La population autorisée d’un rôle, ce sont les personnes qui le détiennent. Un rôle se détient de trois façons : nommément, automatiquement quand on est désigné responsable dans un profil, ou parce qu’on répond à des critères. Cet article décrit chacune d’elles, la période de validité d’un rôle et l’attribution depuis le profil d’un employé. Il s’adresse aux administrateurs et aux RH qui distribuent les rôles.
Avant de commencer #
- La population autorisée se règle dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés : cliquez sur la carte du rôle, puis sur l’onglet Population autorisée, qui affiche entre parenthèses le nombre total de membres.
- Droits de la rubrique Rôles et permissions de la matrice : « Voir les membres du rôle » (palier Accès) pour voir l’onglet ; « Ajouter un membre individuel » et « Retirer un membre » (palier Exécuter) ; « Configurer membres dynamiques (pools de critères) » (palier Exécuter) pour les membres automatiques, les membres dynamiques et les exclusions de membres ; « Configurer rôle temporaire (dates) » (palier Exécuter) pour la période de validité.
- Ce que le rôle permet et sur qui se règlent ailleurs : voir Régler les permissions dans la matrice et Définir la population cible d’un rôle.
Trois façons de détenir un rôle #
| Bloc de l’onglet | Qui détient le rôle |
|---|---|
| Membres individuels | Les personnes ajoutées une à une |
| Membres automatiques | Toute personne désignée comme responsable (manager, HR manager…) dans le profil d’un salarié |
| Membres dynamiques (par critères) | Les salariés qui répondent à des critères : sous-société, bureau, département, équipe, poste, groupe d’annuaire… |
Le bloc Exclusions de membres retire ensuite des personnes de cette population. Le bloc Résultat liste tous les membres, les membres automatiques et dynamiques en italique. Les salariés inactifs ne détiennent jamais de rôle.
Ajouter des membres individuels #
- Dans le bloc Membres individuels, cliquez sur + Ajouter.
- Choisissez les personnes dans la liste, ou cliquez sur Tous les employés pour sélectionner tous les salariés actifs.
- Si la population cible du rôle dépend du rattachement (« Mes N-1 », « Mon équipe »…), Illizeo demande, pour chaque personne qui a plusieurs contrats en cours : « Ce rôle dépend du rattachement — précisez au titre de quel contrat il est détenu. » Choisissez son contrat dans Choisir un contrat…. Tant qu’un contrat manque, le bouton indique le nombre de contrats à préciser.
- Cliquez sur Valider. Le message « Membre(s) ajouté(s). » confirme l’ajout.
Si l’ajout heurte une règle de séparation des tâches, une fenêtre propose une dérogation motivée : voir Gouvernance & Sécurité.
Le contrat porteur #
Pour un rôle qui dépend du rattachement, chaque membre individuel s’affiche sur une ligne avec son contrat. Le sélecteur permet de le changer sans retirer le rôle : un contrat en cours (le principal est signalé), ou À la personne. La mention « contrat non précisé » signale une personne qui a plusieurs contrats sans contrat choisi : sa population suit alors son rattachement principal. Un rôle porté par un contrat est retiré la nuit qui suit la fin de ce contrat.
Retirer un membre #
- Cliquez sur la croix à côté de son nom.
- Confirmez avec Retirer dans la fenêtre Retirer le membre ?.
La personne perd aussitôt les accès que ce rôle lui donnait. Illizeo refuse de retirer le dernier membre actif qui permet d’administrer les droits de l’espace.
Membres automatiques #
Six interrupteurs rendent membre toute personne désignée à un poste de responsable dans un profil : Managers (Job Information), HR Managers (Job Relationship), Responsables supplémentaires, Responsables personnalisés, Responsables matriciels et Seconds responsables. Un interrupteur actif affiche le nombre de personnes trouvées.
Le rôle Manager est livré avec Managers (Job Information) activé : quiconque devient le manager d’un salarié devient membre du rôle, sans autre geste. Le rôle Responsable RH n’a pas de membre automatique, car sa population est globale : être désigné HR manager d’un seul collègue ouvrirait toute l’entreprise.
Membres dynamiques #
- Dans le bloc Membres dynamiques (par critères), cliquez sur + Ajouter un groupe.
