Lancer, suivre et clôturer une campagne

Cet article s’adresse aux RH et aux administrateurs qui pilotent une campagne d’évaluation, et aux managers qui suivent celle de leur équipe. Il explique comment lancer une campagne préparée, ce qui se passe ensuite, comment suivre l’avancement, relancer les retardataires et rattraper les nouveaux arrivants, puis comment clôturer le cycle. La préparation (étapes, formulaires, participants) est décrite dans Paramétrer un cycle et une campagne d’évaluation.

Avant de commencer #

• Lancer une campagne : « Lancer une campagne d’évaluation », palier Exécuter (par défaut : administrateur et RH). Le palier Accès ouvre l’écran des cycles et le contrôle avant lancement.
• Suivre l’avancement : « Suivre l’avancement d’une campagne », palier Accès (par défaut : administrateur, RH et manager). Relancer et rattraper les évaluations manquantes : palier Exécuter (administrateur et RH).
• Activer sans contrôle et rouvrir un cycle : « Cycles d’évaluation (étapes, population) » et « Lancer une campagne d’évaluation », tous deux au palier Exécuter. Clôturer : « Cycles d’évaluation (étapes, population) », palier Exécuter. Par défaut, seul l’administrateur peut le faire.
• L’écran des cycles se trouve dans les Paramètres : il exige aussi le droit « Accès aux Paramètres » (rubrique ADMINISTRATION PLATEFORME), que seul l’administrateur détient par défaut. Accordez-le aux rôles RH ou manager qui doivent piloter les campagnes depuis cet écran. Sans lui, un manager suit l’avancement dans le rapport « Avancement des campagnes » (voir plus bas).
• Les droits se règlent dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés.

Vérifier la population #

Ouvrez Paramètres › Performance › Cycles d’évaluation et dépliez le cycle à lancer. Avant de lancer, l’administrateur peut contrôler dans l’onglet Participants que les règles visent les bonnes personnes : le compteur indique le nombre d’employés visés.

Lancer la campagne #

Sur un cycle au statut Brouillon, cliquez sur Lancer. La fenêtre « Lancer la campagne » montre ce que le lancement va produire :

• trois compteurs : Participants, Étapes et Évaluations, et le nombre d’étapes qui démarrent tout de suite (les autres s’ouvriront à leur date) ;
• les blocages, qui grisent le bouton Lancer : une campagne qui ne cible aucun employé, ou des étapes qui s’ouvrent dès le lancement sans formulaire ;
• la liste « À vérifier avant de lancer » : étapes à venir sans formulaire, formulaire désactivé depuis, employés sans responsable hiérarchique (pas de revue du manager) ou sans subordonné (pas de revue ascendante), responsable qui n’est plus actif, évaluateurs sans le droit de saisir l’évaluation, étape dépendante qui ne s’ouvrira pas pour certains employés, revue des pairs dont les pairs restent à désigner. Le lancement reste possible : ces cas ne produisent simplement pas d’évaluation.

1. Lisez les compteurs et les points signalés ; corrigez au besoin le cycle avant de revenir.
2. Laissez cochée la case Prévenir les contributeurs des étapes qui démarrent pour que chacun soit averti, ou décochez-la.
3. Cliquez sur Lancer. Le message « Campagne lancée. » s’affiche.

Le lancement enregistre la population à partir des règles, passe le cycle « En cours », puis crée les évaluations en arrière-plan : elles peuvent mettre quelques minutes à apparaître. Un cycle lancé ne revient plus en brouillon.

Activer sans contrôle #

Le bouton Activer, à côté de Lancer, ouvre la période sans passer par la fenêtre de contrôle. L’effet est le même : la population est enregistrée, les évaluations des étapes déjà commencées sont créées et leurs contributeurs sont prévenus. L’activation est refusée si une étape déjà ouverte n’a pas de formulaire.

Ce qui se passe ensuite #

• Chaque évaluateur reçoit l’avis « Évaluation à remplir » dans l’onglet Performance de la cloche, et un e-mail : « Votre évaluation pour <cycle> est ouverte » pour une auto-évaluation, « Une évaluation vous attend — <personne> » pour la revue d’un autre, avec l’échéance de l’étape.
• Les évaluations à faire apparaissent dans l’onglet À remplir de l’espace Performance de chacun : voir Remplir et valider les évaluations.
• Les étapes à venir s’ouvrent automatiquement chaque matin, à leur date de début : leurs évaluations sont créées et leurs contributeurs prévenus ce jour-là.
• L’évaluation d’une étape qui attend une autre étape reste « En attente de l’étape précédente » jusqu’à ce que celle-ci soit soumise pour le salarié concerné.
• Pour une revue des pairs, ceux qui doivent proposer ou désigner les pairs sont prévenus (avis « Pairs à désigner », ou un avis groupé pour les RH) ; les revues des pairs sont créées une fois les pairs désignés et, le cas échéant, validés.

