Flex Office : événements du site

Les événements du site annoncent ce qui se passe dans vos lieux : formation, moment social, communication, maintenance. Ils s’affichent dans le calendrier ; certains prennent des inscriptions, et un événement à heure fixe peut avoir sa salle de réunion.

Avant de commencer #

• Les événements publiés se lisent avec l’accès au module, par les personnes de leur audience. Hors audience, la fiche dit : « Cet événement n’est pas disponible. »
• Gérer les événements demande le droit de publier les événements du site au palier Exécuter. Sans lui, ni bouton ni formulaire. Avec ce droit au palier Accès, vous voyez aussi les brouillons et les inscrits de tous les événements.
• Réserver un bureau depuis la fiche demande le droit de réserver un poste de travail au palier Exécuter ; sans lui, la proposition n’existe pas.
• La salle de l’événement se lit de toute son audience : la salle, son lieu, ses heures, et si elle est annulée. L’objet de la réunion, seulement les personnes qui voient le détail de la réunion (ses participants et ceux qui la gèrent).
• Réserver une salle pour l’événement demande deux droits au palier Exécuter : publier les événements du site et réserver une salle de réunion. Sans l’un d’eux, le bouton n’existe pas. Modifier et Annuler la réservation apparaissent seulement si vous pouvez modifier ou annuler cette réunion.

Droits dans la matrice des rôles #

• « Accès au module Flex Office », palier Accès : lire les événements de son audience et s’y inscrire.
• « Publier les événements du site : voir les brouillons et les inscrits (accès), créer, modifier, publier et annuler un événement (exécuter) » : palier Accès pour voir les brouillons et les inscrits, palier Exécuter pour gérer les événements.
• « Réserver un poste de travail », palier Exécuter : la proposition Réserver un bureau de la fiche.
• « Réserver une salle de réunion : voir les disponibilités et ses réunions (accès), réserver pour soi, ou pour la population de son rôle (exécuter) », palier Exécuter, avec office_events au palier Exécuter : réserver la salle d’un événement.
• « Inviter des visiteurs externes (pour soi, ou pour la population de son rôle), leur réserver une place de parking et un repas », palier Exécuter : ajouter des invités externes à la salle de l’événement.

À quoi servent ces écrans #

• La fiche d’un événement (clic sur sa pastille dans le calendrier) : lieux, date et heures, description, pièces jointes, salle, inscrits, et votre inscription.
• Événements du site (paramètres d’un lieu, onglet Événements) : créer, modifier, publier et annuler les événements, pour les personnes qui les gèrent.

Pas à pas #

S’inscrire à un événement #

1. Dans le calendrier, cliquez sur la pastille de l’événement, dans la rangée « Site ». Sa fiche s’ouvre.
2. Lisez les lieux, la date, les heures, la description et les Pièces jointes (téléchargeables).
3. Si l’inscription est ouverte, cliquez sur Je m’inscris. Si l’événement est complet, Rejoindre la liste d’attente.
4. La fiche confirme : « Vous êtes inscrit. » ou « Vous êtes sur la liste d’attente (position N). »
5. Si vous n’avez pas de bureau sur place ce jour-là, la fiche le dit et propose Réserver un bureau. Un clic ouvre la réservation pré-remplie ; rien n’est réservé d’office.
6. Pour vous retirer : Me désinscrire, ou Quitter la liste d’attente.

Créer et publier un événement (gestionnaires) #

1. Ouvrez Paramètres Flex Office › Lieux de réservation, choisissez un lieu, puis l’onglet Événements. La section Événements du site liste les Brouillons, les Publiés et les Annulés.
2. Cliquez sur Événement. Le panneau Nouvel événement s’ouvre.
3. Renseignez :
   • les Lieux (un ou plusieurs) ;
   • le Titre (50 caractères au plus) et la Catégorie : Maintenance, Social, Formation, Communication ;
   • la Description : « Texte libre montré à l’audience : aucune donnée personnelle ni sensible. » ;
   • la date (Le) et, s’il dure, Jusqu’au (facultatif) ;
   • Toute la journée, ou des heures De / À ;
   • Prioritaire : « Mis en valeur au calendrier ; l’audience est prévenue à la publication. » ;
   • À qui s’adresse l’événement : Tout le monde, ou Des rôles et des départements ;
   • la Participation : Information seule ou Inscription ouverte, avec une Capacité (facultative) (« Au-delà, liste d’attente. ») et une Clôture des inscriptions (facultative) (« Par défaut, le début de l’événement. »).
4. Cliquez sur Enregistrer le brouillon. Une fois l’événement enregistré, ajoutez des pièces jointes avec Joindre un fichier….
5. Dans la liste, cliquez sur Publier. L’événement apparaît au calendrier de son audience.
6. Pour modifier : Modifier. Pour annuler : Annuler l’événement, avec un Motif (facultatif), puis confirmez.