- Ajoutez des critères : Sous-société, Bureau, Département, Équipe, Poste, Groupe d’annuaire, ou un type d’objet organisationnel, puis choisissez leurs valeurs.
Comme pour la population cible, les critères d’un groupe se combinent en ET, et les groupes entre eux en OU. Choisissez au moins une valeur par critère : un critère sans valeur ne compte pas, et un groupe sans critère qui compte ne rend personne membre. Un salarié qui change de bureau ou d’équipe entre dans le rôle, ou en sort, sans intervention.
Les groupes d’annuaire #
Le critère Groupe d’annuaire rend membres les personnes d’un groupe Microsoft Entra ou Google Workspace. Le lien Gérer les groupes d’annuaire ouvre la fenêtre Groupes d’annuaire : choisissez l’Annuaire, saisissez l’ID d’objet (Entra) ou l’Adresse du groupe (Google) et un Libellé, puis cliquez sur Ajouter. L’appartenance est relue toutes les heures, ou à la demande avec Synchroniser. Un groupe jamais lu ne peut pas encore donner de rôle, et un collaborateur sans compte d’annuaire lié n’en reçoit pas. Ce critère n’est pas proposé pour un rôle d’administration.
Exclusions de membres #
« Les membres correspondant à un groupe d’exclusion sont retirés de la population autorisée. » Cliquez sur + Ajouter un groupe d’exclusion, puis ajoutez des critères : Employé, Sous-société, Bureau, Département, Équipe ou Poste. Une exclusion l’emporte sur toutes les façons de détenir le rôle, ajout individuel compris.
Rôle temporaire #
- En haut de l’onglet, activez Rôle temporaire.
- Saisissez la Date de début et la Date de fin (auto-désactivation). Le nombre de jours restants s’affiche.
Le rôle ne vaut qu’entre ces deux dates incluses ; sans date de fin, il ne donne rien. Le lendemain de la date de fin, Illizeo le désactive pendant la nuit. Sept jours avant, un encadré l’annonce au-dessus des cartes de rôles.
Depuis le profil d’un employé #
L’onglet Rôles du profil d’un employé montre ses rôles attribués individuellement, sous Rôles actuels. Chacun indique ses permissions par palier et un résumé de sa population cible.
- Retirer ôte un rôle à la personne ; Ajouter un rôle propose les autres rôles, à ajouter d’un clic.
- Permissions effectives combinées donne le niveau le plus élevé de chaque permission parmi ses rôles ; Voir le détail les liste avec le rôle qui les apporte.
- L’assistant d’ajout d’un employé propose la même vue à son étape Rôles.
Voir l’onglet demande « Voir les membres du rôle » et « Consulter la matrice des permissions » ; le modifier demande « Ajouter un membre individuel » et « Retirer un membre » au palier Exécuter. Les rôles d’une personne partie ne se modifient pas.
À savoir #
- L’onglet Rôles du profil ne liste que les rôles attribués individuellement. Un rôle détenu automatiquement ou par critères n’y figure pas, mais ses permissions comptent : vérifiez-les dans Permissions effectives par employé (voir Comprendre les rôles et les permissions).
- Chaque salarié garde le rôle Tous les employés : le retirer de son profil ne le lui ôte pas.
- S’ajouter soi-même à un rôle, ou ajouter quelqu’un à un rôle d’administration, demande le palier Admin de « Ajouter un membre individuel ». Sans lui, Illizeo refuse avec un message, par exemple « Vous n’êtes pas autorisé à vous attribuer un rôle. »
- Un rôle ne se désactive ni ne se supprime tant qu’il a des membres individuels.
- Les groupes de Paramètres › Gérer les employés › Groupes ne donnent aucun rôle : voir Créer des groupes d’employés.
Questions fréquentes #
Un nouveau manager n’a pas les droits de manager. #
Vérifiez qu’il est bien désigné comme manager dans le profil de ses collaborateurs et que l’interrupteur Managers (Job Information) du rôle Manager est actif. Sinon, ajoutez-le comme membre individuel.
Comment donner un rôle pour la durée d’un remplacement ? #
Dupliquez le rôle concerné, ajoutez-y la personne comme membre individuel, puis activez Rôle temporaire avec les dates du remplacement.
