation d’un employé (sans elle, la personne ne peut pas se connecter), l’invitation d’un visiteur, les liens d’émargement d’une formation, le retrait d’un consentement ou les avis du canal de signalement. Leur texte se modifie, leur envoi ne se coupe pas.
Les langues des e-mails #
Chaque modèle existe en français, anglais, allemand et italien. Un e-mail part dans la langue de son destinataire ; si elle n’est pas renseignée, dans la langue par défaut de votre espace.
Quand vous réécrivez le français ou l’anglais d’un modèle, l’allemand et l’italien gardent le texte d’Illizeo et ne disent donc plus la même chose. Illizeo ne les réécrit pas à votre place : la carte signale ces langues à relire, par exemple « FR personnalisé · DE, IT d’usine : à relire ». Ouvrez le modèle, relisez chaque langue signalée et enregistrez-la : le signal disparaît.
Logo et habillage des e-mails #
Le bouton Marque & footer, en haut de l’onglet Modèles, ouvre Paramètres › Gérer Illizeo › Apparence. Sur la page Paramètres du Logo :
- le Logo s’affiche en tête de chaque e-mail ;
- le Logo de la barre latérale s’affiche en vignette ronde sous le message ;
- Masquer le logo rond dans les e-mails retire cette vignette.
Utilisez une image PNG ou JPEG : un logo SVG n’est pas repris dans les e-mails, qui affichent alors celui d’Illizeo. Le pied de page des e-mails, avec les coordonnées d’Illizeo, ne se modifie pas. Le bouton Langues, à côté, ouvre les Options linguistiques de l’espace.
Les e-mails des modules #
Les e-mails propres à un module se règlent ici, dans leur catégorie. Ce qui déclenche chaque e-mail et les réglages du module sont décrits dans son article d’administration, par exemple Administrer le module Gestion des absences, Administrer le module Notes de frais, Administrer le module Formation ou Flex Office : notifications.
À savoir #
- Les messages de sécurité du compte et de facturation de votre abonnement sont gérés par Illizeo et ne figurent pas dans le catalogue.
- Pour une partie des avis, la carte affichée dans la cloche reprend l’objet et le texte d’introduction du modèle : modifier le modèle change aussi ce texte.
- Désactiver un modèle ne supprime rien : réactivez-le, il repart avec son texte.
Questions fréquentes #
Un collaborateur ne reçoit plus un e-mail. Que vérifier ? #
Vérifiez d’abord que le modèle n’est pas Désactivé dans le catalogue. Vérifiez ensuite les préférences de notification de la personne et les verrous de l’entreprise (voir Régler les notifications de l’entreprise : défauts et verrous), puis l’onglet Historique des envois, qui montre si l’e-mail est parti.
Pourquoi l’interrupteur n’apparaît-il pas sur les cartes ? #
Votre rôle détient « Modèles d’e-mails » au palier Accès seulement : les cartes indiquent alors Actif ou Inactif sans permettre de changer l’état.
