Approuver les demandes d’absence

Cet article s’adresse aux managers et aux RH qui approuvent les demandes d’absence, et aux administrateurs qui règlent les circuits d’approbation. Il explique où trouver les demandes, comment décider, et comment fonctionne le circuit.

Avant de commencer #

• Voir les demandes à approuver : « Voir les demandes en attente d’approbation » (section APPROBATIONS du module Temps), palier Accès, et « Approbations — Absences » du module Workflows.
• Décider : « Approuver / rejeter / déléguer une demande », palier Exécuter. Dans l’écran Workflows, les boutons demandent aussi « Approuver une demande », « Refuser une demande » et « Déléguer une approbation » au palier Exécuter. Par défaut : Administrateur, Gestionnaire Paie, Manager et Responsable RH.
• Répondre à une demande de remplacement : « Répondre à une demande de remplacement », palier Exécuter.
• Régler les circuits : accès à Paramètres › Gérer les employés › Workflows (« Voir les paramètres d’approbation »).

Trouver les demandes à approuver #

Ouvrez Flux de travail › Absences. L’onglet Approbations — Absences affiche :

• des compteurs En attente, Approuvé et Refusé (vos propres demandes n’y sont pas comptées) ;
• la liste Approbations, en trois sections : En attente, Traitées (les décisions des 30 derniers jours) et Mes demandes, en lecture seule.

Une ligne préfixée « Annulation — » est une demande d’annulation d’une absence déjà approuvée ; « Remplacement — » une demande adressée au remplaçant ; « Justificatif — » le dépôt d’un justificatif à examiner. Les notifications de demande ouvrent directement la bonne ligne.

Examiner une demande #

Cliquez sur une ligne. Le détail montre :

• la frise Workflow d’approbation avec les paliers du circuit ;
• le Déclencheur, l’Étape courante, l’Approbateur, la Date début et le Délai restant ;
• l’Historique des actions (demande envoyée, approuvé, refusé, délégué, étape franchie) ;
• le justificatif : Voir le justificatif, ou la mention Justificatif manquant.

Décider #

1. Accepter : la demande passe au palier suivant du circuit, ou est approuvée si c’était le dernier palier.
2. Refuser : saisissez le Motif du refus (obligatoire), puis Confirmer le refus. Le motif est transmis au collaborateur et affiché dans son historique.
3. Déléguer : choisissez la personne dans Déléguer à, puis Confirmer. Elle doit elle-même pouvoir approuver les absences de ce collaborateur ; on ne délègue ni à soi-même ni au demandeur.

Vous pouvez aussi décider depuis le calendrier : la fiche d’une demande en attente propose Valider et Refuser. Avec l’accès à Flux de travail › Approbations, la décision collective permet de valider ou refuser jusqu’à 100 demandes sélectionnées, avec un motif de refus commun. Les approbateurs connectés à Microsoft Teams ou Slack peuvent aussi accepter ou refuser depuis la carte reçue ; l’e-mail, lui, contient un lien vers la demande.

Ce qui bloque une décision #

• On ne décide jamais sa propre demande.
• Si le type exige un justificatif avant l’approbation et qu’il manque, l’approbation est refusée ; le refus reste possible.
• Une absence située dans une période de paie déjà approuvée ne peut plus être décidée.
• Dans un circuit à plusieurs paliers, seuls les approbateurs du palier en cours peuvent décider.

Ce que la décision change #

• Tant qu’elle attend, la demande réserve ses jours dans le solde du collaborateur (colonne « Attente »).
• Approuvée, elle passe dans « Planifié », puis dans « Pris » une fois la date passée. Si le type est réglé pour Outlook, l’absence est inscrite dans l’agenda connecté du collaborateur.
• Refusée, elle libère ses jours.
• Le collaborateur est prévenu de la décision finale ; en cas de circuit à plusieurs paliers, l’approbateur suivant est prévenu à chaque étape.

Remplaçants et annulations #

• Remplaçant : quand un collaborateur désigne un remplaçant, celui-ci reçoit d’abord une demande de remplacement. Le circuit d’approbation ne démarre qu’après son accord ; s’il refuse, l’absence est refusée.
• Annulation : pour un type qui exige l’approbation de la suppression, l’annulation d’une absence approuvée vous parvient comme une demande « Annulation — ». L’accepter supprime l’absence et recrédite le solde ; la refuser laisse l’absence en place.

Paramétrer le circuit d’approbation #

Les circuits se règlent dans Paramètres › Gérer les employés › Workflows.

• Le modèle Circuit des demandes d’absence réunit qui approuve les demandes, par type d’absence et par population. Il part du déclencheur Demande de congé soumise.
• Ses aiguillages permettent des chemins différents selon la condition Type d’absence parmi… (cases à cocher) ou Population de salariés (règles sur la fiche ou le rôle) : rôle détenu, genre, nationalité, type d’emploi, date d’embauche, etc.
• Sans circuit actif, la demande suit le Circuit de repli — supérieur hiérarchique : elle va au supérieur du collaborateur. Ce circuit est créé inactif à la première demande et reste visible et modifiable dans Workflows.

L’onglet Paramètres globaux de la même page porte trois réglages dans la rubrique Gestion des absences :

À savoir #

• Une demande peut être approuvée sans décision humaine : approbation automatique d’une demande conforme réglée sur le type, congés courts, ou saisie directe par la RH avec « Passer l’approbation ». Le calendrier l’indique dans la fiche (« Automatiquement », « En direct, à la saisie »).
• Le motif du refus est obligatoire. Depuis la fiche du calendrier, pensez à le saisir avant de cliquer sur Refuser : sans motif, le refus n’est pas enregistré.
• Les e-mails envoyés (demande à valider, acceptée, refusée, annulation, remplacement, justificatif en attente) se personnalisent dans Paramètres › Gérer Illizeo › Email, catégorie « Absences & Temps ».