Réserver une salle pour l’événement (gestionnaires) #

Un événement à heure fixe, sur un seul jour, peut prendre une salle de réunion de l’un de ses lieux, tant qu’il n’a pas commencé.

1. Ouvrez la fiche de l’événement depuis le calendrier. La rubrique Salle propose Réserver une salle.
2. Le formulaire Réserver la salle de l’événement s’ouvre. Le jour est celui de l’événement et ne se change pas ; ses heures sont rappelées : « Le jour de l’événement, dans ses heures : de 14:00 à 16:00. » (ou « Le jour de l’événement, à partir de 14:00. » s’il n’a pas d’heure de fin).
3. Si l’événement a plusieurs lieux, choisissez le Lieu de l’événement, puis la Salle. Ajustez le Début et la Fin dans les heures de l’événement. L’Objet (facultatif) reprend le titre de l’événement : modifiez-le si besoin. Ajoutez des participants et, si vous avez le droit d’inviter des visiteurs, des invités externes.
4. Cliquez sur Réserver. Toutes les règles d’une réservation s’appliquent : horaires et durée de la salle, avance, salle déjà prise, site fermé. Un refus s’affiche dans le formulaire.
5. La fiche montre la salle : son nom, son lieu, ses heures. Modifier ouvre la même réunion (Modifier la salle de l’événement) ; Annuler la réservation l’annule.

À savoir #

• Au calendrier. Une pastille par événement, sur chacun de ses jours. Étoile : événement prioritaire. Barré : annulé. Pointillés : brouillon (visible des gestionnaires).
• Audience. Tout le monde par défaut, ou la réunion des rôles et des départements choisis. « Sans rôle ni département choisi, l’événement ne s’adresse à personne. » Toute l’audience voit la liste des inscrits.
• Avis.
  • L’audience est prévenue à la publication d’un événement prioritaire seulement.
  • Les inscrits reçoivent un rappel la veille, et un avis si l’événement est modifié ou annulé.
  • Une liste d’attente promeut automatiquement la première personne quand une place se libère ; elle est prévenue.
• Inscriptions. Elles ferment à la date de clôture, par défaut au début de l’événement. La désinscription reste possible jusqu’au début.
• Absence. Un inscrit absent ce jour-là reste inscrit et en est averti : désinscrivez-vous si vous ne venez pas.
• Site fermé. Un événement peut se tenir un jour où le site est fermé ; un avertissement le signale à la saisie.
• Annulation. Les inscrits sont prévenus ; leurs inscriptions sont gardées. Un lieu supprimé est retiré des événements à venir ; un événement qui n’a plus de lieu est annulé.
• Pièces jointes. Images, PDF ou documents bureautiques, contrôlés par le serveur (5 fichiers par événement, 10 Mo chacun au plus). Aucune donnée personnelle ni sensible.
• Conservation. Les événements terminés et leurs inscriptions sont purgés après 24 mois par défaut.
• Accueil. La tuile « Événements du site à venir » de votre page d’accueil reprend les prochains événements. Voir Calendrier Flex Office.
• Fermetures du site. Elles se gèrent dans le même onglet du lieu. Voir Lieux et plans.
• La salle d’un événement.
  • Un événement sans heure, ou sur plusieurs jours, ne prend pas de salle ; la fiche le dit au gestionnaire.
  • La salle est une réunion ponctuelle ; une série de réunions ne sert pas de salle à un événement.
  • Déplacer l’événement déplace sa salle. Si la réunion occupait toutes les heures de l’événement, elle prend ses nouvelles heures ; sinon elle garde son écart au début et sa durée. Si la salle est déjà prise au nouveau créneau, ou si une règle de la salle le refuse, la modification de l’événement est refusée et l’écran nomme la salle : choisissez une autre salle ou annulez-la d’abord. Si la réunion ne tiendrait plus dans les nouvelles heures, la modification est refusée aussi.
  • Tant que l’événement a une salle réservée, il garde une heure de début, sur un seul jour.
  • Annuler l’événement annule sa salle ; l’organisateur et les participants de la réunion sont prévenus.
  • Retirer de l’événement le lieu de sa salle annule la réunion.
  • La salle annulée seule (par son organisateur, une autre personne, une fermeture du site) reste affichée comme « Réservation annulée », avec la raison ; vous pouvez réserver une autre salle. L’auteur de l’événement et ses inscrits sont prévenus, sauf qui l’apprend déjà par la réunion.
  • La réunion modifiée depuis l’onglet Salles de réunion reste dans les lieux, le jour et les heures de l’événement.
  • Les avis de l’événement (modification, rappel de la veille) nomment sa salle ; ils ne disent jamais l’objet de la réunion. Voir Salles de réunion.

Voir aussi #

• Calendrier Flex Office
• Lieux et plans
• Salles de réunion
• Visiteurs
• Notifications
• Flex Office : présentation du module