Suivre l’avancement #

Dépliez le cycle en cours (chevron « Voir les étapes et participants », ou « Voir le suivi de la campagne » si vous ne configurez pas les cycles) et ouvrez l’onglet Suivi. Le bloc « Avancement » présente :

• le total des évaluations soumises sur celles attendues, et le nombre d’évaluations jamais créées, signe d’une population ou d’un formulaire à corriger ;
• pour chaque étape : son statut, le nombre d’évaluations soumises et une barre de progression ;
• le chevron « Voir les retardataires », qui détaille les évaluations « En retard » avec leur auteur attendu, et celles « En attente de l’étape précédente », dont l’auteur ne peut pas encore agir ;
• « Par département » : l’avancement des auto-évaluations et des revues du manager, département par département.

Pour les étapes Revue des pairs et Revue ascendante, le suivi ne donne que des nombres : il ne nomme ni les auteurs ni les personnes évaluées. Le suivi est toujours limité au périmètre de votre rôle : un manager voit l’avancement de sa population.

Relancer les retardataires #

Sur une étape d’un cycle en cours qui a encore des évaluations en brouillon, cliquez sur la cloche « Relancer les retardataires ». Les auteurs reçoivent l’avis « Rappel : évaluation à remplir » et un e-mail (« Rappel : votre évaluation pour <cycle> » ou « Rappel : évaluation de <personne> »). Les évaluations qui attendent l’étape précédente ne sont pas relancées ; le message de confirmation indique combien de relances sont parties. Illizeo n’envoie aucune relance automatique : pensez à relancer avant l’échéance.

Rattraper un nouvel arrivant #

Après une embauche, l’administrateur ajoute la personne au cycle par Resynchroniser dans l’onglet Participants. Dans l’onglet Suivi, Rattraper les manquantes crée alors les évaluations manquantes des étapes déjà commencées et prévient leurs auteurs ; le message indique le nombre d’évaluations créées, ou « Rien à rattraper. ».

Contrats sans superviseur #

Au-dessus de la liste des cycles, un bandeau peut signaler des contrats sans superviseur : leurs objectifs n’apparaissent chez aucun manager. Le lien Voir la liste les détaille. Renseignez le superviseur sur chaque contrat concerné pour rétablir le suivi.

Le rapport Avancement des campagnes #

Dans People Analytics › Rapports système, le rapport « Avancement des campagnes » reprend ces chiffres pour toutes les campagnes en cours de votre périmètre : taux d’avancement, évaluations en retard, dossiers signés et dossiers à signer, puis un tableau par campagne et par étape (attendues, non commencées, brouillons, soumises, finalisées, signées, jamais créées, en retard, taux). Il exige le droit « Suivre l’avancement d’une campagne » au palier Accès.

Clôturer et rouvrir le cycle #

Quand la période est passée, le cycle affiche « Période terminée — à clôturer ». Cliquez sur Clôturer et confirmez : objectifs, étapes et participants ne sont plus modifiables, et plus aucune évaluation ne peut être saisie. Les écrans du module affichent alors que le cycle est clôturé et que son contenu est figé.

Tant qu’aucun dossier de fin de cycle n’a été signé, Rouvrir repasse le cycle « En cours » : la population est recalculée depuis les règles, les évaluations manquantes des étapes déjà commencées sont créées, et les contributeurs de ces étapes sont prévenus par notification et e-mail, y compris ceux qui avaient déjà terminé. Une fois un dossier signé, le cycle ne peut plus être rouvert.

À savoir #

• Seul un cycle au statut Brouillon peut être lancé ou activé.
• Une échéance dépassée ne bloque pas la saisie : seule la clôture fige le contenu.
• La population, le suivi, la relance et le rattrapage sont limités au périmètre de votre rôle ; seuls les employés actifs sont retenus.
• Les avis des évaluations suivent la préférence « Entretiens de performance » de chaque personne (Paramètres personnels, onglet Notifications). Leurs textes sont fixes : ils ne se modifient pas dans les modèles d’e-mail.
• La clôture, la duplication ou la création d’un cycle n’envoient aucun avis.