Un rapport consulté chaque semaine ou chaque mois peut partir tout seul : Illizeo le recalcule à l’heure dite et le dépose sur votre serveur SFTP ou le met à disposition de vos outils par l’API. Cet article explique comment planifier un envoi et le suivre.
Avant de commencer #
- Planifier demande le droit « Exporter (CSV/PDF/PPTX) » au palier Exécuter. Seule la personne qui a créé un rapport personnalisé peut le planifier.
- Pour un dépôt sur le serveur de l’entreprise, celui-ci doit être configuré dans Paramètres › Gérer Illizeo › Serveur SFTP.
Ce qui peut être planifié #
- Vos rapports personnalisés : depuis la page du rapport, bouton Planifier.
- Trois rapports système du Flex Office : Occupation par site, Présence sur site par salarié, Repas et parking par jour. Depuis la page du rapport, bouton Planifier un dépôt SFTP.
Planifier un envoi est un export : il demande le droit « Exporter (CSV/PDF/PPTX) » au niveau Exécuter.
Créer une planification #
La fenêtre « Planifications » liste les envois déjà prévus pour le rapport, puis propose une Nouvelle planification :
- Fréquence : Quotidien, Hebdomadaire (avec le jour de la semaine) ou Mensuel (avec le jour du mois).
- Heure (0-23) : l’heure de votre espace, dans le fuseau de la société.
- Format : XLSX, CSV ou PDF.
- Canal de livraison : Dépôt SFTP ou Retrait par l’API (30 jours) (voir ci-dessous).
- Active dès la création : décochez la case pour préparer une planification sans la lancer.
- Cliquez sur Ajouter la planification.
Chaque planification s’affiche ensuite en clair, par exemple « Chaque lundi à 06:00 (Europe/Zurich) · XLSX · SFTP », avec la date du dernier envoi. Les boutons Activer/Désactiver et Supprimer la gèrent.
Les canaux #
Dépôt SFTP #
Le fichier est déposé sur un serveur SFTP :
- Serveur SFTP de l’entreprise : celui que votre administrateur a configuré dans Paramètres › Gérer Illizeo › Serveur SFTP. C’est le choix le plus simple : rien à ressaisir.
- Un autre serveur, propre à cette planification : renseignez l’hôte, le port, l’utilisateur, le mot de passe ou une clé privée, et le chemin distant. Tester la connexion vérifie l’accès avant d’enregistrer. Les identifiants sont chiffrés au repos et ne sont jamais réaffichés.
Si le serveur change de clé. Illizeo mémorise l’empreinte du serveur au premier dépôt. Si le serveur présente une autre clé, rien ne part : la planification affiche l’empreinte enregistrée et l’empreinte présentée. Faites confirmer la nouvelle empreinte par votre service informatique, puis cliquez sur Accepter la nouvelle empreinte. Pour le serveur de l’entreprise, cela se fait dans Paramètres › Gérer Illizeo › Serveur SFTP.
Retrait par l’API (30 jours) #
Le fichier est produit à l’heure dite et conservé 30 jours chez Illizeo. Un système tiers le récupère avec un jeton API qui porte le droit « Exports planifiés », créé dans Paramètres › Gérer Illizeo › Jetons API :
GET /v1/exportsliste les fichiers disponibles ;GET /v1/exports/{id}/downloadtélécharge un fichier.
Ce canal est proposé pour les rapports personnalisés, quand les exports planifiés font partie de votre abonnement.
Ce que contient le fichier #
- Un rapport personnalisé est recalculé à chaque envoi, avec la date ou la période enregistrée dans le rapport.
- Un rapport système du Flex Office porte sur la période qui précède l’envoi : la veille pour un envoi quotidien, les 7 derniers jours pour un envoi hebdomadaire, le mois précédent pour un envoi mensuel.
- Dans les deux cas, le calcul se fait avec les droits du moment de la personne qui a créé la planification : sa population et les informations qu’elle peut lire. Si ses droits changent, le contenu des envois suivants change avec eux.
Questions fréquentes #
Ma planification affiche « Suspendue — module non activé ». #
Le module dont vient le rapport n’est plus activé : l’envoi reprend à sa réactivation.
Je ne vois pas le bouton « Planifier ». #
Il demande le droit « Exporter (CSV/PDF/PPTX) » au niveau Exécuter.
« Connexion échouée. » #
Vérifiez l’hôte, le port, l’utilisateur et le mot de passe ou la clé, et que votre serveur accepte les connexions d’Illizeo.
